Espacios de encuentro, Eventos

06.Jul.2021

¿Cómo organizar un evento online?

Vivimos tiempos de transformación digital. La forma de trabajar, comprar y comunicarnos es enteramente online, y en el último año las empresas han tenido que reinventarse a una velocidad de vértigo. En este contexto, los eventos corporativos han sufrido una transformación integral, abandonando el mundo tangible cómo único recurso y sumándose al formato híbrido del que tanto venimos hablando mediante la adopción de los eventos digitales. Tanto pymes como grandes empresas pueden recurrir a estos encuentros, que se han convertido en un método infalible para captar y fidelizar clientes.
Los eventos online son tendencia en 2021

En el siguiente post te explicamos cómo organizar un evento virtual, para que conozcas lo que necesitas y no te dejes nada en el tintero. ¡Empezamos!

¿Qué es un evento virtual?

Un evento virtual es una reunión 100% online, que prescinde de un emplazamiento físico para su celebración. Estos encuentros pueden ser de todo tipo, desde pequeñas sesiones de preguntas hasta conferencias a gran escala con miles de asistentes. 

A nivel corporativo, las modalidades más habituales son las siguientes

1. Tutoriales y clases

Las empresas emplean estos recursos para explicar el funcionamiento de un servicio o producto concreto. Así, el usuario tendrá acceso a cientos de consejos, trucos e instrucciones. 

Es la alternativa ideal para potenciar el lanzamiento de un nuevo producto, desglosando visualmente sus características y propiedades. 

2. Formación y cursos

La formación online vende más que nunca, y a día de hoy es posible encontrar una oferta casi infinita de seminarios, talleres, cursos, masters, especializaciones, etc. Las temáticas son diversas, y ayudan a distintos profesionales a desarrollar sus habilidades.  

3. Conferencias y espectáculos

La llegada del COVID19 ha trasladado conferencias, espectáculos y conciertos al ámbito online. Esto no solo garantiza la seguridad del público, sino que además posibilita asistir con independencia de la ubicación geográfica. 

 

Planificación antes del evento online 

Antes de proceder hay que dar respuesta a las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es el público objetivo? ¿En qué se diferencia el público objetivo online del público objetivo offline? 
  • ¿Dónde y cómo se puede promocionar?
  • ¿Qué software va a utilizar para transmitir?
  • ¿Cuáles son los planes de contingencia en caso de que algo vaya mal?
  • ¿Los ponentes y el personal están informados y preparados para el acto?
  • ¿Qué tipo de experiencia tendrá el público mientras esté conectado?
  • ¿Cuál es la finalidad en términos de ayuda o formación?
  • ¿Podrá el público contactar y compartir sus ideas en directo?
  • ¿Es una buena oportunidad para exponer y promocionar la marca?

Ejecución de un evento online 

  1. Calendarizar y asegurar que el evento tenga una duración razonable. Si un encuentro virtual es demasiado largo, el público podría perder el interés y acabar por desconectarse. La opción adecuada pasa por seleccionar una franja horaria en sintonía con el público meta, prestando especial atención a la ubicación geográfica del mismo, su edad y necesidades. 
  2. Apostar por la originalidad y hacer que el acontecimiento sea único. Es fácil copiar lo que ya funciona, pero lo que llama la atención es ser uno mismo. Por ello, es de vital importancia encontrar una propuesta de valor que ayude a marcar la diferencia respecto a la competencia. Ofrecer más de lo mismo aburre enormemente. 
  3. Convocar y conocer a los ponentes. Hay que informar a los expertos seleccionados con la suficiente antelación. Es necesario hablar con ellos sobre los objetivos marcados, las expectativas y lo que se pretende conseguir de cara al proyecto en cuestión. De este modo, se evitarán malentendidos y conflictos que influyan negativamente en el resultado final. ¿Cómo organizar un evento online?
  4. Seleccionar la plataforma adecuada. Es fundamental ser específico y estudiar las plataformas que tenemos a nuestra disposición. Esto no es algo que deba hacerse de un día para otro; requiere analizar funcionalidades, características, servicio de atención al cliente, etc. En resumen, dedicar esfuerzo para elegir la plataforma que mejor se adapte a la naturaleza del evento.  
  5. Contratar soluciones de software para la ejecución. Aunque estos servicios son costosos, la asistencia técnica es 100% indispensable para evitar sorpresas y errores de última hora. Debe cuidarse lo experiencial, ya que este pilar es fundamental para obtener reviews positivas. 
  6. Involucrar al público. Conseguir que los asistentes se sientan involucrados es todo un reto, pero sirve para disparar la reputación. Si el público se siente conectado, se quedará más tiempo y apostará por un feedback fluido. 
  7. Hacer promociones por los canales adecuados. Hay que invertir en publicidad para que el target sepa cuándo se va a celebrar el acontecimiento, cuánto falta para que empiece y qué se puede esperar del mismo, con información detallada. Es de gran utilidad crear una expectación progresiva, para atraer a más asistentes a través de técnicas de persuasión (transmitiendo constantemente que las plazas son limitadas, por ejemplo). La promoción requiere de una inversión económica, pero es la única vía para garantizar el suficiente conocimiento. 
  8. Comprobar la capa tecnológica. Asegurar que los equipos, cámaras y software seleccionados funcionan correctamente. Una cosa que podría desanimar a los asistentes es la mala calidad de audio y vídeo, por lo que conviene ser refinado en este ámbito. No poner mimo en lo visual desemboca en falta de credibilidad.
  9. Proporcionar información con gancho. El contenido es clave para que el evento funcione. Si la audiencia no se ve seducida por la propuesta, rechazará apuntarse o abandonará la ponencia. Es imprescindible estudiar en profundidad las necesidades informativas de los futuros receptores. Es la única manera de mantener la relevancia mientras dure la retransmisión. 

Requisitos obligados de un evento online 

  • Desarrollar una interfaz con buena usabilidad para proporcionar la mejor experiencia de usuario.
  • Implementar un formulario para que la inscripción se haga con facilidad. 
  • Establecer distintos métodos de pago para no perder asistentes potenciales. 
  • Garantizar un diseño responsive para que se vea correctamente desde cualquier dispositivo y navegador.
  • Poner el foco en el copywriting para convertir a los visitantes en asistentes.
  • Integrar los mecanismos de ciberseguridad que aseguren la máxima protección y privacidad.
  • Colocar botones que permitan compartir la información a través de las redes sociales.
  • Proporcionar toda la información posible para transmitir legitimidad y calidad
  • Funciones de participación para mantener el compromiso e interés de la audiencia. 

 

En Impact Hub creamos espacios y ayudamos a tejer redes profesionales, facilitando la celebración de eventos virtuales y contribuyendo al desarrollo de nuevos proyectos. 

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