Desventajas de los eventos virtuales e híbridos

• Los patrocinadores pueden necesitar orientación adicional. Es difícil conseguir que los patrocinadores se sumen a la iniciativa si no se les explica bien los beneficios que obtendrán. Hay que proporcionarles un histórico con datos positivos, y hacer un esquema sobre el comportamiento de los asistentes y el nivel de alcance que obtendrán respecto a las fórmulas tradicionales. 

• Posibles problemas de conectividad. Otra preocupación que puede surgir son los problemas de conectividad. De ser así, se corre el riesgo de generar desmotivación en los asistentes remotos, ya que su experiencia se verá interrumpida. Hay que investigar y optar por una plataforma que ofrezca una conexión estable durante todo el evento. El equipo responsable de las cuestiones técnicas debe ser experto en su campo, actuando con garantías. 

¿Cómo organizar un evento online?

Planificación antes del evento online

Antes de proceder hay que dar respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el público objetivo? ¿En qué se diferencia el público objetivo online del público objetivo offline?
• ¿Dónde y cómo se puede promocionar?
• ¿Qué software va a utilizar para transmitir?
• ¿Cuáles son los planes de contingencia en caso de que algo vaya mal?
• ¿Los ponentes y el personal están informados y preparados para el acto?
• ¿Qué tipo de experiencia tendrá el público mientras esté conectado?
• ¿Cuál es la finalidad en términos de ayuda o formación?
• ¿Podrá el público contactar y compartir sus ideas en directo?
• ¿Es una buena oportunidad para exponer y promocionar la marca?

Ejecución de un evento online

Calendarizar y asegurar que el evento tenga una duración razonable. Si un encuentro virtual es demasiado largo, el público podría perder el interés y acabar por desconectarse. La opción adecuada pasa por seleccionar una franja horaria en sintonía con el público meta, prestando especial atención a la ubicación geográfica del mismo, su edad y necesidades.

Apostar por la originalidad y hacer que el acontecimiento sea único. Es fácil copiar lo que ya funciona, pero lo que llama la atención es ser uno mismo. Por ello, es de vital importancia encontrar una propuesta de valor que ayude a marcar la diferencia respecto a la competencia. Ofrecer más de lo mismo aburre enormemente.

Convocar y conocer a los ponentes. Hay que informar a los expertos seleccionados con la suficiente antelación. Es necesario hablar con ellos sobre los objetivos marcados, las expectativas y lo que se pretende conseguir de cara al proyecto en cuestión. De este modo, se evitarán malentendidos y conflictos que influyan negativamente en el resultado final.

Seleccionar la plataforma adecuada. Es fundamental ser específico y estudiar las plataformas que tenemos a nuestra disposición. Esto no es algo que deba hacerse de un día para otro; requiere analizar funcionalidades, características, servicio de atención al cliente, etc. En resumen, dedicar esfuerzo para elegir la plataforma que mejor se adapte a la naturaleza del evento.

Contratar soluciones de software para la ejecución. Aunque estos servicios son costosos, la asistencia técnica es 100% indispensable para evitar sorpresas y errores de última hora. Debe cuidarse lo experiencial, ya que este pilar es fundamental para obtener reviews positivas.

Involucrar al público. Conseguir que los asistentes se sientan involucrados es todo un reto, pero sirve para disparar la reputación. Si el público se siente conectado, se quedará más tiempo y apostará por un feedback fluido.

Hacer promociones por los canales adecuados. Hay que invertir en publicidad para que el target sepa cuándo se va a celebrar el acontecimiento, cuánto falta para que empiece y qué se puede esperar del mismo, con información detallada. Es de gran utilidad crear una expectación progresiva, para atraer a más asistentes a través de técnicas de persuasión (transmitiendo constantemente que las plazas son limitadas, por ejemplo). La promoción requiere de una inversión económica, pero es la única vía para garantizar el suficiente conocimiento.

Comprobar la capa tecnológica. Asegurar que los equipos, cámaras y software seleccionados funcionan correctamente. Una cosa que podría desanimar a los asistentes es la mala calidad de audio y vídeo, por lo que conviene ser refinado en este ámbito. No poner mimo en lo visual desemboca en falta de credibilidad.

Proporcionar información con gancho. El contenido es clave para que el evento funcione. Si la audiencia no se ve seducida por la propuesta, rechazará apuntarse o abandonará la ponencia. Es imprescindible estudiar en profundidad las necesidades informativas de los futuros receptores. Es la única manera de mantener la relevancia mientras dura la retransmisión.

Requisitos obligados de un evento online

• Desarrollar una interfaz con buena usabilidad para proporcionar la mejor experiencia de usuario.
• Implementar un formulario para que la inscripción se haga con facilidad.
• Establecer distintos métodos de pago para no perder asistentes potenciales.
• Garantizar un diseño responsive para que se vea correctamente desde cualquier dispositivo y navegador.
• Poner el foco en el copywriting para convertir a los visitantes en asistentes.
• Integrar los mecanismos de ciberseguridad que aseguren la máxima protección y privacidad.
• Colocar botones que permitan compartir la información a través de las redes sociales.
• Proporcionar toda la información posible para transmitir legitimidad y calidad
• Funciones de participación para mantener el compromiso e interés de la audiencia.

Otros aspectos de gran importancia a la hora de ejecutar un evento online, y que no puedes olvidar son: incluir una landing page para el registro y la ciberseguridad del encuentro, y te contamos por qué son tan relevantes.

Ciberseguridad y eventos virtuales: 10 puntos a considerar

Una puerta se abre, pero también nacen nuevos retos que requieren ser abordados con resolución. Por suerte, hay una serie de mecanismos de seguridad que se pueden (y deben) implementar, a fin de evitar incidentes desagradables durante el desarrollo de los eventos virtuales.

Proteger las contraseñas

El hackeo de contraseñas es un problema habitual, y una de las principales puertas de entrada para los ciberdelincuentes. Por ello, es de vital importancia contar con herramientas y protocolos que aseguren a los invitados de los eventos virtuales las mínimas garantías.

Los gestores de contraseñas sirven para estar a la altura de las circunstancias. Estos programas están diseñados para generar passwords diferentes, que se pueden guardar en espacios cifrados de almacenamiento.

Utilizar una red wifi segura

Las redes wifi públicas son otro de los puntos de acceso que emplean los hackers. Para mantener los datos y la privacidad de los invitados a salvo, es indispensable organizar los eventos virtuales empleando una red que cumpla con los mínimos estándares de seguridad. Aquí entra en juego la posibilidad de contratar una VPN.

Estos mecanismos (redes privadas virtuales) sirven para enmascarar la dirección IP y encriptar los datos que se puedan estar manejando en un momento determinado. Así, en caso de que un hacker acabe accediendo a contraseñas e informaciones sensibles, estas serán imposibles de leer.

Descargar un antivirus con garantías

Aunque en ciertos círculos no se considere necesario, es mejor contar con los servicios de un antivirus. Los desarrolladores de malware no dejan de innovar en sus pretensiones invasoras, por lo que disponer de uno de estos programas nunca sobra.

Un pequeño virus puede ser suficiente para arruinar tus eventos virtuales, así que recomendamos hacer una comparativa y proceder a la instalación cuanto antes.

Exigir registros obligatorios

Otro de los mecanismos de seguridad se basa en exigir a los invitados que rellenen un formulario de registro, aunque el evento sea de carácter gratuito. De esta manera se contabilizará el total de asistentes y se podrá combatir el llamado “zoombombing”, que no es otra cosa que una intrusión indeseada y perturbadora, generalmente por trolls y hackers de Internet, en una videoconferencia.

Utilizar una sala de espera virtual

En la sala de espera de tus eventos virtuales, cada invitado que clique en el link del evento deberá ser pre aprobado antes de entrar. Aunque esto pueda resultar tedioso (especialmente en eventos de gran envergadura) es una forma estupenda de evitar intrusos no deseados.

Restringir las acciones de los asistentes

Hay que tener en cuenta que cada plataforma de alojamiento es diferente. Algunas pueden tener restricciones automáticas para los invitados, mientras que otras carecen de las mismas. Dependiendo del tipo de evento y del número de invitados que asistan, será necesario aplicar ciertas restricciones en lo que a compartir pantalla o encender la cámara se refiere. Antes de cada evento, es recomendable comprobar la configuración y ajustarla en base a una serie de precauciones.

Bloquear tus eventos virtuales a una hora determinada

Usar el bloqueo en eventos virtuales significa restringir la entrada a los invitados. Esto ayudará a mantener alejados a los zoombers y otros usuarios que puedan poner en riesgo el desarrollo del evento. Hay que fijar una hora para el bloqueo e informar a los usuarios oficiales, aquellos que han pasado por el doble check de seguridad.

Animar a los invitados a mantenerse seguros

Para garantizar que los eventos virtuales estén a salvo de hackers o zoombers, todos los involucrados deben aportar su granito de arena. Junto al enlace que viene con la invitación, hay que adjuntar una guía de seguridad.

En este protocolo debe especificarse que no hay que compartir los links con nadie, sugiriendo además la utilización de un gestor de contraseñas y un antivirus, además del acceso a una red wifi privada (o VPN). En resumen, un compendio de los consejos que hemos explicado en los siete puntos anteriores.

Permanecer atento durante todo el evento

Aunque se hayan tomado las medidas de ciberseguridad pertinentes, nunca hay que bajar la guardia. Y es que hoy día, con el auge de la digitalización y el repunte de los ataques, ningún evento online es 100% seguro. Esto cobra especial importancia cuando hay personas involucradas que no están tomando las medidas que se recomiendan.

Por lo tanto, y con especial énfasis durante el desarrollo de los eventos virtuales, hay que chequear continuamente el comportamiento de los usuarios, a fin de localizar rarezas y reacciones extrañas (por ejemplo, si se comparten enlaces de forma indiscriminada).

Contar con la capa de seguridad de un coworking

Puedes celebrar tu evento o reunión con clientes o equipo en uno de nuestros espacios de Impact Hub Madrid. Cada uno de ellos cuenta con distintas salas equipadas con tecnología y mobiliario, así como apoyo del equipo. Amplía tus opciones con las modalidades online o híbridas, y multiplica el alcance real de tu evento. Elige la opción que necesites en cada momento.

Elige tu evento o pieza virtual entre varias opciones de diseño, producción, soporte y localización que se adaptan a cualquier presupuesto, e interacciona con tu público de forma segura y dinámica.

Ahora, una vez culminado el evento, no termina el trabajo porque lo cierto es que aún quedan importantes tareas por realizar para medir el impacto de este encuentro. Y justo es aquí donde surge una gran pregunta:

¿Cómo medir el éxito de los eventos corporativos?

Planificar y organizar eventos corporativos requiere de mucho trabajo y dedicación. En este contexto es muy importante medir los resultados obtenidos. En el siguiente post te contamos cómo hacer una medición en profundidad, atendiendo a señales que son de gran utilidad.

A fin de entender lo que salió bien y lo que se puede mejorar de cara al futuro en tus eventos corporativos es fundamental hacer una análisis pormenorizado. No basta con medir el porcentaje de asistentes, que es el indicador más utilizado, sino que además debe ponerse el foco en otras señales de importancia.

Reputación en las redes sociales

Es importante que en los días previos al evento se promueva contenido en las redes sociales, posibilitando a los asistentes a tus eventos corporativos a compartir información de valor con sus seguidores. Una vez finalizado el acontecimiento habrá que chequear la repercusión que ha tenido sobre la comunidad.

Las menciones se convierten en un indicador clave. Durante el proceso de planificación hay que seleccionar un hashtag con gancho, que sea único, breve y fácil de recordar. Hacer un seguimiento de las menciones ayudará a entender mejor el impacto obtenido, así como el clima de opinión y los sentimientos generados.

Estas son las cuestiones a considerar:

• ¿Siguen los asistentes enviando mensajes con el hashtag?
• ¿Son sus seguidores más activos de lo habitual?
• ¿Se hacen recomendaciones o felicitaciones?
• ¿Qué porcentaje de quejas y reclamaciones se encuentran?

Conocer las opiniones de los asistentes de tus eventos corporativos

Las preguntas directas son la mejor alternativa para conocer las opiniones de los asistentes. El recurso más sencillo pasa por realizar encuestas una vez finalizados tus eventos corporativos. Las preguntas deben hacerse en base a un formulario previamente planificado.

La típica fórmula de "¿es improbable o probable?" funciona bien en este caso. Algunos ejemplos serían:

• Después de asistir, ¿es más o menos probable que recomienden los productos y servicios de la empresa a sus familiares y amigos?
• Después de asistir, ¿es más o menos probable que compres el producto o servicio?
• ¿Es más o menos probable que asistas al próximo encuentro?

Para abordar reacciones del tipo "menos probable" o "muy improbable", ha de proporcionarse un cuadro de respuesta para que los encuestados expliquen sus motivaciones.
A la hora de interpretar la información obtenida, cobra importancia el llamado “Net Promoter Score”. Este sistema se estructura a partir de tramos definidos:

• Los que califican de 9 a 10 se consideran "promotores", o entusiastas leales que pueden actuar como evangelizadores de marca.
• Aquellos cuya calificación oscila entre 7 y 8 son los llamados "pasivos", que son asistentes satisfechos pero vulnerables ante posibles acciones de la competencia
• Por último, las puntuaciones entre 0 y 6 definen a los "detractores", que corren el riesgo de dañar la marca a través difundiendo críticas negativas.

Repercusión en el comportamiento

Resulta conveniente prestar atención a las siguientes reacciones:

• Al número de inscripciones a un servicio de prueba o a boletines informativos.
• Al número de consultas por correo electrónico o por teléfono.
• A las cifras de ventas en las semanas posteriores al evento. ¿Existe un repunte significativo? ¿Son en su mayoría clientes que repiten? ¿Son consumidores que asisten por primera vez al evento?, ¿Son clientes pasados que vuelven después de una ausencia?

Sobra decir que es importantísimo controlar el coste por adquisición. Esta métrica es más relevante para las empresas que venden un producto específico u organizan eventos para adquirir más clientes. Ser consciente de la cantidad de tiempo y dinero que se necesita para celebrar tus eventos corporativos es un indicador esencial si lo comparamos con los beneficios que se obtienen del mismo.

Satisfacción de los patrocinadores

Los patrocinadores no buscan una relación “one shot”, sino más bien un vínculo a largo plazo que respalde colaboraciones futuras.

No sólo el nivel de satisfacción de los asistentes determina el éxito de los eventos corporativos, sino también el de los patrocinadores. Estos sponsors son un pilar central, ya que buena parte de la financiación proviene de ellos.

¿Están satisfechos con el desarrollo del evento? ¿Sienten que se ha cumplido con los acuerdos prefijados? En este caso, y a diferencia de lo que se hace con los asistentes, en lugar de realizar una encuesta se optará por una entrevista personal (ya sea vía Skype o a través de una reunión presencial). Hay que recordar que los patrocinadores no buscan una relación “one shot”, sino más bien un vínculo a largo plazo que respalde colaboraciones futuras.

En este tipo de entrevistas debe mantenerse una mentalidad abierta ante las posibles críticas o propuestas de carácter constructivo. Cabe aclarar que si el patrocinador decide no seguir adelante con la relación, en un contexto en el que el evento ha sido bien recibido por los invitados, no debe interpretarse en todos los casos como un síntoma de fracaso. Los patrocinadores tienen sus propias expectativas, y en ocasiones no están alineadas con las que tiene el público o la empresa organizadora.

Estos 4 indicadores (reputación en redes, opiniones de asistentes, repercusión del comportamiento y satisfacción de los patrocinadores) te ayudarán a hacer una composición de lugar acerca de qué acciones funcionan y cuáles no, de manera que puedan hacerse mejoras tangibles de cara a futuros eventos corporativos.

Organizar eventos sin estudiar el feedbak de eventos corporativos significa comenzar desde cero una y otra vez.

La comunicación bidireccional es vital cuando se intenta comunicar un mensaje. Un buen ejemplo de ello lo encontramos en el mundo de la empresa: saber lo que piensan los consumidores es fundamental para ofrecerles los productos y servicios adecuados.

Lo mismo sucede en la organización de eventos: los asistentes se convierten en consumidores y deben ser escuchados con atención. Por eso es fundamental poner atención al feedback de eventos corporativos.

7 Razones para potenciar el feedback de eventos corporativos

Para lograr una buena gestión de los eventos de empresa es necesario escuchar a tus asistentes:

• Para demostrar que sus opiniones son valiosas. Dar voz a las audiencias fortalece la credibilidad y contribuye a la fidelización.
• Para encontrar puntos de mejora y optimizar eventos futuros. Los distintos puntos de vista ayudan a conocer qué aspectos son importantes y cuáles no, pese a las afirmaciones que pudiesen hacerse en un comienzo. Por ello, es fundamental implementar estas sugerencias, a fin de mejorar la percepción del evento y la relación con los participantes.
• Para recopilar datos adicionales que ayuden a segmentar y entender mejor a las audiencias.
• Para generar contenido de valor que pueda compartirse en las redes sociales.
• Para construir relaciones más profundas. Mostrar preocupación por los participantes, pidiéndoles su veredicto a través de comentarios abiertos y honestos, genera un clima de verdadera confianza.
• Para establecer diálogos abiertos que conduzcan a la colaboración. La cultura del diálogo suele desembocar en una mayor colaboración, ya que se eliminan las barreras comunicativas. Esto suele espolear la creatividad y la disrupción de ideas.
• Para encontrar una diversidad de opiniones que contribuyan al crecimiento. En ocasiones, un desacuerdo o punto de vista alternativo sobre un tema o problema en particular, puede conducir a un nuevo punto de vista que impulse la innovación.

Como potenciar un diálogo efectivo

• Distribuyendo encuestas no solo a los asistentes, sino también a los patrocinadores, ponentes y otras personas directamente involucradas en el evento, incluidos los miembros del personal. Obtener comentarios provenientes de todos los roles ayudará a comprender mejor el éxito en las distintas facetas del evento, además de identificar los puntos clave de mejora.
• Enviando las encuestas inmediatamente después del evento. Esto es fundamental porque el evento aún estará fresco en la mente de los participantes, y seguramente querrán compartir sus reflexiones e ideas.
• Averiguando si se cumplieron las expectativas. A veces, los planificadores pueden adquirir el hábito de centrarse mucho más en sus propios objetivos que en los de los participantes. Este planteamiento no es positivo, y hay que asegurar con antelación cuáles son las necesidades y expectativas de las audiencias. Así, se podrá medir con efectividad el impacto del evento.
• Asegurando que las encuestas sean completas, pero no demasiado detalladas. Los asistentes no disponen de todo el tiempo del mundo, y este es un hecho al que no siempre se le presta atención. Es probable que las encuestas posteriores al evento no ocupen un lugar destacado en la lista de prioridades de los participantes, y lo será aún menos si es extremadamente larga y tediosa. Por ello, hay que elaborar una serie de cuestiones principales que sirvan para obtener comentarios significativos.
• Eliminando las preguntas capciosas. Para obtener comentarios honestos y directos, tanto positivos como críticos, hay que diseñar preguntas neutrales sin dobles sentidos.
• Manteniendo el contacto con los asistentes. Mantener el contacto con los asistentes, ponentes y patrocinadores es una forma de conseguir aliados para posibles eventos que se celebrarán en el futuro.

Información que debe obtenerse en el feedback de eventos corporativos

Sobre los propios asistentes

• Las principales motivaciones que los llevaron a asistir al evento (formación, trabajo, networking, etc.)
• El grado de cumplimiento del evento respecto a sus expectativas iniciales.
• Aspectos de organización y gestión mejorables por parte de los organizadores.
• La buena o mala elección de la ubicación física del evento, teniendo en cuenta aspectos como la comunicación en transporte público o la accesibilidad.
• Los pros y contras respecto a otros eventos pasados.
• La voluntad afirmativa o negativa de volver a participar en un evento similar.
• La voluntad de recomendar el evento de manera voluntaria a su círculo cercano.

Sobre los ponentes y la temática a tratar

• La percepción del ponente como buen orador y transmisor de información de valor.
• El grado de interés en cuanto a estructura, contenido e interacción con los participantes.
• La efectividad del ponente respecto al grado de detalle en el tratamiento, así como la claridad a la hora de abordar ciertas situaciones.

Sobre los patrocinadores

• La percepción del patrocinador sobre los objetivos alcanzados en el evento: conocimiento de marca, generación de contactos, branding, redes de apoyo, etc.
• El grado de conocimiento del patrocinador en el propio evento: visibilidad de la marca, señalización, imagen corporativa, product placement, etc.
• El porcentaje de alianzas comerciales y posibles clientes alcanzados durante el evento.