Eventos

20.Oct.2021

5 elementos que deberían tener las salas de reuniones

  • madrid.programacion
  • 0
Emprender es siempre una aventura. Desarrollar y sacar adelante un proyecto es altamente complejo, y en muchas ocasiones desconocemos o infravaloramos las oportunidades que tenemos a nuestra disposición. En el actual marco online las pymes y startups pueden acceder a una infinidad de recursos, pero deben saber dónde poner el foco.
5 elementos que deberían tener las salas de reuniones

Las salas de reuniones son una pequeña muestra de la empresa. Hay que tener en cuenta que la mayoría de los visitantes no accederá a todos los rincones de la oficina. Normalmente, estas personas son trasladadas del vestíbulo a espacios habilitados, donde se producen encuentros, formaciones o entrevistas. Por eso mismo, las salas de reuniones han de entenderse como un vehículo que sirve para transmitir la cultura corporativa, a través de los muebles, la decoración, o el hilo musical.   

Estos emplazamientos no deben dejarse para última hora. Es necesario dedicar tiempo y esfuerzo para obtener salas a la altura de las circunstancias. La idea es generar impacto en cada encuentro, a través de estos 2 puntos clave:

  • Flexibilidad. Esta es una cualidad que a menudo se pasa por alto en una sala de reuniones. Hay que implementar mesas y sillas que puedan configurarse de distintas maneras (diseños en forma de U, anfiteatro, grupos circulares), etc. Este dinamismo permite exprimir al máximo los recursos disponibles. 
  • Accesibilidad. Es vital seleccionar salas de conferencias que sean accesibles para quienes usen sillas de ruedas y tengan problemas de movilidad. Además, la habitación tiene que ser fácil de encontrar. Llegar tarde a un encuentro porque no se pudo encontrar la ubicación es una experiencia profundamente negativa.

¿Por qué las salas de reuniones son importantes en el contexto actual? 

Pese a la revolución digital en la que nos encontramos, el cara a cara con socios, proveedores o compañeros de trabajo sigue teniendo un valor añadido imposible de igualar.  

En la actualidad, los ambientes son más bien mixtos, y un porcentaje nada desdeñable de freelancers, emprendedores y trabajadores prefiere encontrar un equilibrio entre el desempeño 100% remoto y la presencia activa en espacios como coworkings.

5 elementos que deberían tener las salas de reuniones

Es aquí donde las salas de reuniones cobran una importancia capital. El actual estado de cosas ha transformado estos emplazamientos en núcleos de contacto, en los que generar diálogos activos y poner debates sobre la mesa. Dicho de otro modo, es la localización a la que acudir cuando se sale del teletrabajo. Es la alternativa que facilita sinergias y alianzas a medio-largo plazo.

Nadie pone en duda las ventajas y flexibilidades que nos ha regalado el trabajo remoto, pero no hay que caer en engaños: el profesional del siglo XXI necesita (y necesitará) de lo tangible para que su proyecto llegue a buen puerto.  

Los 5 elementos fundamentales que toda sala de reuniones debe tener 

Wifi de alta velocidad

Las salas de reuniones han de disponer de la mejor conexión a internet. Este punto es tan evidente como esencial, ya que a lo largo de una jornada se contrastan datos, se celebran videoconferencias y se recurre a contenido audiovisual. Fallar en esto supone echar por tierra cualquier esfuerzo.  

Sistema de videoconferencia

Cuando se convoca una reunión no todos los asistentes pueden acudir de forma presencial. Por ello, además de contar con una conexión wifi de calidad, hay que disponer de un sistema de videoconferencias 100% funcional, que posibilite una comunicación fluida en cualquiera de las circunstancias. Esto cobra especial envergadura en el actual contexto de pandemia, que ha servido para naturalizar el trabajo en remoto. 

5 elementos que deberían tener las salas de reuniones

Correcta ventilación e iluminación

No se puede obligar a los asistentes a permanecer sentados en una sala calurosa y mal ventilada. La comodidad es un “must” que influye notablemente en la reputación. El emplazamiento debe configurarse apropiadamente y permitir la entrada de luz natural. No obstante, es necesario recordar que un exceso de luminosidad puede convertirse en un elemento distractor. 

Asientos adecuados

El mobiliario es un componente crucial dentro de las salas de reuniones. Las sillas incómodas desvían la atención de los asuntos que se están tratando. Por otro lado, las mesas demasiado pequeñas pueden provocar una sensación de estrechez, lo que hará que la reunión sea desagradable. Es importante adquirir muebles que influyan positivamente en la concentración. La decoración también tiene un papel fundamental a la hora de proyectar una imagen atractiva.

Equipo de sonido

De nada servirá procurar la máxima comodidad si luego no se escucha bien a los interlocutores. La acústica es, en muchas ocasiones, un hueso duro de roer para las compañías. Hay que seleccionar espacios y materiales que faciliten una correcta transmisión del sonido. Todo ello reforzado por un sistema que amplifica cada intervención. 

Otros aspectos a tener en cuenta

5 elementos que deberían tener las salas de reuniones

  • Nada retrasa más las reuniones que no disponer de los cables adecuados.
    Resulta conveniente almacenarlos en las salas de reuniones, de manera que siempre se disponga de recursos efectivos. Eso sí, debe hacerse un testing previo que garantice la ausencia de errores de conectividad. 
  • Una cafetera y/o un hervidor de agua caliente para el té. 
  • Las presentaciones y proyectos han de poder leerse desde cualquier lugar de la sala
  • Pizarra blanca con rotuladores. Este instrumento permite hacer anotaciones y esquemas explicativos. 
  • Hay que asegurar que las persianas funcionan lo suficientemente bien como para aumentar la visibilidad del proyector.  

El sector de los eventos es uno de los que más ha sufrido el impacto del coronavirus. De un día para otro, empresas de toda índole han tenido que transformarse para sobrevivir en un nuevo mundo. Aunque tuvieron que cancelarse agendas y encuentros, la necesidad de encontrarse ha prevalecido en el marco digital. 

En Impact Hub Madrid somos conscientes de esta nueva realidad, y trabajamos para que empresas y organizaciones puedan seguir celebrando eventos que garanticen la seguridad y la sostenibilidad. 

A partir de aquí hemos desarrollado HOPE, que pone el foco en eventos híbridos, online, presenciales y experienciales. Un equilibrio perfecto que posibilita realizar: 

  • Eventos online: Los encuentros 100% digitales eliminan las fronteras físicas y garantizan un alcance internacional. Solo hay que elegir el tipo de evento o pieza virtual entre varias opciones de diseño, producción, soporte y localización. Esta flexibilidad se adapta a cualquier presupuesto, consiguiendo una interacción dinámica y segura.  
  • Eventos híbridos:  Son los eventos que están creciendo con más fuerza, ya que combinan la seguridad del marco online con las ventajas de la asistencia presencial. 
  • Eventos presenciales: Pese al impacto de la COVID-19, los eventos presenciales están recuperando su fuerza y relevancia. Empresas y organizaciones valoran más que nunca el contacto cara a cara, que posibilita la naturalidad y la creación de sinergias. 

En Impact Hub disponemos de 6 ubicaciones en pleno centro de Madrid, destinadas a impulsar toda clase de eventos y reuniones

¿De cuánta utilidad te ha parecido este contenido?

¡Haz clic en una estrella para puntuar!

Promedio de puntuación 0 / 5. Recuento de votos: 0

Hasta ahora, ¡no hay votos!. Sé el primero en puntuar este contenido.

Suscríbete a nuestro blog

Recibe en tu email los contenidos que publiquemos en nuestro blog.

  • Impact Hub Madrid tratará tus datos únicamente para tramitar tu solicitud. Puedes conocer cómo ejercer tus derechos de acceso, rectificación y supresión en nuestra Política de Privacidad