Coworking

23.Nov.2021

¿Qué debes hacer antes de alquilar una sala de reuniones?

Seleccionar una sala de reuniones es una tarea compleja. Se trata de un emplazamiento en el que se tomarán decisiones importantes, y no basta con cualquier opción. En el siguiente post desarrollamos los puntos clave que deberás tener en cuenta.
sala de reuniones

Los 6 puntos claves para elegir una sala de reuniones

Concretar el ambiente

Lo ideal es contar con un espacio que sea 100% compatible con la naturaleza del encuentro, a fin de no desentonar y conseguir la mejor experiencia.

¿Qué debes hacer antes de alquilar una sala de reuniones?
Situaciones a tener en cuenta: 

    • Si te reúnes con clientes o socios potenciales, elige una sala que proyecte profesionalidad.
    • Si se trata de jornadas de varios días, se requerirá un espacio flexible con servicio de catering. 
    • Si es una presentación de producto o una rueda de prensa, habrá que habilitar un pequeño escenario. 
  • También hay que poner en valor el tamaño: es indispensable calcular bien el aforo y las personas que van a ser convocadas. 

Consejo: es mejor decantarse por un ambiente de primer nivel que por una opción barata. 

Estudiar la oferta de instalaciones y asistencia profesional

Hay infraestructuras básicas que no pueden faltar en tu lista de mínimos: 

  • Wifi fiable y de alta velocidad para todos los asistentes.
  • Un micrófono para los ponentes. 
  • Un proyector para las presentaciones. 
  • Medios audiovisuales para hacer videoconferencias y permitir encuentros híbridos. 
  • Una impresora para poder proporcionar documentación. 

Si alguno de estos puntos no se incluye en el pack, habrá que crear una nueva partida y presupuestarla. 

La asistencia profesional es otro factor a considerar. Por ejemplo, el personal informático y los servicios de catering aportan seguridad y constituyen un respaldo infalible. Recomendamos estudiar el tipo de asistencia que se ofrece con el alquiler. 

Evaluar el coste real 

Antes de firmar cualquier contrato hay que calcular el importe total de la sala de reuniones y, sobre todo, los costes derivados de la planificación. 

Consejo: resulta conveniente añadir una partida extra para gastos imprevistos. Nunca se sabe cuándo pueden surgir determinadas incidencias. 

Una vez conozcas el montante asociado al alquiler, hay que evaluar las condiciones y métodos de pago: ¿se requiere un depósito?, ¿qué porcentaje? ¿Se procede antes o después del evento? ¿Qué opciones de desembolso existen? Estas preguntas son fundamentales para no llevarse sorpresas innecesarias. 

Algunos lugares facilitan pagar en cuotas trimestrales o anuales, mientras que otros sólo posibilitan hacerlo mes a mes. También existen contratos o afiliaciones de al menos tres meses.

Asegúrate de preguntar por cualquier gasto que no esté incluido en el alquiler: a veces se cobran suplementos de lo que no se tiene constancia. 

Garantizar comodidad y accesibilidad 

El confort de los asistentes es clave a la hora de hacer una selección. La experiencia ha de ser lo más cómoda posible:

  • Eligiendo un lugar cercano, para que el desplazamiento sea mínimo.
  • Disponiendo de un aparcamiento amplio. 
  • Sufragando los costes derivados del transporte público.


Consejo: aunque es más barato elegir un emplazamiento en la periferia, la distancia siempre se convierte en un inconveniente

Si el lugar tiene algunas limitaciones (por ejemplo, las rampas para sillas de ruedas no están cerca de la sala de reuniones), hay que implementar recursos adicionales y una señalización especial para el día del evento. 

¿Qué debes hacer antes de alquilar una sala de reuniones? Asegurar la privacidad

Esta es una de las razones con mayor peso específico. Si se va a celebrar una junta de directivos, se requiere un nivel de confidencialidad que, en muchos casos, es imposible de garantizar en las propias oficinas. Por ello, conviene hacer convocatorias fuera de las instalaciones oficiales. Alquilar una sala de reuniones ofrece un alto grado de privacidad y seguridad. 

Calcular el espacio que se necesita

Puedes encontrar emplazamientos de todos los tamaños: algunos se dirigen a pequeñas empresas, autónomos y startups; otros permiten alojar a grandes equipos y proporcionan distintos ambientes en la misma ubicación. Hay que verificar la disponibilidad de luz natural y un uso adecuado del aire acondicionado o calefacción.  

Consejo: el espacio no se limita al aforo. Una mala iluminación y un exceso de frío o calor pueden desembocar en malos resultados. 

Otras consideraciones

  • El catering tiene que estar 100% garantizado. En este punto, los menús han de ser variados, incluyendo opciones veganas o sin gluten. 
  • Las cantidades de comida y bebida han de ser suficientes para abarcar la duración del encuentro.
  • El lugar de celebración ha de disponer de personal de seguridad. 

El coworking es la opción ideal para alquilar una sala de reuniones

Llegados a este punto, consideramos que la mejor opción para celebrar este tipo de eventos pasa por elegir un  coworking. Te explicamos las razones:  

  1. Instalaciones completas. No es necesario estar pendiente de la disponibilidad de infraestructuras y tecnología, puesto ¿Qué debes hacer antes de alquilar una sala de reuniones? que ya vienen incluidas. Este es un enorme punto a favor, ya que libera a la organización de una enorme carga de trabajo y responsabilidad, como puede ser la contratación de equipos audiovisuales.
  2. Localizaciones céntricas. Los coworkings suelen ubicarse en zonas exclusivas de las grandes capitales, ofreciendo buena comunicación y accesibilidad por transporte público.
  3. Asistencia profesional. Estos establecimientos tienen en su haber un equipo de trabajadores que operan para facilitar la vida a los que trabajan en sus instalaciones. En todo momento se dispondrá de asesoramiento, atención y personalización.
  4. Privacidad. Los habitáculos se ubican en lugares neutros, alejados de las oficinas centrales. 
  5. Coste accesible. Pueden alquilarse salas de reuniones a buen precio y de manera puntual, sin necesidad de contratos de afiliación durante largos periodos de tiempo. Esta mezcla entre flexibilidad y tarifas accesibles es su principal valor añadido.
  6. Espacios atractivos. Los coworkings oscilan entre la seriedad del ambiente profesional y lo desenfadado. Este atributo es fundamental para generar un ambiente positivo, cargado de energía. 

En Impact Hub pueden organizarse reuniones seguras de hasta 12 personas, manteniendo la distancia de seguridad y con todas las soluciones incluidas, como Zoom premium, Mural, cámaras de videoconferencia, etc. Las salas de reuniones están dotadas con pantallas táctiles y conexión de alta velocidad. 

 

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