Coworking, Espacios de encuentro

16.Dic.2021

¿Cómo son las salas de reuniones modernas?

La modernización se ha convertido en una prioridad para los equipos de IT, que investigan activamente sobre nuevas e interesantes soluciones. ¿Cómo se materializan estos avances? Te lo contamos en el siguiente post 😉
Salas de reuniones

Los dos pilares de las salas de reuniones modernas

La forma de concebir las salas de reuniones ha cambiado. El modelo actual debe profundizar en infraestructuras y tecnología, posibilitando un mayor espíritu colaborativo. Además, el proceso de digitalización está transformando estas salas en espacios híbridos, con participantes que intervienen a través de sistemas de videoconferencia. Esto elimina las barreras físicas e impulsa la disponibilidad.

Estas son las principales tendencias que están marcando el camino a seguir: 

Sistemas de videoconferencia integrados

Los sistemas de videoconferencia integrados posibilitan una mejor comunicación en términos de imagen y sonido, ya sea entre miembros de la propia organización o con socios ajenos a la misma. Los elementos esenciales que constituyen estas instalaciones son los siguientes: una cámara, una pantalla de gran formato y un micrófono. Los paquetes de alta gama suelen incluir audio mejorado, pantalla táctil y facilidades para compartir documentos e incluso administrar las salas destinadas a reuniones. 

Equipamiento para videoconferencias

Los modelos integrados no solo crean una dinámica de reuniones más colaborativa, sino que además suponen un salto adelante en el proceso de digitalización de las empresas. Ayudan a los equipos a mantener conexiones humanas, con independencia de su ubicación física, lo cual facilita la toma de decisiones y pone en bandeja la posibilidad de articular sinergias a nivel internacional. 

Los equipos necesitan acceso a soluciones de colaboración que les permitan reunirse a través de llamadas de audio, videoconferencias, usos compartidos de pantalla o mensajería instantánea en tiempo real. Confiar en demasiadas herramientas genera un enorme problema de desincronización. Al implementar un sistema central, con una interfaz de usuario fácil de administrar, los equipos pueden concentrarse en sus reuniones sin tener que preocuparse por solucionar las clásicas incidencias que afectan a la fluidez.

En Impact Hub disponemos de estos sistemas integrados en nuestras salas, a disposición de profesionales y freelancers.

Videoconferencia en la nube

Las videoconferencias basadas en la nube estén marcando el paso a la hora de concebir salas de reuniones modernas.

En el actual contexto de pandemia las videoconferencias se han convertido en un recurso indispensable para las empresas. El video garantiza a los participantes una comunicación fluida y clara, a través de un formato que ofrece la máxima interacción. El valor de este sector se ha disparado en los últimos años, y se espera que alcance los 4.480 millones de dólares en 2023. 

Además, las soluciones cloud se han consolidado como parte integral de las infraestructuras corporativas. El ejemplo clásico es “Office 365 for Business”, desarrollado por Microsoft. 

Videoconferencias en salas de reuniones

Estas implementaciones son rentables, escalables y seguras, al tiempo que aumentan la capacidad de comunicación e intercambio de información útil. 

Por lo tanto, es natural que las videoconferencias basadas en la nube estén marcando el paso a la hora de concebir salas de reuniones modernas. 

Las videoconferencias cloud permiten a las compañías ahorrar en costes. En este contexto, no necesitan personal a cargo de la gestión y mantenimiento de los propios servidores. Al utilizar la nube, será el proveedor quien se responsabilice de las posibles incidencias. Los empleados podrán centrarse en sus tareas y se beneficiarán de una comunicación rápida y sin interferencias. 

Por otra parte, la tecnología cloud asegura la mejor calidad de audio y video en todas las circunstancias, lo que redunda en una mayor efectividad de las reuniones. En lo que respecta a seguridad online, los proveedores facilitan reuniones encriptadas mediante protocolos de autenticación integrados en el sistema. Así, se preserva la privacidad a la hora de hablar de cifras o datos confidenciales. Las actualizaciones se obtienen inmediatamente, una ventaja que se traduce en equipos plenamente informados, al corriente de las novedades y alineados con la realidad corporativa. 

Para finalizar, cabe destacar la importancia de la asistencia instantánea, que proporciona tranquilidad en cualquier contexto. Hay tres puntos que conviene señalar: 

1) Los usuarios están permanentemente conectados y pueden pedir ayuda al momento. 

2) El equipo de soporte analiza cada escenario y genera informes en tiempo real, que contienen los datos necesarios para solucionar rápidamente el problema.

3) Los miembros del equipo se benefician directamente de los recursos basados en la nube, como documentos, vídeos didácticos y otros formatos de utilidad, que sirven para estimular las competencias.

En definitiva, la inteligencia artificial integrada y las videoconferencias cloud han llevado a las salas de reuniones modernas al siguiente nivel.

¿Qué incluyen las salas de reuniones modernas?

Iluminación nítida y confortable

La iluminación tiene un enorme impacto en la calidad de las presentaciones, tanto si la reunión se limita a la mesa como si se realizan videollamadas. Una luz intensa puede frustrar y cansar a los asistentes, afectando a su capacidad de concentración. Las salas avanzadas están iluminadas de forma cálida, suave e indirecta, sin deslumbramientos molestos ni destellos innecesarios.

¿Cómo son las salas de reuniones modernas?

Pantallas de calidad

Las salas TOP cuentan con monitores LED capaces de emitir en FULL HD o 4K. Algunos emplazamientos están equipados con pantallas que configuran un videowall, lo que permite celebrar encuentros con varias personas.

Entradas y salidas de audio dispuestas con precisión

Estas salas implementan micrófonos en la mesa central, favoreciendo una calidad de audio óptima. Algunas empresas optan por instalar dispositivos en el techo, lo que posibilita captar sonido 360 grados y eliminar ruidos ambientales. Los altavoces se distribuyen por zonas estratégicas, generando un ambiente homogéneo y funcional.

Sistemas de control intuitivos

Una sala moderna es aquella que favorece el control sobre todos los elementos, desde un único dispositivo y de manera intuitiva. Este control suele materializarse en forma de panel táctil, en el que se pueden calibrar aspectos como temperatura e iluminación.

Entornos 100% inalámbricos

Las infraestructuras inalámbricas permiten ver los contenidos con la máxima comodidad. Ya no es necesario utilizar cables y lidiar con problemas de compatibilidad entre dispositivos.

En Impact Hub puedes organizar reuniones seguras de hasta 12 personas, manteniendo la distancia física y con soluciones tecnológicas de conexión y trabajo en remoto, como Zoom premium, Mural, cámaras de videoconferencia, etc. Nuestras instalaciones están dotadas con pantallas táctiles y conexión de alta velocidad, para acoger tanto encuentros presenciales como conexiones con equipos que se encuentran en otras ubicaciones.

¡Si necesitas más información no dudes en contactar con nosotros!

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