A fin de entender lo que salió bien y lo que se puede mejorar de cara al futuro en tus eventos corporativos es fundamental hacer una análisis pormenorizado. No basta con medir el porcentaje de asistentes, que es el indicador más utilizado, sino que además debe ponerse el foco en otras señales de importancia.

Reputación en las redes sociales

Es importante que en los días previos al evento se promueva contenido en las redes sociales, posibilitando a los asistentes a tus eventos corporativos a compartir información de valor con sus seguidores. Una vez finalizado el acontecimiento habrá que chequear la repercusión que ha tenido sobre la comunidad.

Las menciones se convierten en un indicador clave. Durante el proceso de planificación hay que seleccionar un hashtag con gancho, que sea único, breve y fácil de recordar. Hacer un seguimiento de las menciones ayudará a entender mejor el impacto obtenido, así como el clima de opinión y los sentimientos generados.

Estas son las cuestiones a considerar:

• ¿Siguen los asistentes enviando mensajes con el hashtag?
• ¿Son sus seguidores más activos de lo habitual?
• ¿Se hacen recomendaciones o felicitaciones?
• ¿Qué porcentaje de quejas y reclamaciones se encuentran?

Conocer las opiniones de los asistentes de tus eventos corporativos

Las preguntas directas son la mejor alternativa para conocer las opiniones de los asistentes. El recurso más sencillo pasa por realizar encuestas una vez finalizados tus eventos corporativos. Las preguntas deben hacerse en base a un formulario previamente planificado.

La típica fórmula de "¿es improbable o probable?" funciona bien en este caso. Algunos ejemplos serían:

• Después de asistir, ¿es más o menos probable que recomienden los productos y servicios de la empresa a sus familiares y amigos?
• Después de asistir, ¿es más o menos probable que compres el producto o servicio?
• ¿Es más o menos probable que asistas al próximo encuentro?

Para abordar reacciones del tipo "menos probable" o "muy improbable", ha de proporcionarse un cuadro de respuesta para que los encuestados expliquen sus motivaciones.

A la hora de interpretar la información obtenida, cobra importancia el llamado “Net Promoter Score”. Este sistema se estructura a partir de tramos definidos:

1. Los que califican de 9 a 10 se consideran "promotores", o entusiastas leales que pueden actuar como evangelizadores de marca.
2. Aquellos cuya calificación oscila entre 7 y 8 son los llamados "pasivos", que son asistentes satisfechos pero vulnerables ante posibles acciones de la competencia.
3. Por último, las puntuaciones entre 0 y 6 definen a los "detractores", que corren el riesgo de dañar la marca a través difundiendo críticas negativas.

Repercusión en el comportamiento

Resulta conveniente prestar atención a las siguientes reacciones:

• Al número de inscripciones a un servicio de prueba o a boletines informativos.
• Al número de consultas por correo electrónico o por teléfono.
• A las cifras de ventas en las semanas posteriores al evento. ¿Existe un repunte significativo? ¿Son en su mayoría clientes que repiten? ¿Son consumidores que asisten por primera vez al evento?, ¿Son clientes pasados que vuelven después de una ausencia?

Sobra decir que es importantísimo controlar el coste por adquisición. Esta métrica es más relevante para las empresas que venden un producto específico u organizan eventos para adquirir más clientes. Ser consciente de la cantidad de tiempo y dinero que se necesita para celebrar tus eventos corporativos es un indicador esencial si lo comparamos con los beneficios que se obtienen del mismo.

Satisfacción de los patrocinadores

Los patrocinadores no buscan una relación “one shot”, sino más bien un vínculo a largo plazo que respalde colaboraciones futuras

No sólo el nivel de satisfacción de los asistentes determina el éxito de los eventos corporativos, sino también el de los patrocinadores. Estos sponsors son un pilar central, ya que buena parte de la financiación proviene de ellos. 

¿Están satisfechos con el desarrollo del evento? ¿Sienten que se ha cumplido con los acuerdos prefijados? En este caso, y a diferencia de lo que se hace con los asistentes, en lugar de realizar una encuesta se optará por una entrevista personal (ya sea vía Skype o a través de una reunión presencial). Hay que recordar que los patrocinadores no buscan una relación “one shot”, sino más bien un vínculo a largo plazo que respalde colaboraciones futuras. 

En este tipo de entrevistas debe mantenerse una mentalidad abierta ante las posibles críticas o propuestas de carácter constructivo. Cabe aclarar que si el patrocinador decide no seguir adelante con la relación, en un contexto en el que el evento ha sido bien recibido por los invitados, no debe interpretarse en todos los casos como un síntoma de fracaso. Los patrocinadores tienen sus propias expectativas, y en ocasiones no están alineadas con las que tiene el público o la empresa organizadora. 

En resumen

Estos 4 indicadores (reputación en redes, opiniones de asistentes, repercusión del comportamiento y satisfacción de los patrocinadores) te ayudarán a hacer una composición de lugar acerca de qué acciones funcionan y cuáles no, de manera que puedan hacerse mejoras tangibles de cara a futuros eventos corporativos.