El coronavirus ha obligado a cientos de PYMES a introducir cambios estructurales en lo referido a sus operaciones cotidianas. Aquí podemos hablar de procesos organizativos, canales de comunicación y feedback con clientes.

Muchas compañías se han trasladado a entornos de trabajo 100% digitales, mientras que otras todavía mantienen ciertas medidas de distanciamiento social. 

Un aspecto positivo que podemos resaltar de esta crisis es que se ha producido en una época con suficiente músculo tecnológico y herramientas al alcance de los profesionales. Gracias a esto, buena parte de las organizaciones han seguido funcionando en un momento en que la incertidumbre es la nueva norma. 

Estas son algunas de las herramientas digitales más utilizadas

Herramientas digitales de comunicación: Slack 

Slack es una "aplicación de mensajería" destinada a la coordinación de equipos de trabajo. Esta herramienta fue concebida para facilitar la comunicación, así como la colaboración e intercambio de documentos. Su interfaz se articula a través un chat central y distintas pestañas en la columna de la izquierda, en la que se ubican canales y usuarios con los que se puede interaccionar en tiempo real.  En resumen, podemos hablar de dos pilares básicos: 

• Los canales. Ayudan a organizar las conversaciones en torno a temáticas concretas. Algunos de estos foros están abiertos a toda la comunidad, mientras que otros se segmentan en base a categorías profesionales o situaciones de interés. Así, se pueden crear grupos orientados a distintos proyectos. 
• Mensajes directos. En este caso se chatea directamente con la persona indicada, a la que se puede enviar enlaces, documentos, videos, imágenes, etc. 

Herramientas digitales de almacenamiento: Dropbox

Esta es una de las herramientas más conocidas. Dropbox ofrece una cuenta gratuita de 2 gigabytes (GB) de espacio de almacenamiento, además de una opción de pago que puede ampliarse a 2 TB en función de las necesidades de la compañía.

Para compartir archivos en Dropbox, lo único que hay que hacer es descargar la versión de escritorio y ubicar estos archivos en una carpeta designada a tal fin, con los permisos de acceso pertinentes. Además, existe la posibilidad de configurar la APP en dispositivos iOS o Android. Por último, también se puede acceder a la información desde el navegador, por lo que las opciones son ilimitadas. 

Si necesitas compartir archivos con colegas de trabajo o socios interesados, Dropbox ofrece una funcionalidad clave. Siempre que los colaboradores tengan una cuenta equivalente, podrán descargar y trabajar en los mismos documentos en tiempo real. Los recursos más sensibles pueden protegerse con contraseñas.  

Herramientas para reuniones en remoto: Google Meets

En los últimos años, las reuniones o “calls” en remoto se han convertido en el día a día dentro de cualquier coworking.  Google Meets es una herramienta muy práctica y segura de usar, en la que tienen lugar encuentros laborales, profesionales y académicos.

• Permite crear reuniones con 100 participantes o 250 asistentes, dependiendo de la versión que tengas de Google Workspace.
• No tienes que preocuparte por la publicidad durante el desarrollo de las reuniones.
• Tiene acceso a Google Jamboard y a Google Calendar.
• Ofrece la posibilidad de compartir pantalla (documentos, presentaciones de PowerPoint, hojas de cálculo, PDF, imágenes, vídeos, etc.). 
• Tiene una interfaz intuitiva y fácil de usar. 
• Las actualizaciones son constantes y automáticas.
• Pueden almacenarse las sesiones en Google Drive. 
• Las sesiones tienen subtítulos que enriquecen las posibilidades comunicativas. 

Herramientas para email marketing: Mailchimp

MailChimp es una herramienta de email marketing que posibilita enviar correos electrónicos a cientos o miles de destinatarios. Es una herramienta que puede utilizarse para crear y gestionar listas de correo y boletines, así como en la automatización de campañas de marketing destinadas a la captación de clientes potenciales. 

MailChimp ofrece integraciones que no requieren de conocimientos técnicos o de desarrollo. También permite dividir las listas de contactos según grupos específicos, a fin de adaptar los copys y la información que se mandará a los grupos de difusión. Por ejemplo, se puede configurar un grupo separado para los clientes que no han respondido a los correos electrónicos durante una ventana de tiempo, generando una campaña de recuperación dirigida a ese listado en concreto. 

Herramientas de diseño: Canva

Canva es una plataforma de diseño online para aquellos que no tienen una especialización en diseño gráfico. Es una versión sencilla de Photoshop orientada a pequeñas empresas que necesitan hacer creatividades rápidas y eficientes. Incluye una versión premium que amplía el número de plantillas, recursos y posibilidades. 

Es una plataforma basada en la lógica “click and drop”, intuitiva y asequible para cualquier perfil profesional que quiera valerse de ella. Las plantillas abarcan banners de Facebook, LinkedIn, miniaturas de YouTube, historias de Instagram, presentaciones de diapositivas y mucho más.

En resumen, es sencilla de usar y tiene un sinfín de posibilidades al alcance de cualquiera que necesite de un resultado prácticamente profesional. Además es gratuita, aunque es muy recomendable ampliar a su versión de pago.