La sostenibilidad en el marco de los eventos está ganando una relevancia capital. Esto abarca mucho más que el propio impacto sobre el medio ambiente, ya que se trata de una problemática que se extiende a lo económico y social.

Por lo tanto, la sostenibilidad debe estar necesariamente alineada con los ODS de la agenda 2030 que desarrolló la Organización de las Naciones Unidas. Esto supone poner el foco en cada una de las etapas, desde la planificación hasta la producción, pasando por la logística, transporte, selección de proveedores, diseño gráfico, 3D y mucho más. 

Para que una política de sostenibilidad sea adecuada, deben establecerse objetivos alcanzables y medibles en plazos concretos. Aquí es donde entra la labor de la agencia, que supone un refuerzo de consultoría y asesoramiento para cualquier empresa que quiera montar un evento con carácter sostenible. 

Los beneficios de un evento sostenible

• Permiten reducir el impacto negativo a nivel social y ambiental. 
• Representan un ahorro de dinero.
• Añaden valor humano y sostenible al evento.
• Generan una mejor imagen de la marca para la empresa.
• Crean vínculos entre el medio ambiente y la organización (o entre la organización y la comunidad). 
• Potencian la innovación y la creatividad.
• Cambian la relación de todos los participantes, tanto invitados como organizadores, con el entorno inmediato.

Falsos rumores sobre eventos sostenibles

Hay varios mitos respecto a los eventos sostenibles. A continuación, hablaremos de algunos de los más frecuentes y por qué quedan invalidados ante la evidencia.  

El costo es más alto

Uno de los mitos más comunes tiene que ver con la idea de que realizar un evento sostenible es más caro de lo habitual. Eso no es cierto. No se trata de una inversión más cara, sino de una redistribución y reorientación de la misma para conseguir una acción de menor impacto ambiental. 

Es complicado de gestionar

Para que un evento sea sostenible no es necesario desarrollar grandes estrategias. De lo que se trata es de ser consciente de la magnitud que engloba un evento, tomando decisiones de valor e implementando nuevas acciones para conseguir esa sostenibilidad. 

Si el evento es pequeño, no tiene impacto en el medio ambiente.

A menudo se cree que cuando se trata de un pequeño evento no se produce huella de carbono. Pero esto tampoco es cierto, cada acción que se lleva a cabo para la realización de un evento genera un gasto energético que deriva en esta problemática. 

Formas en que una agencia ayuda a la organización de eventos sostenibles 

• Establece un primer contacto por videoconferencia y presencial. 
• Asesoramiento y gestión de proveedores sostenibles.
• Visita técnica, supervisión del recinto y plano de planta.
• Acompañamiento a reuniones con los proveedores.
• Gestión de presupuestos y contratos.
• Análisis posterior al evento.
• Registro de invitados.

• Asistencia en marketing y comunicación para el evento.
• Elaboración de un cronograma detallado. 
• Coordinación completa y gestión de crisis. 

Poniendo el foco en puntos más detallados, observamos que las agencias ayudan en los siguientes aspectos fundamentales: 

Elegir una ubicación o emplazamiento de carácter ecológico

• Determinarán si está ubicado cerca del centro de la ciudad con fácil acceso al transporte público. 
• Concretarán si tiene paneles solares y otras fuentes de energía renovable. 
• Estudiarán si el lugar tiene alojamiento cerca para evitar desplazamientos innecesarios. 
• Examinarán si el lugar es tecnológicamente avanzado con instalaciones para señalización digital, reuniones híbridas y demás. 
• Comprobarán si la ciudad donde se va a celebrar el evento apoya iniciativas de sostenibilidad. Puede obtener una estimación aproximada del índice de sostenibilidad a través de informes gubernamentales. 
• Analizarán sí el lugar tiene otras instalaciones como iluminación natural, sistemas de eficiencia energética, buenas operaciones de gestión de residuos, baños de compostaje, etc. 

Reducir el uso de papel

• En lugar de imprimir la agenda, el mapa del lugar y los folletos del evento, las agencias procurarán que todo sea 100% digital. Esto no solo reducirá el desperdicio y ahorrará costos, sino que también facilitará las revisiones futuras.. 
• Usarán alternativas ecológicas como papel reciclado para insignias y tarjetas de identificación. 
• Ofrecerán a los asistentes la opción de intercambiar tarjetas de presentación por copias digitales en distintos puntos de contacto. 

Eliminar residuos 

• Residuos orgánicos: esto incluye todos los residuos biodegradables, como comida, bebida, flores decorativas, etc. 
• Residuos reciclables: son materiales reutilizables, como residuos de papel, cartón, metal y plástico.
• Residuos generales: son aquellos residuos que no se pueden compostar ni reciclar, como los platos y vasos de un solo uso. 
• Residuos peligrosos: estos son residuos que pueden ser tóxicos para la salud humana, como productos químicos industriales o residuos médicos.

Reducir la huella de carbono 

• Encontrarán un lugar que esté cerca y sea fácilmente accesible en transporte público.
• Si es necesario, establecerán opciones de transporte en grupo o uso compartido de vehículos
• Ejecutarán un servicio de transporte para recoger y dejar a los huéspedes en el aeropuerto, estación de autobuses o metro.
• Utilizarán fuentes renovables de energía para la electricidad—paneles solares, generadores de biomasa—ya que reducen significativamente la emisión de gases de efecto invernadero
• Habilitarán las funciones de ahorro de energía para la luz, los equipos audiovisuales y otros dispositivos electrónicos. 
• Para eventos de varios días, implementarán un "sistema de apagado" al final de cada jornada.