De un día para otro, las empresas se vieron obligadas a cancelar sus agendas de eventos y reuniones, y lo que parecía una situación temporal, se alargó en el tiempo. La incertidumbre ha transformado el mercado, pero la necesidad de reunirse sigue intacta y este hecho ha llevado a inventar nuevas soluciones.

“Hace unos meses comenzamos a pensar en una alternativa a los eventos presenciales como solución a una necesidad real, que además ofreciera un valor añadido a los servicios de coworking”, explica Laura Alonso, asesora de Smart Working y Eventos en Impact Hub Madrid. “El webinar era entonces la única referencia de evento online. En este tiempo hemos transformado radicalmente nuestra propuesta, que continúa desarrollándose y creciendo conforme el mercado va madurando y explorando nuevos formatos”.

“Está claro que queremos volver a lo presencial, pero mientras tanto tienes que hablar con tu comunidad, no dejarla en el olvido y seguir haciendo encuentros”. (Magenta Castillo, Impact Hub Madrid)

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Esta exploración y desarrollo ha llevado a ofrecer a día de hoy una completa solución de eventos online e híbridos, que pueden incorporar desarrollo web, experiencia online, estudio de grabación, realización en directo, sala de juntas y reunión, soporte técnico y dinamizador remoto, grabación… además de un apoyo y asesoramiento que brinda seguridad al cliente.

“Se abren nuevas posibilidades para llegar a otras partes del mundo de una forma muy divertida y fresca. Están surgiendo nuevas formas de conectar con audiencias, de mover emociones, de crear comunidades, de avanzar en proyectos…, superando las dificultades que impone una pandemia mundial”, añade Laura Alonso.

¿De qué hablamos al hablar de eventos digitales?

-Evento online: desde organizar un webinar básico hasta una conexión con varias personas a la vez y que se retransmite por redes sociales. Se puede desarrollar en su versión básica con equipos desde 1 hasta 3 técnicos si el evento online es más complejo.

-Evento híbrido: una propuesta mixta que combina lo mejor del evento presencial (que se desarrolla en un espacio físico donde pueden estar el/la presentador y los/las ponentes) y el alcance de las soluciones digitales. Se requiere un mínimo de 7 personas para que se desarrolle con calidad. Algunos de los perfiles necesarios son: técnicos de audio, streaming, cámara, realizador, regidor o persona que se encarga de seguir la escaleta, persona de contacto entre el equipo técnico y el cliente; y otro técnico de streaming si el cliente quiere retransmitir por redes sociales.

Y para ampliar la experiencia del público y que el evento gane en calidad, Impact Hub Madrid ha desarrollado varias alianzas con diferentes colaboradores tecnológicos, como Sparkup (plataforma para generar engagement con la audiencia, a través de un abanico de herramientas de dinamización) o Meetmaps (un entorno digital adaptado a la imagen del evento para que el asistente comience a entrar en el mismo desde días antes, y que permite crear salas de networking según los perfiles de asistentes, personalizar la herramienta a gusto del cliente y tener una landing exclusiva para el evento, entre otras ventajas).

Ventajas de los eventos digitales

-Personalización: se puede adaptar la imagen del evento a las necesidades del cliente.

-Sostenibilidad: los eventos digitales tienen menor impacto ambiental que uno presencial, al evitar el desplazamiento físico de los invitados.

-Facilidad de networking: genera encuentros que quizá en persona nunca se habrían dado.

-Replicabilidad: se puede compartir en formato vídeo o podcast tras su emisión y verlo en diferido.

“Los eventos digitales te permiten llegar a más audiencias. Ahora toca desarrollar nuevos formatos para mejorar la experiencia del público”. (Juan Andrés García, AEF)

Importancia de la preproducción 

Desde el punto de vista de la producción, un evento híbrido u online conlleva mucha más preparación que un evento físico, según la experiencia de Magenta Castillo, responsable de Producción de Eventos digitales e híbridos en Impact Hub Madrid. “En el presencial, llegas al espacio con antelación (horas o días antes) y eliges escenario, pruebas micros y presentaciones, hay una escaleta… controlas lo que sucede dentro del espacio físico. Cuando el evento es 100% online, la escaleta tiene que ser más detallada porque tienes más diversidad de técnicos, se involucra a más equipo; hay detalles que no puedes manejar a distancia y tienen que estar explicados en la escaleta. La parte técnica cobra más importancia y hay factores que no tienes bajo tu control, como la conexión a internet de los invitados. Los procesos de trabajo son más complejos en la preproducción y llevan más días de ensayos”.

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En su opinión los eventos digitales son más estresantes: “Cuando estás presencialmente con alguien puedes darle indicaciones en el momento: mira a esta cámara, acércate al micro… Pero en online es diferente: tienes microsegundos para solventar problemas o circunstancias  a distancia sin interrumpir el evento y sin que los invitados lo noten”.

Networking y dinamización de comunidades

El networking o posibilidad de hacer nuevos contactos profesionales es uno de los puntos fuertes de los eventos. ¿Qué ocurre cuando esta actividad se traslada al entorno digital? Tras la pantalla también se pueden establecer nuevas oportunidades de negocio o laborales, pero las dinámicas se han transformado.

“El networking online funciona si tienes una comunidad y eres muy activa”, comenta Magenta Castillo. “Si dinamizas un evento para que la gente se conozca, no puede ser siempre lo mismo. Hay que hacer pequeñas sesiones de trabajo, dirigirlas con actividades…”.

En su opinión, el networking en los eventos presenciales “no es algo para lo que todo el mundo sirve”: “puede haber una barrera a la hora de acercarte a alguna persona (puede ser que no te atrevas, que esté ocupada…). Sin embargo, en el entorno online es más fácil contactar a través de un mensaje por redes sociales. Pero el reto es mantener esa comunicación y conocer a personas nuevas”.

“Ahora más que nunca lo digital toma valor. Está claro que queremos volver a lo presencial, pero mientras tanto tienes que hablar con tu comunidad, ofrecerle contenidos de valor, no dejarla en el olvido y seguir haciendo encuentros”, concluye Magenta Castillo.