Espacios de encuentro

05.Feb.2021

Eventos digitales: la salvación de los encuentros profesionales

Debido a la COVID y a la prohibición de eventos presenciales, el sector de los eventos se ha transformado drásticamente y ha tirado de tecnología para ofrecer unos servicios que aseguren los encuentros entre personas. Impact Hub Madrid ha adaptado sus servicios, apostando por los eventos híbridos y online, un formato al que le queda mucho desarrollo por delante.
Salas para eventos híbridos - Producción audiovisual

De un día para otro, las empresas se vieron obligadas a cancelar sus agendas de eventos y reuniones, y lo que parecía una situación temporal, se alargó en el tiempo. La incertidumbre ha transformado el mercado, pero la necesidad de reunirse sigue intacta y este hecho ha llevado a inventar nuevas soluciones.

“Hace unos meses comenzamos a pensar en una alternativa a los eventos presenciales como solución a una necesidad real, que además ofreciera un valor añadido a los servicios de coworking”, explica Laura Alonso, asesora de Smart Working y Eventos en Impact Hub Madrid. “El webinar era entonces la única referencia de evento online. En este tiempo hemos transformado radicalmente nuestra propuesta, que continúa desarrollándose y creciendo conforme el mercado va madurando y explorando nuevos formatos”.

“Está claro que queremos volver a lo presencial, pero mientras tanto tienes que hablar con tu comunidad, no dejarla en el olvido y seguir haciendo encuentros”. (Magenta Castillo, Impact Hub Madrid)

No anules tu evento-hazlo digital

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Esta exploración y desarrollo ha llevado a ofrecer a día de hoy una completa solución de eventos online e híbridos, que pueden incorporar desarrollo web, experiencia online, estudio de grabación, realización en directo, sala de juntas y reunión, soporte técnico y dinamizador remoto, grabación… además de un apoyo y asesoramiento que brinda seguridad al cliente.

“Se abren nuevas posibilidades para llegar a otras partes del mundo de una forma muy divertida y fresca. Están surgiendo nuevas formas de conectar con audiencias, de mover emociones, de crear comunidades, de avanzar en proyectos…, superando las dificultades que impone una pandemia mundial”, añade Laura Alonso.

¿De qué hablamos al hablar de eventos digitales?

-Evento onlinedesde organizar un webinar básico hasta una conexión con varias personas a la vez y que se retransmite por redes sociales. Se puede desarrollar en su versión básica con equipos desde 1 hasta 3 técnicos si el evento online es más complejo.

-Evento híbridouna propuesta mixta que combina lo mejor del evento presencial (que se desarrolla en un espacio físico donde pueden estar el/la presentador y los/las ponentes) y el alcance de las soluciones digitales. Se requiere un mínimo de 7 personas para que se desarrolle con calidad. Algunos de los perfiles necesarios son: técnicos de audio, streaming, cámara, realizador, regidor o persona que se encarga de seguir la escaleta, persona de contacto entre el equipo técnico y el cliente; y otro técnico de streaming si el cliente quiere retransmitir por redes sociales.

Y para ampliar la experiencia del público y que el evento gane en calidad, Impact Hub Madrid ha desarrollado varias alianzas con diferentes colaboradores tecnológicos, como Sparkup (plataforma para generar engagement con la audiencia, a través de un abanico de herramientas de dinamización) o Meetmaps (un entorno digital adaptado a la imagen del evento para que el asistente comience a entrar en el mismo desde días antes, y que permite crear salas de networking según los perfiles de asistentes, personalizar la herramienta a gusto del cliente y tener una landing exclusiva para el evento, entre otras ventajas).

Ventajas de los eventos digitales

-Personalización: se puede adaptar la imagen del evento a las necesidades del cliente.

-Sostenibilidad: los eventos digitales tienen menor impacto ambiental que uno presencial, al evitar el desplazamiento físico de los invitados.

-Facilidad de networking: genera encuentros que quizá en persona nunca se habrían dado.

-Replicabilidad: se puede compartir en formato vídeo o podcast tras su emisión y verlo en diferido.

“Los eventos digitales te permiten llegar a más audiencias. Ahora toca desarrollar nuevos formatos para mejorar la experiencia del público”. (Juan Andrés García, AEF)

Importancia de la preproducción 

Desde el punto de vista de la producción, un evento híbrido u online conlleva mucha más preparación que un evento físico, según la experiencia de Magenta Castillo, responsable de Producción de Eventos digitales e híbridos en Impact Hub Madrid. “En el presencial, llegas al espacio con antelación (horas o días antes) y eliges escenario, pruebas micros y presentaciones, hay una escaleta… controlas lo que sucede dentro del espacio físico. Cuando el evento es 100% online, la escaleta tiene que ser más detallada porque tienes más diversidad de técnicos, se involucra a más equipo; hay detalles que no puedes manejar a distancia y tienen que estar explicados en la escaleta. La parte técnica cobra más importancia y hay factores que no tienes bajo tu control, como la conexión a internet de los invitados. Los procesos de trabajo son más complejos en la preproducción y llevan más días de ensayos”.

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En su opinión los eventos digitales son más estresantes: “Cuando estás presencialmente con alguien puedes darle indicaciones en el momento: mira a esta cámara, acércate al micro… Pero en online es diferente: tienes microsegundos para solventar problemas o circunstancias  a distancia sin interrumpir el evento y sin que los invitados lo noten”.

Networking y dinamización de comunidades

El networking o posibilidad de hacer nuevos contactos profesionales es uno de los puntos fuertes de los eventos. ¿Qué ocurre cuando esta actividad se traslada al entorno digital? Tras la pantalla también se pueden establecer nuevas oportunidades de negocio o laborales, pero las dinámicas se han transformado.

“El networking online funciona si tienes una comunidad y eres muy activa”, comenta Magenta Castillo. “Si dinamizas un evento para que la gente se conozca, no puede ser siempre lo mismo. Hay que hacer pequeñas sesiones de trabajo, dirigirlas con actividades…”.

En su opinión, el networking en los eventos presenciales “no es algo para lo que todo el mundo sirve”: “puede haber una barrera a la hora de acercarte a alguna persona (puede ser que no te atrevas, que esté ocupada…). Sin embargo, en el entorno online es más fácil contactar a través de un mensaje por redes sociales. Pero el reto es mantener esa comunicación y conocer a personas nuevas”.

“Ahora más que nunca lo digital toma valor. Está claro que queremos volver a lo presencial, pero mientras tanto tienes que hablar con tu comunidad, ofrecerle contenidos de valor, no dejarla en el olvido y seguir haciendo encuentros”, concluye Magenta Castillo.

3 consejos para diseñar tu evento digital:

1. Anticípate: ten en cuenta qué herramientas vas a utilizar antes de desarrollar el contenido.

2. Ten en mente al usuario y diseña el evento para aportar valor: ¿Qué esperas obtener de la audiencia? ¿Que tomen decisiones? ¿Que den opiniones...?

3. Equilibrio: tan malo es aburrir a la audiencia como pasarse de dinámica participativas.

Caso de éxito: producción del Foro Demos, de la Asociación Española de Fundaciones (AEF): “Los eventos online han venido para quedarse pero necesitan evolucionar en el formato”

Impact Hub Madrid desarrolló por segundo año consecutivo la producción del Foro Demos, el evento anual organizado por la Asociación Española de Fundaciones (AEF) y que congrega a todo el sector fundacional. Hasta el año pasado era un evento presencial que congregaba a unas 400 personas. Para la edición de 2020, “la idea inicial era hacerlo híbrido, con parte del público presencial en Madrid. Al final, por la evolución de la pandemia, se decidió hacerlo todo fue online, excepto el escenario para los ponentes y patrocinadores”, explica Juan Andrés García, director de Comunidad de la Asociación Española de Fundaciones (AEF).ForoDemos2020blog

Impact Hub Madrid fue el responsable de la producción del evento online: “La experiencia ha sido muy buena desde el punto de vista de la producción, uso de la plataforma, calidad de la imagen, la posibilidad de hacer networking online… El público ha valorado positivamente el evento y esto nos ayuda a que la imagen del sector de las fundaciones sea excelente", añade García.

Como ventajas del evento digital, García apunta que muchas personas de toda España pudieron asistir al Demos sin necesidad de desplazarse y ahorrando costes. Y, sobre todo, “hemos llegado a asociados que otros años no podían venir”.

También se llevan aprendizajes para cambiar para la próxima edición. “En su origen, el evento estaba planteado de forma presencial. Y hay actividades que no compensan con la plataforma online. Para el año que viene, pensando en digital estoy convencido que se nos van a ocurrir acciones que van a mejorar la experiencia y la participación”.

Juan Andrés García cree que, aunque el evento pueda realizarse de forma presencial, el formato online se mantendrá. “En nuestro caso es muy importante llegar a gente de toda España. Esto es algo muy positivo”.

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