Estas son las principales ventajas de apostar por una agencia de producción de eventos. 

Planificación experta

Un evento será exitoso si cuenta con una correcta planificación, en la que se incluya un timing adecuado y unos presupuestos realistas.

La agencia de producción de eventos se encarga de fijar los objetivos, roles y estrategias. Este plan incluye los aspectos logísticos y comerciales del evento, y normalmente se utiliza como manual de referencia. Es un documento vivo que debe actualizarse con regularidad y adelantarse a posibles incidencias e imprevistos. 

Gestión eficiente del presupuesto

El presupuesto es una de las razones más determinantes a la hora de contratar los servicios de una agencia. Dado que los planificadores de eventos profesionales tienen relaciones duraderas con proveedores, organizadores, empresas de catering o propietarios de hoteles, sabrán escoger la opción que mejor se adapte a cada presupuesto.

En definitiva, aunque pueda parecer un servicio caro o exclusivo, normalmente acaba repercutiendo en una gestión del gasto más eficiente. 

• Hay que conocer los costes de producción y sumarle un 10% al total. Esto se debe a que las cosas nunca salen como se planifican, por lo que es necesario disponer de un colchón para cualquier contingencia o evento inesperado.
• Una vez fijado el presupuesto, es esencial concretar las partidas que lo articulan. La elección de los recursos tecnológicos y audiovisuales es algo elemental para que un evento tenga éxito, por lo que siempre hay que centrarse en la contratación de proveedores con buena reputación.

Innovación 

Los planificadores de eventos están al corriente de las nuevas tendencias, por lo que suelen proponer nuevos formatos, canales y tecnologías. A la hora de materializar cada fase del evento, las agencias desarrollan todo su potencial creativo e innovador. 

Comunicación y automatización

Las empresas de gestión de eventos emplean una amplia variedad de herramientas para conectarse con los asistentes de manera eficiente y profesional. Esto abarca desde la creación de un sitio web específico (con toda la información sobre ponentes, localizaciones, horarios o biografías), hasta el registro online.

El día anterior al evento el usuario inscrito recibirá un recordatorio con toda la información actualizada. En definitiva, el gran valor de externalizar este tipo de tareas pasa por la automatización. 

Tranquilidad en el día clave 

La parte más crucial de un evento es el propio día en que se celebra. Una agencia de producción eventos especializada dispone de personal bien informado y experimentado, lo que permite establecer contactos y disfrutar del evento con los invitados. Este es uno de los principales intangibles: la tranquilidad. 

Gestión eficaz de riesgos

En cualquier evento se producen incidencias de tipo material o humano, como fallos en el suministro eléctrico, emergencias médicas o cualquier otro imprevisto que pueda suponer un contratiempo. La contratación de servicios en materia de gestión de eventos vale la pena para abordar este tipo de situaciones, ya que se dispondrá del asesoramiento necesario para abordar escenarios de crisis. No conviene dejar nada al azar, ya que está en juego la reputación del cliente. 

Conocimiento de requisitos legales y logísticos

Uno de los mayores obstáculos en la planificación de un evento son los requisitos legales y logísticos. Cuando se trabaja con un planificador de eventos profesional, siempre se dispone del asesoramiento legal necesario para cumplir con la normativa vigente (especialmente en los referido a capacidad de la sala, máximos de asistentes, protocolos en caso de incendio, etc).

Ahorro de tiempo significativo

Organizar un evento por cuenta propia supone perder mucho tiempo planificando, ya que normalmente no se dispone de conocimiento sobre la materia. En este contexto, las agencias de eventos ayudan a ahorrar tiempo, lo que deriva en un aumento de la energía y una reducción en el esfuerzo y el estrés. 

¿Cómo elegir la agencia de gestión de eventos adecuada?

Una agencia de producción de eventos funcional atenderá con detalle las necesidades del cliente. Debe proporcionar soluciones viables dentro de las limitaciones de tiempo, dinero y recursos disponibles. Por lo tanto, antes de tomar una decisión final hay que comprobar los siguientes puntos:

• El histórico de la agencia, a fin de averiguar si tiene experiencia en el tipo de evento que se quiere desarrollar. No todas las opciones son compatibles, y algunas están especializadas en eventos online o híbridos, mientras que otras tienen su fuerte en los eventos físicos. 
• Los testimonios de clientes satisfechos o insatisfechos. La prueba social es fundamental, por lo que hay que investigar las opiniones de clientes pasados. Esto evitará tener sustos de última hora, además de evitar la pérdida de reputación y dinero. 
• Ideas y sugerencias en la toma de contacto. Si se observa proactividad desde la primera reunión, esto ha de tenerse en cuenta como un aspecto positivo. Todo lo que sea valor añadido y know how es un indicador de que tenemos delante a una agencia competente.