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Espacios singulares

08.Ago.2019

Eventos y reuniones: 3 tendencias en el diseño de experiencias

El evento se ha posicionado como la herramienta estratégica de comunicación y comercialización más potente, efectiva e influyente dentro del plan de marketing de las compañías. Y estas cada vez son más conscientes de que ya no basta con planificar eventos.
Evento, networking, aprendizaje, relaciones, negocio

Hay que crear experiencias únicas, memorables y que aporten un valor diferencial. Los expertos del sector de los eventos y las reuniones van más allá: a la transformación, la (re)evolución. Desde la organización de eventos y reuniones al diseño de experiencias transformadoras.

Conoce los espacios para eventos y reuniones diferentes de Impact Hub Madrid

No basta con desarrollar proyectos basados en las necesidades del cliente. Se trata de adelantarse a esas necesidades. De analizar e investigar nuevas oportunidades que permitan a las marcas diferenciarse a través del factor fundamental: el emocional. De poner el foco en el cliente de eventos y reuniones, situarlo en el centro de la toma de decisiones y activar procesos de empatía y escucha activa para generar en él una experiencia memorable. En definitiva, incorporar estrategia al proceso de diseño, planificación y organización de eventos y reuniones.

El evento se ha posicionado como la herramienta estratégica de comunicación y comercialización más potente, efectiva e influyente del plan de marketing de las compañías.

Para ello es necesario que todas las personas involucradas, tengan o no relación directa con el cliente de eventos, comprendan su rol en el Customer Event Journey.

Muchas de las empresas del sector de los eventos y reuniones se centran en generar una experiencia satisfactoria en torno al día del evento, descuidando el proceso de relación desde el Momento Cero. Si bien es cierto que el asistente es el foco principal en la generación de una experiencia transformadora, no hay que olvidar que en la cadena de la valor están involucrados otros actores que también buscan un impacto positivo.

El factor diferencial de la innovación está en la capacidad que tengamos de convertir los datos que obtengamos en información útil que nos ayude a tomar decisiones que aporten valor a nuestros clientes, sin dejar de sorprenderles.

GIRA Mujeres Weekend, proyecto de impulso al emprendimiento femenino promovido por Coca Cola España, en Impact Hub Gobernador

GIRA Mujeres Weekend, proyecto de impulso al emprendimiento femenino promovido por Coca Cola España, en Impact Hub Gobernador.

3 tendencias en el diseño de experiencias de eventos y reuniones

Experiencia del stakeholder: dale una razón para quererte

En el contexto actual de cambio constante e inmediatez en la respuesta, se busca la personalización de principio a fin. Es clave implicar al stakeholder en todo el proceso de diseño de la experiencia.

Cuando un organizador de eventos contacta con un venue o catering, no solo busca un lugar único en el mundo para su evento o reunión. O una experiencia gastronómica deliciosa. Pretende contar con un asesor en el diseño de esta experiencia durante todo el proceso de relación.

Hay que pensar en generar emociones que trasciendan del servicio básico, crear experiencias personalizadas, de máxima calidad, que contribuyan a consolidar ventajas competitivas y a generar vínculos duraderos y de confianza: fidelización.

No basta con desarrollar proyectos basados en las necesidades del cliente. Se trata de adelantarse a esas necesidades.

De la estandarización a la personificación: la experiencia también es un lugar

Un evento está “vivo”, por tanto, no es compatible con la rigidez de un espacio. La tematización y la decoración son claves para aumentar la experiencia positiva del asistente. Es imprescindible jugar con el diseño de los espacios para crear experiencias ad hoc e incluir elementos que faciliten la creatividad y el intercambio de conocimiento. En definitiva, contar con espacios flexibles y versátiles diseñados para facilitar lograr nuestros objetivos.

La sostenibilidad: el paraguas de los eventos

Cada vez más, la sostenibilidad es una realidad en eventos y reuniones. Reciclar, reducir y reutilizar son los tips a tener en cuenta a la hora de planificar su diseño y organización.

Las prácticas sostenibles permiten controlar y reducir el consumo de recursos. Desde la elección del catering —con productos locales, de temporada, de cultivo ecológico o de comercio justo— hasta los desplazamientos —promoviendo el uso del transporte público o vehículos sostenibles—. E incluso dar una segunda vida a los materiales utilizados.

Un evento sostenible debe ser capaz de dejar un legado positivo desde el punto de vista medioambiental, social y económico. De esta manera, se diseñan eventos más eficientes, rentables y competitivos.

Esther Franco
Esther Franco

Co-responsable de Comunicación en the Creative dots, consultora de proyectos para la gestión de la Experiencia de Cliente en el sector de los eventos y reuniones, y para el diseño de eventos y reuniones a través de metodologías de innovación (Certified Event Designer Level 1).

the Creative dots: en the Creative dots, consultora especializada en el sector de los eventos y las reuniones, creemos en la efectividad del evento como herramienta estratégica de comunicación y comercialización. Y estamos convencidos de que la clave para garantizar su éxito está en la aplicación de metodologías de innovación para su diseño, organización y ejecución, siempre con foco en la experiencia de cliente.

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