Gestionar equipos y espacio de trabajo es un enorme desafío para las empresas en estos momentos en los que no hay certezas. La COVID-19 ha acelerado los modelos de trabajo flexibles e híbridos y ha obligado a muchas organizaciones a buscar alternativas para encontrar soluciones que respondan a nuevos retos. Bajo el término Smart Working, se incluye un modelo de trabajo en el que se combina teletrabajo y oficina, en el que la tecnología, la conciliación de horarios y flexibilidad son ingredientes indispensables.

“Hemos pasado de ofrecer diversos espacios de coworking en Madrid con despachos, zona flexible, puestos fijos, salas de reuniones y eventos, una comunidad conectada y servicios de apoyo a preguntar: ‘¿Cuáles son ahora tus necesidades? ¿Y qué vas a necesitar en el futuro?’ Y a partir de ahí diseñar una solución para resolver una necesidad concreta”, explica Laura Alonso, asesora de Smart Working y Eventos Híbridos en Impact Hub Madrid.

“Los nuevos modelos de trabajo flexible, junto con el correcto balance de online y offline, producen un formato único y propio para cada empresa, equipo o trabajador” (Laura Alonso, Impact Hub Madrid) 

“Gracias a este acompañamiento personalizado y especializado en nuevas formas de trabajo, empresas que antes no se planteaban trabajar en un coworking ahora ven que puede resultar una solución a sus necesidades, bien de forma temporal (hasta que se aclare la situación de pandemia) o bien de forma más a medio plazo, si ya tienen claro cómo van a gestionar sus recursos humanos”, añade. “Ofrecemos una solución con mucha flexibilidad para empresas de mediano tamaño que en este proceso han encontrado no solo un espacio, sino una asesoría para cómo rotar equipos o usos que darle a la sala de reunión”.

Según la encuesta que Impact Hub Madrid realizó durante el confinamiento para conocer cómo la COVID-19 había impactado en el modelo de negocio de las empresas, el 80% afirmaba que adoptaría modelos híbridos de trabajo. “Si en mayo para el 90% de las empresas la flexibilidad en la configuración de los espacios de trabajo y reuniones era la clave en la nueva realidad laboral, meses después se confirma que esto es tendencia entre las empresas y equipos que nos piden asesoramiento sobre cómo configurar sus equipos de trabajo. Los nuevos modelos de trabajo flexible, junto con el correcto balance de online y offline, producen un formato único y propio para cada empresa, equipo o trabajador. Cada persona y organización es única, por eso cada propuesta de Smart Working también lo es y supone diseñar una configuración para vivir la actividad laboral de una forma que permita la conciliación, el desarrollo profesional y el bienestar en el trabajo”, comenta Laura Alonso.

Oficina fluida: flexibilidad ante todo

La oficina fluida ha pasado de concepto a realidad: cada vez más empresas de mediano y gran tamaño consideran trasladar a sus equipos o parte de ellos a un coworking, en ocasiones combinado con otras fórmulas como teletrabajo, rotación de equipos, bonos de salas de reuniones o sus propias oficinas reducidas.

“Somos un aliado en esta variedad de opciones para reinventar la forma de trabajar. Llevamos haciéndolo 15 años en 60 países a través de espacios de trabajo profesionales que, además de la infraestructura, ofrecen opciones de conexión, networking, apoyo, visibilidad, formación y acompañamiento y crean una comunidad viva de empresas y personas que se inspiran, colaboran y aprenden juntos”, destaca Laura Alonso.

"En muchos casos las empresas han comprobado que con el teletrabajo la productividad se ha mantenido, al menos durante los primeros meses de la pandemia. Pero también se presentan importantes retos en temas como la conexión de los trabajadores con el equipo y la cultura corporativa. Muchas compañías se están replanteando el teletrabajo y el coworking se presenta como una opción de espacio, al ofrecer flexibilidad y alquileres a corto plazo", destaca el informe "The changing role of coworking in the workplace ecosystem" de Cushman & Wakefield.

“Muchos miembros del equipo quieren volver a la oficina y no para ser más productivos, sino para trabajar más en equipo” (Carmen Boronat, Cloud District)

Este es el caso de Cloud District, consultora de producto digital, que cuenta con unos 50 empleados y que, tras cerrar su oficina corporativa, ha decidido instalarse temporalmente en Impact Hub Piamonte mientras decide cómo gestionar el espacio de trabajo en un futuro inmediato. “En abril hicimos una encuesta entre los empleados y el 80% estaba satisfecho trabajando desde casa y optaba por ir a la oficina únicamente un día a la semana. 8 meses después nos encontramos con una situación diferente, ya que muchos miembros del equipo quieren volver a la oficina y no para ser más productivos, sino para trabajar más en equipo. La cultura es un valor clave para nuestra empresa y por eso el reto será diseñar el tipo de espacio que vamos a necesitar a partir de ahora, que nos permita generar una mejor experiencia para nuestro equipo y un mayor sentido de comunidad”, explica Carmen Boronat, CMO de Cloud District.

“Durante el diseño de este proceso, teníamos la urgencia de encontrar un espacio alternativo en el que poder trabajar durante algunos meses parte del equipo, mientras resolvemos si vamos a contratar una nueva oficina propia o combinarla con otras alternativas como coworking para puestos rotativos o reuniones. Todo dependerá de las necesidades del equipo y de cómo podamos darles respuesta en este momento de incertidumbre general", asegura.

Productividad y conexión del equipo

Trabajar la conexión del equipo y avanzar más rápido en muchas tareas son los motivos por los que Dolnai ha vuelto a Impact Hub Picasso. Esta startup ofrece un software de optimización de campañas de Google Ads, basado en inteligencia artificial, deep learning y procesamiento de lenguaje natural y su CEO y fundador, Manuel Arrufat, fue el primer inquilino del espacio Picasso. Dejaron el espacio con la pandemia y desde septiembre han vuelto al coworking un día a la semana.

“La idea es juntarnos las 9 personas del equipo de Madrid mínimo un día a la semana. Creo que en casa no se es igual de productivo, sobre todo en el caso de las startups como la nuestra, que cada día nos enfrentamos a retos nuevos que no tienen un proceso establecido, como sucede en empresas que se dedican a sectores o tareas menos innovadoras. La interacción humana es insustituible”, defiende Arrufat.

En su opinión, la flexibilidad es el punto fuerte de los espacios de trabajo compartido en el momento actual de incertidumbre. “La situación actual es un gran reto para las oficinas grandes que tienen contratos de permanencia a largo plazo. Creo que los espacios como Impact Hub son una gran alternativa, no solo por las medidas de higiene y seguridad que hay para prevenir contagios, sino por la flexibilidad que hay para adaptar las opciones a lo que necesita cada empresa. En nuestro caso, en los últimos años hemos pasado de 3 a 10 empleados y siempre hemos tenido soluciones de espacio”.

En esta época de cambios, las empresas deben ofrecer a sus trabajadores más opciones y que estos puedan tener flexibilidad para elegir el mejor lugar de trabajo para las tareas que tengan que realizar. La combinación de oficina, teletrabajo y coworking conforman un ecosistema de opciones de espacios de trabajo que, sin duda, ofrece respuestas a la nueva realidad social.

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