Espacios de encuentro, Eventos

01.Sep.2021

Cómo optimizar las salas de conferencias

Las salas de conferencias son uno de los puntos clave a la hora de entender el desarrollo de un negocio. ¿Por qué exactamente? Por una parte sirven para celebrar teleconferencias puntuales, reuniones con el consejo de administración, debates entre los miembros de la dirección y otras situaciones en las que se toman decisiones importantes. Por otra, son una de las ubicaciones más confortables de la oficina, tanto en términos de equipamiento audiovisual, como de mobiliario.
Sala Gobernador 1 - Impact Hub Gobernador

Entendiendo esto, emprender una optimización (en medios y recursos) es un hecho obligado para toda compañía, a fin de proporcionar las mejores experiencias y conseguir resultados de valor. 

 

Instalaciones y tecnología

Como mínimo, las salas de conferencias deben estar equipadas con un micrófono, altavoces y una cámara de alta resolución con amplio ángulo de visión.

  • Una pantalla que proporcione la máxima visibilidad cuando se proyectan gráficos y puntos informativos clave. 
  • Una pizarra blanca para poder tomar anotaciones y exponer esquemas. Las pizarras interactivas permiten editar, transcribir, guardar y enviar por correo electrónico cualquier tipo de anotación.
  • Sensores de movimiento que ayuden a encender y apagar automáticamente los equipos cuando la gente salga y entre en la sala.
  • Sistemas de reserva con una pantalla táctil que proyecte la disponibilidad de los habitáculos, facilitando a los asistentes acciones inmediatas.
  • Soluciones inalámbricas para compartir pantallas y facilitar la visualización de informes. 
  • Amplificadores, repetidores o extensores Wi-Fi. No hay nada peor que perder la conexión a Internet en medio de una videoconferencia importante. Hay que asegurar la disponibilidad de una buena cobertura, así como la máxima ciberseguridad. 
  • Fuentes de alimentación integradas, paneles de entrada en lugares estratégicos y soluciones orientadas a la conectividad y el control de asistentes.  

 

Número de asistentes

Cómo optimizar las salas de conferencias

Las salas de reuniones más pequeñas deben disponer de espacio para un máximo de 4 personas. Estos emplazamientos han de articularse en torno a una configuración básica. Un ejemplo sencillo sería la implementación de un televisor o pantalla, una pizarra y una cámara web. Las habitaciones más grandes precisan de una instalación más avanzada. Pueden incluirse proyectores, micrófonos, un sistema de altavoces con amplificación, varias cámaras web y un control audiovisual central.

Pongamos un ejemplo sencillo: invitas a un posible socio a tu oficina para exponerle una serie de ideas. La política de tu empresa decreta que todos los empleados tengan portátiles con conexiones HDMI y USB-A estándar. Pero, ¿qué ocurre cuando ese socio potencial saca un MacBook que sólo admite entradas micro USB? Si no hay un convertidor o un sistema inalámbrico para compartir pantalla, se pone a ambas partes en evidencia y se pierde bastante tiempo hasta encontrar una solución. Durante este proceso, la empresa corre el riesgo de parecer poco profesional, sin estar debidamente adaptada a distintas situaciones o contextos.  

 

Confort

La comodidad también es primordial. Una sala de conferencias que se utiliza para reuniones que duran más de una hora tiene que ser cómoda y agradable. Y no sólo hablamos de asientos ergonómicos, que mejoran la postura a la hora de sentarse. Garantizar la comodidad en estos lugares implica eliminar elementos que causen irritación, como los ruidos de fondo, las luces parpadeantes, mesas que se tambalean o situaciones de hacinamiento. La habitación tiene que estar correctamente ventilada y disponer de una temperatura agradable en todo momento. Recomendamos no abusar del aire acondicionado o calefacción en los meses de verano e invierno.

Cómo optimizar las salas de conferencias

Acústica

La acústica también desempeña un papel capital en la experiencia de los asistentes. Este punto es especialmente relevante en las salas más grandes, o en las salas modernas con paredes de cristal. No hay nada más frustrante que tener que esforzarse para oír lo que dice el ponente, mientras está leyendo o aportando datos relevantes. Los techos y las superficies duras y planas son muy susceptibles a la reverberación, lo que hace que la reproducción de audio sea débil y confusa. La cuestión acústica también afecta a la privacidad en las reuniones, ya que las conversaciones se oirán en los pasillos o emplazamientos vecinos. Por ello, es vital instalar materiales que enmascaren y propaguen correctamente el sonido.  

 

Reparación y asistencia audiovisual

Según la tipología y tamaño de cada empresa, puede haber un responsable encargado de gestionar lo relativo a las salas de reuniones y conferencias. De no ser así, esta labor se deja en manos de distintos cargos directivos (siempre y cuando tengan un peso específico sobre este tipo de cuestiones). 

Cómo optimizar las salas de conferencias

En Impact Hub Madrid hemos reinventado nuestro catálogo de servicios para que empresas y organizaciones puedan celebrar eventos sostenibles, seguros e inspiradores.

A esta propuesta novedosa le hemos llamado HOPE, acrónimo de Híbridos, Online, Presenciales y Experienciales, que son las características de definen nuestra oferta. Pero también por la esperanza en impulsar este sector tan valioso que volverá a resurgir con fuerza.

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