Mediante el seguimiento de los indicadores clave de desempeños (KPIs), se puede hacer una evaluación pormenorizada y tomar decisiones basadas en datos para implementar mejoras potenciales. 

El paso a paso para medir el éxito de un evento 

Definir los objetivos

En primera instancia hay que concretar los objetivos y metas que se desean alcanzar con el evento. Estos pueden variar según la naturaleza del mismo, como aumentar el conocimiento de marca, generar clientes potenciales, promover la creación de redes o educar a los asistentes. Es aquí cuando se determinan los indicadores clave de desempeño. 

Recopilar datos

Conviene utilizar herramientas para recopilar datos de interés. Aquí entrarían utilidades como software de registro de eventos, formularios de comentarios, encuestas, herramientas de monitorización de redes sociales y plataformas de análisis web.

Analizar e interpretar los datos

Una vez finalizado el evento, hay que analizar los datos recopilados para obtener información significativa. Esto supone comparar los resultados reales con los objetivos y puntos de referencia previamente definidos. En este sentido, se buscarán patrones, tendencias y correlaciones para comprender qué funcionó bien y que áreas necesitan mejorar.

Generar un informe completo

Resumir los hallazgos en un informe que incluya un resumen ejecutivo, métricas clave, análisis de datos y recomendaciones prácticas. Este informe puede servir como referencia para eventos futuros, además de proporcionar una visión holística. 

Los indicadores o KPIs más habituales

Cada evento es único y la selección de KPIs debe alinearse con sus metas y objetivos específicos. Hay que implementar una combinación de KPIs cuantitativos y cualitativos, a fin obtener una comprensión compleja y acertada. No obstante, estos son los más frecuentes: 

KPI relacionados con la asistencia

1. • Registros totales: mide el interés por el evento a través del total de registros recibidos.
   • Visitantes únicos: determina las personas únicas que visitaron el sitio web o la página de registro. 
   • Participación real: compara el total de registros con el número de participantes reales.

KPI de participación:

1. • Asistencia a la sesión: mide el total de asistencias, lo cual sirve para evaluar el interés sobre una sesión o temática concreta. . 
   • Conexiones de redes: evalúa el éxito del networking facilitado por el evento. 
   • Interacciones en las redes sociales: supervisa la participación en los canales oficiales, poniendo en valor indicadores como likes, compartidos, comentarios o menciones relacionadas con el evento.

KPI de ingresos y ROI:

1. • Venta de entradas: hace un balance de entradas vendidas e ingresos asociados.
   • Patrocinios: evalúa el impacto económico derivado de los patrocinios, a través de los ingresos generados y el nivel de satisfacción de los propios patrocinadores.
   • Retorno de la inversión (ROI): calcula la rentabilidad comparando los gastos del evento (incluidos los gastos de marketing, lugar y personal) con los ingresos generados.

KPI de satisfacción del cliente:

1. • Satisfacción general del evento: recopila comentarios de los asistentes a través de encuestas o evaluaciones posteriores. 
   • Calificación de los ponentes: evalúa la calidad de los ponentes a través de las calificaciones y comentarios de los asistentes. 
   • Índice de recomendación: evalúe la disposición de los asistentes a recomendar el evento a otros, midiendo su probabilidad de promocionar el evento.

KPIs de presencia online y redes sociales:

1. • Menciones en redes sociales: hace referencia a la cantidad de veces que se menciona el evento o  hashtags asociados al mismo en canales como Twitter. 
   • Alcance en las redes sociales: hace un seguimiento de la cantidad de personas únicas que interactúan con el contenido vinculado al evento. 
   • Tráfico del sitio web: mide la cantidad de visitas al sitio web o página de destino del evento. 
   • Sentimiento: analiza el tono de las menciones online, para comprender la percepción y el impacto general que ha tenido el evento. 

Hay que tener en cuenta que la selección de KPI puede variar según la naturaleza del evento y sus metas y objetivos específicos. En resumen, estos indicadores incluyen métricas relacionadas con la asistencia, participación, ingresos y ROI, nivel de satisfacción del asistente y estadísticas de participación en redes sociales y plataformas online. 

Información que debe obtenerse de los indicadores clave de desempeño 

• Las principales motivaciones que los llevaron a asistir al evento (formación, trabajo, networking, etc.)
• El grado de cumplimiento del evento respecto a sus expectativas iniciales. 
• Aspectos de organización y gestión mejorables por parte de los organizadores. 
• La buena o mala elección de la ubicación física del evento, teniendo en cuenta aspectos como la comunicación en transporte público o la accesibilidad. 
• Los pros y contras respecto a otros eventos pasados.  
• La voluntad afirmativa o negativa de volver a participar en un evento similar.
• La voluntad de recomendar el evento de manera voluntaria a su círculo cercano.
• La percepción del ponente como buen orador y transmisor de información de valor.
• El grado de interés en cuanto a estructura, contenido e interacción con los participantes.
• La efectividad del ponente respecto al grado de detalle en el tratamiento, así como la claridad a la hora de abordar ciertas situaciones.

Conclusiones

Medir el éxito de un evento requiere de un enfoque reflexivo y estratégico. Al definir objetivos claros, seleccionar KPI relevantes, recopilar y analizar datos y generar informes completos, los organizadores de eventos pueden evaluar de manera efectiva el impacto de un evento y tomar decisiones informadas de cara al futuro.