¿Cuándo contratar a un productor de eventos?

Eventos de gran magnitud

Si el evento es de gran envergadura, como una conferencia anual, una convención internacional o un lanzamiento de producto importante, es recomendable considerar la contratación de un productor de eventos.

Falta de experiencia interna

Si la empresa no cuenta con personal interno con experiencia específica en la planificación y ejecución de eventos, es probable que sea beneficioso contratar a un profesional especializado.

Recursos limitados

Si la empresa tiene recursos limitados, tanto en términos de tiempo como de personal, un productor de eventos puede ayudar a optimizar el uso de esos recursos y asegurarse de que se utilicen de manera efectiva.

Eventos con múltiples actividades

Si el evento implica varias actividades, como conferencias, exposiciones o networking, entre otros, puede ser de ayuda contar con un productor que tenga experiencia en coordinar y ejecutar eventos complejos.

Falta de contactos y proveedores

Los productores de eventos suelen tener una red de contactos que les permite negociar y obtener servicios de alta calidad a precios competitivos.

Necesidad de cumplir con regulaciones y normativas

Si el evento está sujeto a regulaciones específicas o a requisitos de seguridad, un productor con experiencia puede ser esencial.

Falta de tiempo

Si el equipo interno está abrumado con otras responsabilidades y no tiene el tiempo suficiente para dedicarse a la planificación y ejecución del evento, contratar a un productor puede aliviar esa carga.

Deseo de un enfoque creativo y profesional

Si se busca un enfoque creativo y profesional para el evento, un productor con experiencia puede aportar ideas frescas y soluciones innovadoras.

Eventos con un enfoque RSC

Si la empresa busca integrar la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) en el evento, un productor con experiencia en la materia se vuelve indispensable.

Características de un productor de eventos

Un buen productor debe poseer una serie de características y habilidades que le permitan planificar, organizar y ejecutar eventos de manera efectiva y exitosa. Estos son algunos de los puntos clave: 

Creatividad

La capacidad de generar ideas originales y creativas es esencial para diseñar eventos atractivos e innovadores.

Organización

La habilidad para llevar a cabo múltiples tareas, gestionar detalles y mantener un calendario y un presupuesto. 

Comunicación efectiva

Debe tener habilidades de comunicación de cara a clientes, proveedores, colaboradores y otros stakeholders.

Gestión del tiempo

Es crucial para asegurar que todas las tareas y actividades se completen dentro de los plazos establecidos.

Negociación

La capacidad para negociar contratos, precios y acuerdos con proveedores y otros socios es importante para mantener el evento dentro del presupuesto.

Adaptabilidad

Debe estar preparado para lidiar con cambios de última hora, imprevistos y situaciones inesperadas que puedan surgir. 

Liderazgo y coordinación

Debe ser capaz de liderar y coordinar un equipo, delegando tareas y asegurándose de que todos estén alineados con los objetivos del evento.

Pensamiento estratégico

Debe ser capaz de ver el panorama completo y tomar decisiones estratégicas que contribuyan al éxito general del evento.

Enfoque en el cliente

Debe ser capaz de comprender y satisfacer las necesidades y expectativas del cliente, manteniendo una actitud orientada al servicio.

Conocimiento técnico

Dependiendo del tipo de evento, puede ser necesario tener conocimientos técnicos específicos en áreas como producción de audio, iluminación, tecnología de eventos, entre otros.

Conocimiento de RSC

En el contexto actual, tener un entendimiento de la Responsabilidad Social Corporativa y cómo aplicarla en eventos puede ser una ventaja importante.

Las responsabilidades de un productor de eventos

Planificación y diseño

Esto implica determinar el tipo de evento, el formato, el lugar, la fecha y el horario. También se encarga de la creación del concepto y diseño general del evento.

Presupuesto y finanzas

El productor debe establecer un presupuesto que incluya todos los gastos previstos y asegurarse de mantenerlos dentro de un límite. 

Selección de proveedores y negociación de contratos

Esto implica elegir y coordinar con proveedores de servicios como catering, alquiler de equipo, transporte, etc. 

Coordinación logística

Los productores de eventos se encargan de la logística detallada, que incluye la gestión del transporte, la disposición del espacio, la configuración de equipos y la gestión de la tecnología.

Programación y agenda

El productor debe crear una agenda detallada que incluya todas las cuestiones relativas al evento, como presentaciones, actividades, descansos y otros momentos clave.

Gestión de personal y voluntarios

Esto incluye la contratación y coordinación de personal, así como la supervisión de voluntarios que puedan ser necesarios para el evento.

Gestión de contingencias

Los productores deben estar preparados para responder a situaciones imprevistas o emergencias durante el evento.

Promoción y comunicación

Asegurarse de que el evento esté adecuadamente promocionado para atraer a la audiencia deseada.

Evaluación y seguimiento

Después del evento, los productores analizan su éxito y toman nota de áreas de mejora para futuros eventos.

Es importante destacar que los productores de eventos pueden trabajar de manera independiente o como parte de una agencia de eventos o departamento interno de una empresa. También, debido a la naturaleza diversa de los eventos, los productores pueden especializarse en diferentes tipologías, como eventos corporativos, conciertos, bodas, conferencias, entre otros.