Un evento para dinamizar la comunidad:
Demos - Foro de fundaciones y sociedad civil
Cliente: Asociación Española de Fundaciones (AEF)
Agencia: Impact Hub Agencia de Eventos
Antecedente/reto
Por sexto año consecutivo, Impact Hub Madrid ha organizado el evento anual más relevante de la Asociación Española de Fundaciones (AEF): el foro Demos, Foro de Fundaciones y de la Sociedad Civil. Además de posicionar la marca, el evento tiene como objetivo fidelizar, captar nuevas fundaciones y elevar la Asociación Española de Fundaciones en el ecosistema fundacional. Se trata de un evento híbrido de dos días de duración, en el que el eje central es la participación activa por parte de las fundaciones para crear un ecosistema social, innovador e inclusivo.
Solución propuesta
Durante 7 ediciones, hemos organizado el evento en el Auditorio de la Fundación Germán Sánchez Ruipérez, situado en el centro cultural Matadero de Madrid. Desde Impact Hub nos encargamos de la producción global del evento y la gestión de todos los proveedores, apoyo en los contenidos, coordinación de ponentes y fundaciones participantes y gestión de las inscripciones y check-in del evento.
En la octava edición de 2024, afrontamos el reto del cambio de ubicación del evento y organizamos el evento en Valencia. Como en las anteriores ediciones, nos encargamos de la producción global, contenidos, inscripciones y añadimos la dinamización de la comunidad de Demos a través de comunicaciones a los asistentes sobre el evento: novedades del programa, información sobre la ciudad que lo acoge, etc. calentando así motores para la celebración del evento.
Nos encargamos de la organización de las dos jornadas del evento que implicaron:
- Coordinación de 4 visitas a proyectos de fundaciones en la provincia de Valencia: actividad y traslado de los asistentes
- Cena de bienvenida y dinamización
- Jornada de trabajo en CaixaForum de València: 3 sesiones plenarias, 8 sesiones paralelas y actividades paralelas.
Elementos de comunicación tales como la página web o los diseños y artes finales han sido otros elementos importantes que Impact Hub ha aportado al evento, además de coordinar el catering sostenible, el personal de acomodación, el montaje y desmontaje y la producción.
Impacto logrado
- El 95,1% de los asistentes han valorado que el evento ha estado bien o muy bien organizado.
- Asistencia de más de 300 personas (38,2% de Valencia y resto de fuera).
- Coordinación de 76 ponentes y 30 fundaciones implicadas en los contenidos.
- Se reutilizaron soportes y materiales de ediciones anteriores y todos los elementos efímeros fueron depositados en puntos limpios para su posterior reciclaje. Se contrataron proveedores locales para la mayoría de los servicios (catering sostenible, personal de apoyo junior y artistas locales).
¿Hablamos?
