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Un evento sostenible: Podcast Days

Cliente: La Constante y BrandStocker, organizadores de la cuarta edición de Podcast Days.

Agencia: Impact Hub Agencia de Eventos.

Antecedente/reto

La cuarta edición de Podcast Days, el primer evento para profesionales del podcasting y punto de encuentro y conexión del podcast en España, se ha celebrado el 26 y 27 de octubre de 2023 en el Colegio de Arquitectos de Madrid (COAM).

Contando con 25 patrocinadores ―Spotify, YouTube y Podium Podcast, entre otros―, Podcast Days ha supuesto un espacio de encuentro para que los profesionales del podcasting en España puedan conocer las últimas tendencias, compartir experiencias y establecer contactos.

El evento tenía como objetivo ser el escenario donde conectar a los profesionales del sector del podcasting y estaba dirigido a:

Personas que ya están inmersas en la industria del podcast y desean compartir su experiencia y conocer a otros actores del sector
Aquellos que ven una posible oportunidad profesional y quieren profundizar en su funcionamiento para poder crecer e inspirarse.
Responsables de marketing y marcas que ven en el podcast un canal más dentro de sus estrategias de posicionamiento.

Solución propuesta

Para diseñar Podcast Days, la agencia de eventos sostenibles Impact Hub Madrid ofreció una cobertura 360º para abordar todas las necesidades del evento:

Diseño de producción sostenible
Búsqueda de financiación y patrocinadores
Adecuación, junto con el cliente, de contenidos para la agenda para cumplir con los objetivos de networking, impulso e inspiración del sector
Gestión de taquilla
Coordinación y dinamización de la comunidad (asistentes) al evento
Marketing y comunicación

Cifras de impacto

550 asistentes
13 mesas redondas y casos de éxito
8 talleres prácticos
14 horas de networking
1 zona expositiva de 800 m2
25 patrocinadores
10 expositores
80 reuniones entre los asistentes
10 iniciativas sostenibles
1 entrega de premios

Además, se ha tenido en cuenta los estándares más exigentes en cuanto a sostenibilidad, entendiendo esta desde una perspectiva de equilibrio entre el crecimiento de la economía, el respeto al medioambiente y el bienestar social.

Para ello, se ha propuesto una serie de medidas enfocadas a minimizar y combatir el impacto negativo que el evento pueda causar en estos campos, transformándolo en un impacto positivo del que todos los actores participantes puedan beneficiarse.

Sostenibilidad social

Pausa café con Filantrópico Café. Esta empresa apuesta por la inclusión de personas con discapacidad y en riesgo de inclusión social en su plantilla y su café de especialidad es elaborado y servido mediante un proceso totalmente sostenible.

Actividades de voluntariado social de la mano con Volies. Esta compañía especializada en voluntariado corporativo ofreció diversos talleres.

Equipo de azafatas y azafatos senior con Bioevents. Desde su empresa de eventos sostenibles abogan aportan valor a través de la diversidad generacional.

Paridad en los paneles. Los paneles han contado con un 50% de mujeres ponentes y han apostado por la diversidad para el conjunto de participantes en los contenidos.

Medidas medioambientales

Una única sede. Para evitar traslados innecesarios de asistentes, personal técnico y proveedores, el evento al completo se ha realizado en una sola ubicación, que cumple con todos los requisitos de accesibilidad.

Reutilización. Materiales fungibles como los lanyards utilizados han sido recogidos después del evento para poder volverlos a utilizar en siguientes eventos.

Mínima señalética. Los elementos de señalización (pósters, banderolas, etc.) se han reducido a la mínima cantidad posible, haciendo diseños neutros que puedan ser reutilizables para futuras ocasiones. Además los stands han sido de cartón craft, pensados para ser reutilizados.

Reducción de papel. Se han eliminado los programas de mano, las entradas físicas y los papeles innecesarios, dando alternativa al asistente a través de códigos QR.

Menos plástico. Se ha incentivado el uso de agua de kilómetro cero con vasos, botellas de cristal y loza, evitando así envases de plástico.

Evitando el usar y tirar. Con el fin de no promover los materiales de un solo uso, no se han entregado materiales de merchandising a los asistentes.

Transporte sostenible. Se han buscado alternativas más sostenibles que el avión para los viajes de ponentes que han acudido desde otras provincias o países.