Las 5 claves para organizar una buena videoconferencia

En esta época de confinamiento, la lista de usos de las videoconferencias es muy extensa: reuniones con clientes, reuniones de trabajo, encuentros en nuestro ámbito personal, meet ups, webinars, clases…

Pero antes que nada: ¿cuáles son las ventajas de hacer videoconferencia?

• Ahorro de tiempo. Ninguno de los asistentes tiene que desplazarse y la reunión comienza rápidamente en el momento en el que todos se ponen delante del ordenador.
• Evita distracciones: es más fácil concentrar la atención en los temas principales, ya que el formato no permite divagar mucho ni irse por las ramas.
• Facilita la participación de personas que en otras circunstancias jamás podrían hacerlo, como líderes de opinión o personas expertas en un tema.

Una vez que tenemos claro que vamos a celebrar la reunión a distancia, ¿cuáles son las mejores plataformas para llevarla a cabo? Existen miles de plataformas en el mercado. Estas son solo una pequeña muestra de los servicios disponibles.

Hangouts de Google: es una de las mejores opciones por su facilidad de uso y su fácil acceso. Todo aquel con una cuenta Google puede usarlo, y es muy fácil añadir nuevos participantes. Puede usarse en Chrome, Firefox y Safari. Además, tiene la posibilidad de subir las conferencias a YouTube para compartirlas posteriormente con aquellos que no hayan podido acudir.

Skype: quizás la opción más conocida, tiene la ventaja de que pueden usarla tanto los que tengan cuenta Google como los que tengan cuenta Hotmail. Gratuita hasta un límite de 10 participantes, permite compartir pantalla y consta de chat paralelo para cualquier anotación o enlace que se quiera compartir.

Jitsi: plataforma gratuita y open source. Una de sus mayores ventajas es que puedes integrar tu calendario en la plataforma. Al igual que Skype, te permite compartir pantalla y tiene un chat lateral para hacer anotaciones o compartir links durante la conversación. No obstante, su interfaz aún puede integrar muchas mejoras.

Zoom Meeting: una de las plataformas más intuitivas del mercado, permite añadir hasta 1.000 participantes dependiendo del plan que se tenga contratado. Sus opciones de conferencia son muy amplias, pudiendo hacer llamadas de vídeo, solo de audio, solo con pantalla compartida…

Webex: con un coste de unos 19 € mensuales, y con el sello de garantía Cisco, permite hacer conferencias de hasta 8 personas y compartir pantalla.

Cinco consejos prácticos en videoconferencias

Ya conocemos las ventajas y las posibles plataformas, y ahora llega el momento de la verdad: ¿cómo muestro mi mejor perfil en una videoconferencia?

Podemos pensar que es tan sencillo como darle al botón de aceptar llamada y empezar, pero hay una serie de recomendaciones a tener en cuenta a la hora de encender nuestra cámara:

1. Mantén una postura correcta: no estás hablando por teléfono. El funcionamiento de una videoconferencia no es como el de una llamada de audio. Aunque no intervengas todo el rato sí que vas a estar a la vista del resto de participantes, por lo que tienes que mantener una actitud correcta todo el rato. Dependiendo del tipo de llamada que estés realizando la actitud podrá ser más o menos despreocupada, pero recuerda mantener siempre un lenguaje corporal adecuado a la situación en la que te encuentres.

2. Busca un lugar tranquilo y poco transitado. Si estás en la oficina, busca una sala a ser posible individual, donde tengas espacio y puedas hablar sin molestar a nadie y sin que te molesten. Si estás en casa busca siempre el espacio más neutro que puedas y en el que no vayas a tener interrupciones. Recuerda que el fondo va a influir mucho en cómo perciben los demás tu presencia. Busca siempre lugares con paredes neutras, que se vean como un entorno profesional o, al menos, sin estridencias que distraigan a quien te observa a través de la cámara. Dentro de lo posible, elige un entorno parecido al que usarías para tener una reunión presencial. Por ejemplo, nunca estarías en una reunión con una tele encendida detrás, o con un poster de un grupo de música.

3. Asegúrate de que tienes buena conexión a internet y de que tienes la versión más actualizada de la plataforma que vayas a usar. Esto es muy importante para evitar comenzar la reunión a tiempo y, una vez comenzada, que no se vea interrumpida por esos incómodos cortes y planos congelados que todos hemos experimentado alguna vez.

4. Una buena iluminación también es importante. Dado que se produce un contacto cara a cara, aunque sea a través de una cámara, es importante que se te vea bien. Evita luces muy potentes justo encima de tu cabeza, pues tus compañeros solo verán un resplandor blanco y no tu cara. Lo mismo se aplica para grandes focos de luz detrás de ti, pues crearás los tan indeseados contraluces que hacen que no se vea nada más que una mancha oscura.

5. ¿Uso cascos? Siempre que el espacio te lo permita, es mejor no usarlos, pues se ve más profesional una persona sin auriculares (en una reunión presencial nadie los llevaría). Aquí entra en juego tener tu equipo a punto para poder gozar de la mejor calidad de sonido posible y así evitar los auriculares. Para ello, prueba siempre tu micro y salidas de audio antes de comenzar la videoconferencia. Sin embargo, si te conectas desde un espacio compartido, el uso de auriculares es casi imprescindible, así como controlar tu nivel de voz.

El mundo tecnológico cambia constantemente, mejorando los recursos a nuestro alcance, pero no debemos olvidar la parte humana en todo ello, y cómo podemos nosotros aprovechar lo mejor posible las herramientas que tenemos. Así que pon tu mejor cara, y ¡a videoconferenciar!