Usos que puedes darle a una sala de juntas y reuniones

Las grandes organizaciones suelen disponer de un espacio propio, mientras que las pymes y pequeñas empresas optan por alquilar despachos preconfigurados (en hoteles, centros de conferencias o coworkings). En el último año, debido a la crisis del coronavirus, la demanda de estos emplazamientos ha caído considerablemente. No obstante, se observa una reactivación en la necesidad de los mismos, especialmente en un contexto que tiende hacia lo híbrido. 

En el siguiente post te explicamos las ventajas que aportan las salas de juntas y los distintos usos que pueden tener. 

¿Qué ventajas aportan las salas de juntas? 

• Están diseñadas para mantener información y conversaciones confidenciales a puerta cerrada. Estas salas son un espacio ideal para ocuparse de asuntos delicados, como ideas rompedoras, lanzamientos de productos y cuestiones estructurales. A diferencia de los lugares de reunión abiertos, como las cafeterías y los restaurantes, una sala de juntas bien diseñada permite preservar los datos internos.
• Hay una energía inmejorable cuando se reúne a gente para hacer brainstorming. Crear ambientes favorables a generación de ideas pasa por dotar a las salas de juntas de herramientas que fomenten la creatividad. Estas pueden ser unidades de videoconferencia, monitores de alta definición, pizarras, rotuladores, mobiliario flexible y cualquier otro elemento que aporte dinamismo y exploración. La creatividad es el motor del éxito, e incentivar es clave para el progreso de cualquier proyecto corporativo.
• Impresiones positivas. Dejar huella en los socios y clientes ayuda a que la empresa tenga una imagen verdaderamente profesional. Llevar a cabo una reunión en un entorno cuidado y competente puede derivar en nuevos clientes y acuerdos estratégicos, lo que conduce al crecimiento de la organización.
• Comodidad. Normalmente, en las salas de juntas encontramos ambientes tranquilos y sin distracciones, lo que permite que todos los asistentes se puedan concentrar. Puede ponerse manos a la obra con facilidad, sin distracciones y ruidos.
• Profesionalidad. Cuando se trabaja en un entorno diseñado para tal fin, como una sala de juntas, todos esperan que la reunión se lleve a cabo de manera profesional. El conjunto de asistentes entiende que es momento de dar lo mejor de sí, incluso si el entorno es moderadamente informal.
• Conectividad. La mayoría de las salas de juntas incluyen una buena conexión a internet. Esto posibilita utilizar con libertad dispositivos inteligentes y otros equipos de trabajo durante la reunión.

Principales usos de las salas de juntas

Reuniones con clientes.

El cometido central de una sala de juntas es la celebración de reuniones. Los miembros del coworking pueden convocar encuentros con sus clientes en ambientes concebidos para tal fin. En ellos encontrarán los medios técnicos que necesitan, así como un asesoramiento integral por parte del equipo de Impact Hub. Esto aporta credibilidad y ayuda a proyectar una imagen de seriedad.  

Reuniones internas.

La sala de juntas es el mejor lugar para congregar a los integrantes de un mismo equipo. Cuando se saca a las personas de su espacio de confort se genera diálogo, negociación y compromiso. Para conseguir que cada participante aporte su grano de arena, hay que facilitar los recursos que sean necesarios, como monitores de alta resolución, un buen sistema de videoconferencias y pizarras para hacer esquemas y anotaciones. 

Hora feliz.

Todos necesitamos desconectar y cargar las pilas. Partiendo de esto, resulta conveniente invitar a los miembros del equipo a la sala de juntas, ya sea para tomar un refresco o celebrar un acontecimiento especial. Además de fortalecer el sentido de comunidad, las horas felices son un buen recurso para no ceder ante los periodos de estrés. 

Jornadas informativas  

Son eventos informales que se organizan para explicar las características y finalidades de los proyectos en curso. Uno a uno, los participantes se van turnando para explicar en profundidad sus objetivos profesionales, con el objetivo de establecer sinergias de valor. Este punto es clave, ya que muchas veces se acude a las oficinas, pero no se interacciona con otros sujetos activos en el espacio compartido. Se trata de escapar del aislamiento y encontrar soluciones a través de las redes de apoyo. 

Almuerzos 

Los miembros de la comunidad pueden compartir ideas mientras almuerzan juntos. Ya hemos hablado de lo importante que es generar grupos homogéneos, que se conozcan en profundidad y actúen como una piña. Quedar para comer es una oportunidad de oro para conocer esa parte personal de cada uno que rara vez emerge en el desempeño de la actividad profesional. 

Formación e intercambio de conocimiento 

Otra utilidad provechosa pasa por destinar estas salas a la formación en Usos que puedes darle a una sala de juntas habilidades concretas o “skill shares”. Explicado de manera sencilla, se trata de tutorías gratuitas para cualquiera que esté interesado en aprender una disciplina. Puede ser cualquier cosa: un taller para redactar informes, nociones de programación, creatividad, diseño gráfico o marketing digital. Siempre que exista un interés real, es una buena manera de fomentar la capacitación. 

Videoconferencias

Cada vez más personas optan por trabajar a distancia. En este sentido, las salas de juntas se han convertido en un entorno fundamental que posibilita el contacto en remoto. Una vez más, contar con un buen sistema de videoconferencia permite mantener redes profesionales con independencia de la ubicación. También hay que prestar atención al sistema de audio, que es tan importante como generar la mejor calidad de imagen. 

Salas de reuniones y juntas: guía para sacarles rendimiento

¿Por qué las salas de reuniones son importantes en el contexto actual? 

Pese a la revolución digital en la que nos encontramos, el cara a cara con socios, proveedores o compañeros de trabajo sigue teniendo un valor añadido imposible de igualar.  

En la actualidad, los ambientes son más bien mixtos, y un porcentaje nada desdeñable de freelancers, emprendedores y trabajadores prefiere encontrar un equilibrio entre el desempeño 100% remoto y la presencia activa en espacios como coworkings.

Es aquí donde las salas de reuniones cobran una importancia capital. El actual estado de cosas ha transformado estos emplazamientos en núcleos de contacto, en los que generar diálogos activos y poner debates sobre la mesa. Dicho de otro modo, es la localización a la que acudir cuando se sale del teletrabajo. Es la alternativa que facilita sinergias y alianzas a medio-largo plazo.

Nadie pone en duda las ventajas y flexibilidades que nos ha regalado el trabajo remoto, pero no hay que caer en engaños: el profesional del siglo XXI necesita (y necesitará) de lo tangible para que su proyecto llegue a buen puerto.  

¿Cómo son las salas de reuniones modernas?

La modernización se ha convertido en una prioridad para los equipos de IT, que investigan activamente sobre nuevas e interesantes soluciones. ¿Cómo se materializan estos avances? 

La forma de concebir las salas de reuniones ha cambiado. El modelo actual debe profundizar en infraestructuras y tecnología, posibilitando un mayor espíritu colaborativo. Además, el proceso de digitalización está transformando estas salas en espacios híbridos, con participantes que intervienen a través de sistemas de videoconferencia. Esto elimina las barreras físicas e impulsa la disponibilidad.

Estas son las principales tendencias: 

Sistemas de videoconferencia integrados

Los sistemas de videoconferencia integrados posibilitan una mejor comunicación en términos de imagen y sonido, ya sea entre miembros de la propia organización o con socios ajenos a la misma. Los elementos esenciales que constituyen estas instalaciones son los siguientes: una cámara, una pantalla de gran formato y un micrófono. Los paquetes de alta gama suelen incluir audio mejorado, pantalla táctil y facilidades para compartir documentos e incluso administrar las salas destinadas a reuniones. 

Los modelos integrados no solo crean una dinámica de reuniones más colaborativa, sino que además suponen un salto adelante en el proceso de digitalización de las empresas. Ayudan a los equipos a mantener conexiones humanas, con independencia de su ubicación física, lo cual facilita la toma de decisiones y pone en bandeja la posibilidad de articular sinergias a nivel internacional. 

Los equipos necesitan acceso a soluciones de colaboración que les permitan reunirse a través de llamadas de audio, videoconferencias, usos compartidos de pantalla o mensajería instantánea en tiempo real. Confiar en demasiadas herramientas genera un enorme problema de desincronización. Al implementar un sistema central, con una interfaz de usuario fácil de administrar, los equipos pueden concentrarse en sus reuniones sin tener que preocuparse por solucionar las clásicas incidencias que afectan a la fluidez.

Videoconferencia en la nube

En el actual contexto de pandemia las videoconferencias se han convertido en un recurso indispensable para las empresas. El video garantiza a los participantes una comunicación fluida y clara, a través de un formato que ofrece la máxima interacción. El valor de este sector se ha disparado en los últimos años, y se espera que alcance los 4.480 millones de dólares en 2023. 

Además, las soluciones cloud se han consolidado como parte integral de las infraestructuras corporativas. El ejemplo clásico es “Office 365 for Business”, desarrollado por Microsoft. 

Estas implementaciones son rentables, escalables y seguras, al tiempo que aumentan la capacidad de comunicación e intercambio de información útil. 

Por lo tanto, es natural que las videoconferencias basadas en la nube estén marcando el paso a la hora de concebir salas de reuniones modernas. 

Las videoconferencias cloud permiten a las compañías ahorrar en costes. En este contexto, no necesitan personal a cargo de la gestión y mantenimiento de los propios servidores. Al utilizar la nube, será el proveedor quien se responsabilice de las posibles incidencias. Los empleados podrán centrarse en sus tareas y se beneficiarán de una comunicación rápida y sin interferencias. 

Por otra parte, la tecnología cloud asegura la mejor calidad de audio y video en todas las circunstancias, lo que redunda en una mayor efectividad de las reuniones. En lo que respecta a seguridad online, los proveedores facilitan reuniones encriptadas mediante protocolos de autenticación integrados en el sistema. Así, se preserva la privacidad a la hora de hablar de cifras o datos confidenciales. Las actualizaciones se obtienen inmediatamente, una ventaja que se traduce en equipos plenamente informados, al corriente de las novedades y alineados con la realidad corporativa. 

Cabe destacar la importancia de la asistencia instantánea, que proporciona tranquilidad en cualquier contexto.

Hay tres puntos que conviene señalar: 

1. Los usuarios están permanentemente conectados y pueden pedir ayuda al momento.
2. El equipo de soporte analiza cada escenario y genera informes en tiempo real, que contienen los datos necesarios para solucionar rápidamente el problema.
3. Los miembros del equipo se benefician directamente de los recursos basados en la nube, como documentos, vídeos didácticos y otros formatos de utilidad, que sirven para estimular las competencias.

En definitiva, la inteligencia artificial integrada y las videoconferencias cloud han llevado a las salas de reuniones modernas al siguiente nivel.

¿Qué incluyen las salas de reuniones modernas?

Iluminación nítida y confortable

La iluminación tiene un enorme impacto en la calidad de las presentaciones, tanto si la reunión se limita a la mesa como si se realizan videollamadas. Una luz intensa puede frustrar y cansar a los asistentes, afectando a su capacidad de concentración. Las salas avanzadas están iluminadas de forma cálida, suave e indirecta, sin deslumbramientos molestos ni destellos innecesarios.

Pantallas de calidad

Las salas TOP cuentan con monitores LED capaces de emitir en FULL HD o 4K. Algunos emplazamientos están equipados con pantallas que configuran un videowall, lo que permite celebrar encuentros con varias personas.

Entradas y salidas de audio dispuestas con precisión

Estas salas implementan micrófonos en la mesa central, favoreciendo una calidad de audio óptima. Algunas empresas optan por instalar dispositivos en el techo, lo que posibilita captar sonido 360 grados y eliminar ruidos ambientales. Los altavoces se distribuyen por zonas estratégicas, generando un ambiente homogéneo y funcional.

Sistemas de control intuitivos

Una sala moderna es aquella que favorece el control sobre todos los elementos, desde un único dispositivo y de manera intuitiva. Este control suele materializarse en forma de panel táctil, en el que se pueden calibrar aspectos como temperatura e iluminación.

Entornos 100% inalámbricos

Las infraestructuras inalámbricas permiten ver los contenidos con la máxima comodidad. Ya no es necesario utilizar cables y lidiar con problemas de compatibilidad entre dispositivos.

5 elementos que deberían tener las salas de reuniones

Wifi de alta velocidad

Las salas de reuniones han de disponer de la mejor conexión a internet. Este punto es tan evidente como esencial, ya que a lo largo de una jornada se contrastan datos, se celebran videoconferencias y se recurre a contenido audiovisual. Fallar en esto supone echar por tierra cualquier esfuerzo.  

Sistema de videoconferencia

Cuando se convoca una reunión no todos los asistentes pueden acudir de forma presencial. Por ello, además de contar con una conexión wifi de calidad, hay que disponer de un sistema de videoconferencias 100% funcional, que posibilite una comunicación fluida en cualquiera de las circunstancias. Esto cobra especial envergadura en el actual contexto de pandemia, que ha servido para naturalizar el trabajo en remoto. 

Correcta ventilación e iluminación

No se puede obligar a los asistentes a permanecer sentados en una sala calurosa y mal ventilada. La comodidad es un “must” que influye notablemente en la reputación. El emplazamiento debe configurarse apropiadamente y permitir la entrada de luz natural. No obstante, es necesario recordar que un exceso de luminosidad puede convertirse en un elemento distractor. 

Asientos adecuados

El mobiliario es un componente crucial dentro de las salas de reuniones. Las sillas incómodas desvían la atención de los asuntos que se están tratando. Por otro lado, las mesas demasiado pequeñas pueden provocar una sensación de estrechez, lo que hará que la reunión sea desagradable. Es importante adquirir muebles que influyan positivamente en la concentración. La decoración también tiene un papel fundamental a la hora de proyectar una imagen atractiva.

Equipo de sonido

De nada servirá procurar la máxima comodidad si luego no se escucha bien a los interlocutores. La acústica es, en muchas ocasiones, un hueso duro de roer para las compañías. Hay que seleccionar espacios y materiales que faciliten una correcta transmisión del sonido. Todo ello reforzado por un sistema que amplifica cada intervención. 

Otros aspectos a tener en cuenta

Nada retrasa más las reuniones que no disponer de los cables adecuados.

Resulta conveniente almacenarlos en las salas de reuniones, de manera que siempre se disponga de recursos efectivos. Eso sí, debe hacerse un testing previo que garantice la ausencia de errores de conectividad. 

Una cafetera y/o un hervidor de agua caliente para el té. 

Las presentaciones y proyectos han de poder leerse desde cualquier lugar de la sala. 

Pizarra blanca con rotuladores. Este instrumento permite hacer anotaciones y esquemas explicativos. 

Hay que asegurar que las persianas funcionan lo suficientemente bien como para aumentar la visibilidad del proyector.  

El sector de los eventos es uno de los que más ha sufrido el impacto del coronavirus. De un día para otro, empresas de toda índole han tenido que transformarse para sobrevivir en un nuevo mundo. Aunque tuvieron que cancelarse agendas y encuentros, la necesidad de encontrarse ha prevalecido en el marco digital. 

¿Qué debes hacer antes de alquilar una sala de reuniones? Los 6 puntos clave para elegirla

Seleccionar una sala de reuniones es una tarea compleja. Se trata de un emplazamiento en el que se tomarán decisiones importantes, y no basta con cualquier opción. En el siguiente post desarrollamos los puntos clave que deberás tener en cuenta.

Concretar el ambiente

Lo ideal es contar con un espacio que sea 100% compatible con la naturaleza del encuentro, a fin de no desentonar y conseguir la mejor experiencia.

Situaciones a tener en cuenta: 

• Si te reúnes con clientes o socios potenciales, elige una sala que proyecte profesionalidad.
• Si se trata de jornadas de varios días, se requerirá un espacio flexible con servicio de catering.
• Si es una presentación de producto o una rueda de prensa, habrá que habilitar un pequeño escenario.
• También hay que poner en valor el tamaño: es indispensable calcular bien el aforo y las personas que van a ser convocadas.

Consejo: es mejor decantarse por un ambiente de primer nivel que por una opción barata. 

Estudiar la oferta de instalaciones y asistencia profesional

Hay infraestructuras básicas que no pueden faltar en tu lista de mínimos: 

• Wifi fiable y de alta velocidad para todos los asistentes.
• Un micrófono para los ponentes.
• Un proyector para las presentaciones.
• Medios audiovisuales para hacer videoconferencias y permitir encuentros híbridos.
• Una impresora para poder proporcionar documentación.

Si alguno de estos puntos no se incluye en el pack, habrá que crear una nueva partida presupuestaria. 

La asistencia profesional es otro factor a considerar. Por ejemplo, el personal informático y los servicios de catering aportan seguridad y constituyen un respaldo infalible. Recomendamos estudiar el tipo de asistencia que se ofrece con el alquiler. 

Evaluar el coste real 

Antes de firmar cualquier contrato hay que calcular el importe total de la sala de reuniones y, sobre todo, los costes derivados de la planificación. 

Consejo: resulta conveniente añadir una partida extra para gastos imprevistos. Nunca se sabe cuándo pueden surgir determinadas incidencias. 

Una vez conozcas el montante asociado al alquiler, hay que evaluar las condiciones y métodos de pago: ¿se requiere un depósito?, ¿qué porcentaje? ¿Se procede antes o después del evento? ¿Qué opciones de desembolso existen? Estas preguntas son fundamentales para no llevarse sorpresas innecesarias. 

Algunos lugares facilitan pagar en cuotas trimestrales o anuales, mientras que otros sólo posibilitan hacerlo mes a mes. También existen contratos o afiliaciones de al menos tres meses.

Asegúrate de preguntar por cualquier gasto que no esté incluido en el alquiler: a veces se cobran suplementos de lo que no se tiene constancia. 

Garantizar comodidad y accesibilidad 

El confort de los asistentes es clave a la hora de hacer una selección. La experiencia ha de ser lo más cómoda posible:

Eligiendo un lugar cercano, para que el desplazamiento sea mínimo.

Disponiendo de un aparcamiento amplio. 

Sufragando los costes derivados del transporte público.

Consejo: aunque es más barato elegir un emplazamiento en la periferia, la distancia siempre se convierte en un inconveniente. 

Si el lugar tiene algunas limitaciones (por ejemplo, las rampas para sillas de ruedas no están cerca de la sala de reuniones), hay que implementar recursos adicionales y una señalización especial para el día del evento. 

Asegurar la privacidad

Esta es una de las razones con mayor peso específico. Si se va a celebrar una junta de directivos, se requiere un nivel de confidencialidad que, en muchos casos, es imposible de garantizar en las propias oficinas. Por ello, conviene hacer convocatorias fuera de las instalaciones oficiales. Alquilar una sala de reuniones ofrece un alto grado de privacidad y seguridad. 

Calcular el espacio que se necesita

Puedes encontrar emplazamientos de todos los tamaños: algunos se dirigen a pequeñas empresas, autónomos y startups; otros permiten alojar a grandes equipos y proporcionan distintos ambientes en la misma ubicación. Hay que verificar la disponibilidad de luz natural y un uso adecuado del aire acondicionado o calefacción.  

Consejo: el espacio no se limita al aforo. Una mala iluminación y un exceso de frío o calor pueden desembocar en malos resultados. 

Otras consideraciones

El catering tiene que estar 100% garantizado. En este punto, los menús han de ser variados, incluyendo opciones veganas o sin gluten. 

Las cantidades de comida y bebida han de ser suficientes para abarcar la duración del encuentro.

El lugar de celebración ha de disponer de personal de seguridad. 

El coworking es la opción ideal para alquilar una sala de reuniones o sala de juntas

Llegados a este punto, consideramos que la mejor opción para celebrar este tipo de eventos pasa por elegir un coworking. Te explicamos las razones:  

Instalaciones completas. No es necesario estar pendiente de la disponibilidad de infraestructuras y tecnología, puesto que ya vienen incluidas. Este es un enorme punto a favor, ya que libera a la organización de una enorme carga de trabajo y responsabilidad, como puede ser la contratación de equipos audiovisuales.

Localizaciones céntricas. Los coworkings suelen ubicarse en zonas exclusivas de las grandes capitales, ofreciendo buena comunicación y accesibilidad por transporte público.

Asistencia profesional. Estos establecimientos tienen en su haber un equipo de trabajadores que operan para facilitar la vida a los que trabajan en sus instalaciones. En todo momento se dispondrá de asesoramiento, atención y personalización.

Privacidad. Los habitáculos se ubican en lugares neutros, alejados de las oficinas centrales. 

Coste accesible. Pueden alquilarse salas de reuniones a buen precio y de manera puntual, sin necesidad de contratos de afiliación durante largos periodos de tiempo. Esta mezcla entre flexibilidad y tarifas accesibles es su principal valor añadido.

Espacios atractivos. Los coworkings oscilan entre la seriedad del ambiente profesional y lo desenfadado. Este atributo es fundamental para generar un ambiente positivo, cargado de energía.