7 aspectos para potenciar la usabilidad en eventos híbridos

1. Agilizar el proceso de inscripción

Hay que asegurar que el proceso de inscripción es fácil y directo, con instrucciones claras y barreras de entrada mínimas. Por lo tanto hay que prestar atención a lo siguiente: 

• Simplificar el proceso: Utilizar una plataforma de inscripción online fácil de usar y accesible desde distintos dispositivos.
• Ofrecer alternativas: Garantizar múltiples opciones de inscripción, online, por teléfono o presencial, a fin de adaptarse a las diferentes preferencias y necesidades de los asistentes. 
• Recopilar información. Conseguir toda la información necesaria durante el proceso de inscripción: como el nombre, canales de contacto y cualquier restricción dietética, para evitar tener que pedir esta información a los asistentes el día del evento. 
• Utilizar correos electrónicos de confirmación. Enviar correos electrónicos de confirmación a los asistentes una vez que hayan completado el proceso de inscripción, con un resumen informativo del evento y cualquier dato adicional que se necesite. 
• Ofrecer descuentos por inscripción anticipada. Fomentar la inscripción temprana a través de descuentos para los primeros en apuntarse. 
• Proporcionar un seguimiento activo. Una vez finalizado el proceso de inscripción, proporcionar información de seguimiento clara, como recordatorios sobre la fecha y hora del evento, así como cualquier detalle complementario. 

2. Ofrecer una comunicación clara

Hay que transmitir información clara y concisa, que sintetice la logística del evento, incluyendo el formato, el programa y los horarios. Esto se consigue aplicando las siguientes recomendaciones: 

• Establecer un mensaje claro. Es vital generar un mensaje claro y estructurado, para comunicarlo a posteriori en los canales oficiales. 
• Utilizar una amplia variedad de canales. Conviene emplear múltiples canales de comunicación, como el correo electrónico, las redes sociales y el propio sitio web, a fin de llegar a un público amplio y garantizar que los asistentes tengan acceso a la información actualizada que necesitan.
• Proporcionar actualizaciones periódicas. Hay que comunicar las actualizaciones sobre el evento, incluyendo cualquier cambio en el programa o el formato. 
• Enviar recordatorios. Es importante enviar recordatorios sobre el evento, incluyendo la fecha y la hora. Esto evitará equivocaciones u olvidos en el último momento. 
• Responder a las preguntas con rapidez. Resulta indispensable contestar a las preguntas e inquietudes de los usuarios, ya sea a través de correo electrónico, Twitter o chat habilitado. 
• Desarrollar instrucciones claras. Implementar instrucciones claras sobre la asistencia a la parte virtual o presencial del evento, que incluyan información sobre el acceso a la plataforma virtual y sobre cómo participar en sesiones interactivas. 

3. Utilizar la tecnología con eficacia

En un evento híbrido hay que emplear la tecnología para mejorar la experiencia de los asistentes, a través de plataformas destinadas a eventos virtuales, retransmisiones en directo y sesiones interactivas de preguntas y respuestas. 

4. Garantizar la accesibilidad

El apartado virtual del evento tiene que ser accesible para todos los asistentes, incluyendo a los discapacitados (aquí entraría la interpretación en lengua de signos y otras adaptaciones). Los siguientes apartados son clave en este terreno: 

• Subtitulación y transcripción: Proporcionar servicios de subtitulado y transcripción durante todo el evento, (abarcando los componentes de audio o vídeo), a fin de garantizar que los asistentes con discapacidad auditiva puedan participar plenamente. 
• Entorno virtual accesible: El entorno debe ser fácil de utilizar, con una navegación clara y controles intuitivos.
• Realizar auditorías de accesibilidad: Hay que realizar periódicamente auditorías de accesibilidad destinadas a detectar posibles obstáculos y dificultades, con el objeto de revertirlos. 

5. Fomentar la interacción

Es indispensable potenciar la interacción entre los asistentes a través de sesiones interactivas y salas de descanso. Ningún evento tiene sentido real si no se generan sinergias entre los asistentes. 

6. Proporcionar apoyo técnico

La asistencia técnica debe garantizar una experiencia fluida, a través de los siguientes aspectos fundamentales: 

• Contratar un equipo de asistencia técnica especializado. Estos profesionales serán los responsables de gestionar cualquier problema técnico que pueda surgir durante el evento.
• Utilizar tecnología fiable. Contratar plataformas de videoconferencia que dispongan de un historial probado de estabilidad y funcionalidad, a fin de minimizar el riesgo de problemas técnicos.
• Probar la tecnología. Hay que hacer un testeo previo al evento para asegurar de que funciona correctamente y que cualquier problema se resuelve con antelación.
• Ofrecer un servicio de ayuda. Proporcionar un servicio de asistencia o una función de chat donde los participantes tengan libertad para hacer preguntas y recibir asesoramiento. 
• Ofrecer sesiones de formación. Esto ayudará a los asistentes a familiarizarse con la tecnología y reducir el riesgo de problemas durante el evento. 
• Disponer de un plan de reserva. Recurrir a un plan B en caso de problemas técnicos, como contratar una plataforma de respaldo o acciones de contingencia para continuar el evento sin la tecnología previamente escogida. 

7. Personalizar la experiencia

Utilizar datos y técnicas de personalización para crear una experiencia lo más atractiva para los asistentes, personalizando el entorno virtual y ofreciendo recomendaciones adaptadas. 

En conclusión, potenciar la usabilidad incluye agilizar el proceso de inscripción, ofrecer una comunicación clara, implementar tecnología de forma eficaz, garantizar la accesibilidad, fomentar la interacción, implementar la mejor asistencia técnica y personalizar la experiencia. Al dar prioridad a la usabilidad, las empresas pueden crear una experiencia positiva y atractiva para los asistentes y mejorar el éxito general de sus eventos híbridos.