Cómo optimizar las salas de conferencias

Entendiendo esto, emprender una optimización (en medios y recursos) es un hecho obligado para toda compañía, a fin de proporcionar las mejores experiencias y conseguir resultados de valor. 

Instalaciones y tecnología

Como mínimo, las salas de conferencias deben estar equipadas con un micrófono, altavoces y una cámara de alta resolución con amplio ángulo de visión.

• Una pantalla que proporcione la máxima visibilidad cuando se proyectan gráficos y puntos informativos clave. 
• Una pizarra blanca para poder tomar anotaciones y exponer esquemas. Las pizarras interactivas permiten editar, transcribir, guardar y enviar por correo electrónico cualquier tipo de anotación.
• Sensores de movimiento que ayuden a encender y apagar automáticamente los equipos cuando la gente salga y entre en la sala.
• Sistemas de reserva con una pantalla táctil que proyecte la disponibilidad de los habitáculos, facilitando a los asistentes acciones inmediatas.
• Soluciones inalámbricas para compartir pantallas y facilitar la visualización de informes. 
• Amplificadores, repetidores o extensores Wi-Fi. No hay nada peor que perder la conexión a Internet en medio de una videoconferencia importante. Hay que asegurar la disponibilidad de una buena cobertura, así como la máxima ciberseguridad. 
• Fuentes de alimentación integradas, paneles de entrada en lugares estratégicos y soluciones orientadas a la conectividad y el control de asistentes.  

Número de asistentes

Las salas de reuniones más pequeñas deben disponer de espacio para un máximo de 4 personas. Estos emplazamientos han de articularse en torno a una configuración básica. Un ejemplo sencillo sería la implementación de un televisor o pantalla, una pizarra y una cámara web. Las habitaciones más grandes precisan de una instalación más avanzada. Pueden incluirse proyectores, micrófonos, un sistema de altavoces con amplificación, varias cámaras web y un control audiovisual central.

Pongamos un ejemplo sencillo: invitas a un posible socio a tu oficina para exponerle una serie de ideas. La política de tu empresa decreta que todos los empleados tengan portátiles con conexiones HDMI y USB-A estándar. Pero, ¿qué ocurre cuando ese socio potencial saca un MacBook que sólo admite entradas micro USB? Si no hay un convertidor o un sistema inalámbrico para compartir pantalla, se pone a ambas partes en evidencia y se pierde bastante tiempo hasta encontrar una solución. Durante este proceso, la empresa corre el riesgo de parecer poco profesional, sin estar debidamente adaptada a distintas situaciones o contextos.  

Confort

La comodidad también es primordial. Una sala de conferencias que se utiliza para reuniones que duran más de una hora tiene que ser cómoda y agradable. Y no sólo hablamos de asientos ergonómicos, que mejoran la postura a la hora de sentarse. Garantizar la comodidad en estos lugares implica eliminar elementos que causen irritación, como los ruidos de fondo, las luces parpadeantes, mesas que se tambalean o situaciones de hacinamiento. La habitación tiene que estar correctamente ventilada y disponer de una temperatura agradable en todo momento. Recomendamos no abusar del aire acondicionado o calefacción en los meses de verano e invierno.

Acústica

La acústica también desempeña un papel capital en la experiencia de los asistentes. Este punto es especialmente relevante en las salas más grandes, o en las salas modernas con paredes de cristal. No hay nada más frustrante que tener que esforzarse para oír lo que dice el ponente, mientras está leyendo o aportando datos relevantes. Los techos y las superficies duras y planas son muy susceptibles a la reverberación, lo que hace que la reproducción de audio sea débil y confusa. La cuestión acústica también afecta a la privacidad en las reuniones, ya que las conversaciones se oirán en los pasillos o emplazamientos vecinos. Por ello, es vital instalar materiales que enmascaren y propaguen correctamente el sonido.  

Reparación y asistencia audiovisual

Según la tipología y tamaño de cada empresa, puede haber un responsable encargado de gestionar lo relativo a las salas de reuniones y conferencias. De no ser así, esta labor se deja en manos de distintos cargos directivos (siempre y cuando tengan un peso específico sobre este tipo de cuestiones). 

En Impact Hub Madrid hemos reinventado nuestro catálogo de servicios para que empresas y organizaciones puedan celebrar eventos sostenibles, seguros e inspiradores.

A esta propuesta novedosa le hemos llamado HOPE, acrónimo de Híbridos, Online, Presenciales y Experienciales, que son las características de definen nuestra oferta. Pero también por la esperanza en impulsar este sector tan valioso que volverá a resurgir con fuerza.