Cómo y cuándo hacer invitaciones para eventos

En el contexto actual, las invitaciones para eventos se emiten y aceptan a través de redes sociales y correo electrónico, lo que ayuda a obtener una respuesta rápida por parte del receptor. Dicho esto, la elección del modelo de invitación debe adaptarse al tipo de evento y reflejar la personalidad del mismo. 

Puntos clave para planificar las invitaciones para eventos 

En general, hay que dar respuesta a las siguientes cuestiones fundamentales: 

• ¿Qué tipo de evento se está planificando?
• ¿Es un evento pequeño o necesita de un espacio de grandes dimensiones?
• ¿El acceso es por invitación exclusiva o se trata de una concentración donde cualquiera puede confirmar su asistencia?
• ¿Es importante que los asistentes confirmen su asistencia?
• ¿Hay un objetivo claro de monetización?. En caso afirmativo: ¿está planificada la venta de entradas con la suficiente anticipación?
• ¿Qué información específica se le va a proporcionar a los invitados?

Contenido e información que deben incluir las invitaciones 

En general, una invitación para eventos debe incluir el propósito, la hora y el lugar del evento, junto con las instrucciones pertinentes. La cuestión es clara: hay que dar una respuesta funcional al qué, por qué, quién, cuándo y dónde. 

Estos son los puntos informativos que deben incluirse en las invitaciones: 

• El nombre de la persona invitada.
• El título y la descripción del evento.
• El nombre de los anfitriones, organizadores o empresa.
• La hora y la fecha del evento.
• Dónde se transmitirá o celebrará el evento. 
• RSVP, instrucciones y fecha límite. 

También es factible ampliar información sobre ponentes e invitados, así como todo lo relativo a oportunidades de networking, aprendizaje de nuevas habilidades, temas a tratar y maneras en que los asistentes pueden participar. 

Uso de las imágenes y videos

Las imágenes son un buen recurso para describir y potenciar los eventos. El uso correcto de las creatividades ayuda a generar impresiones positivas en los asistentes, y también contribuye a generar identificación y diferenciación respecto a la competencia. Resulta conveniente contratar los servicios de un diseñador gráfico o editor de video, para que las piezas sean 100% profesionales. 

El apartado visual debe estar alineado con la temática a tratar en el encuentro.

Uso del correo electrónico 

El email marketing es una herramienta fundamental a la hora de hacer llegar las invitaciones, y forma parte del proceso de llamada de atención. Por lo tanto, la creación de textos atractivos y la generación de listas de difusión se convierten en tareas capitales. El camino a seguir se compone de los siguientes puntos: 

• Preparar una lista de direcciones específica y correctamente segmentada. 
• Desarrollar una propuesta de valor que explique por qué el destinatario debe asistir al evento.
• Proporcionar una descripción detallada del evento, con su estructura y contenidos. 
• Incluir la hora, fecha y lugar dónde se transmitirá el evento, así como detalles complementarios. 
• Incluir aspectos relativos a la prueba social.
• Añadir una llamada a la acción o CTA. 

Tratar correctamente la línea de asunto

Estos son los requisitos que hacen de la línea de asunto una herramienta clave para lograr mayor porcentaje de apertura: 

• Que sea breve.
• Los términos más importantes deben estar al principio del asunto.
• Eliminar palabras de relleno y conectores innecesarios. 
• Debe ser clara y específica.
• Hay que mantenerla simple y enfocada a objetivos. 
• Indicar si necesita una respuesta o una reacción concreta por parte del receptor. 
• Incluir una fecha concreta.
• Personalizar añadiendo el nombre y apellidos del receptor. 
• Nunca usar mayúsculas ni abusar de emojis, abreviaturas o símbolos ortográficos. 

Algunos ejemplos de buenas líneas de asunto

Existen estructuras de copywriting que contribuyen a los objetivos de persuasión. Estas son algunas de las más efectivas: 

• ¡Hola (Nombre del receptor)! ¿Estás libre el... únete a nosotros en (Nombre y fecha del evento). En este caso se está haciendo referencia al principio de pertenencia. 
• Precio de entrada exclusivo solo para ti. En este caso se está recurriendo al principio de exclusividad. 
• Tu última oportunidad de ver a (ponente o invitado) en vivo en (nombre del evento)
• (Nombre del evento) está casi agotado. ¡Consigue tus entradas ahora!. En este punto y el anterior se está recurriendo al principio de escasez. 
• ¡Este evento virtual sobre (tema) hará que tus círculos de LinkedIn hablen!. Esta fórmula aborda directamente los beneficios y expectativas del receptor. 
• ¡No te pierdas (ponente o invitado) el (día del evento) a las (hora del evento)!
• ¡No te pierdas la oportunidad de conocer a personas fascinantes en (nombre del evento)!. De nuevo tenemos el principio de escasez como uno de los principales recursos de persuasión. 
• ¡Conéctate y aprende algo nuevo en (nombre del evento) este (fecha)!
• ¡Únete a nosotros y conoce gente nueva en (nombre del evento)

¿Cuándo hacer las invitaciones?

Realmente no hay reglas concretas sobre cuándo enviar invitaciones oficiales; sin embargo, hay algunas cuestiones a considerar que pueden servir como orientación. Cuanto antes se envíen las invitaciones, mayor probabilidad habrá de que los asistentes guarden la fecha. Esto es fundamental, ya que las personas suelen olvidarse de sus compromisos si se les avisa demasiado tarde.