Las grandes organizaciones suelen disponer de un espacio propio, mientras que las pymes y pequeñas empresas optan por alquilar despachos preconfigurados (en hoteles, centros de conferencias o coworkings). En el último año, debido a la crisis del coronavirus, la demanda de estos emplazamientos ha caído considerablemente. No obstante, se observa una reactivación en la necesidad de los mismos, especialmente en un contexto que tiende hacia lo híbrido. 

En el siguiente post te explicamos las ventajas que aportan las salas de juntas y los distintos usos que pueden tener. 

¡Comenzamos!

¿Qué ventajas aportan las salas de juntas? 

• • Están diseñadas para mantener información y conversaciones confidenciales a puerta cerrada. Estas salas son un espacio ideal para ocuparse de asuntos delicados, como ideas rompedoras, lanzamientos de productos y cuestiones estructurales. A diferencia de los lugares de reunión abiertos, como las cafeterías y los restaurantes, una sala de juntas bien diseñada permite preservar los datos internos. 
  • Hay una energía inmejorable cuando se reúne a gente para hacer brainstorming. Crear ambientes favorables a generación de ideas pasa por dotar a las salas de juntas de herramientas que fomenten la creatividad. Estas pueden ser unidades de videoconferencia, monitores de alta definición, pizarras, rotuladores, mobiliario flexible y cualquier otro elemento que aporte dinamismo y exploración. La creatividad es el motor del éxito, e incentivar es clave para el progreso de cualquier proyecto corporativo.  
  • Impresiones positivas. Dejar huella en los socios y clientes ayuda a que la empresa tenga una imagen verdaderamente profesional. Llevar a cabo una reunión en un entorno cuidado y competente puede derivar en nuevos clientes y acuerdos estratégicos, lo que conduce al crecimiento de la organización. 
  • Comodidad. Normalmente, en las salas de juntas encontramos ambientes tranquilos y sin distracciones, lo que permite que todos los asistentes se puedan concentrar. Puede ponerse manos a la obra con facilidad, sin distracciones y ruidos.
  • Profesionalidad. Cuando se trabaja en un entorno diseñado para tal fin, como una sala de juntas, todos esperan que la reunión se lleve a cabo de manera profesional. El conjunto de asistentes entiende que es momento de dar lo mejor de sí, incluso si el entorno es moderadamente informal.
  • Conectividad. La mayoría de las salas de juntas incluyen una buena conexión a internet. Esto posibilita utilizar con libertad dispositivos inteligentes y otros equipos de trabajo durante la reunión. 

Principales usos de las salas de juntas

Reuniones con clientes

El cometido central de una sala de juntas es la celebración de reuniones. Los miembros del coworking pueden convocar encuentros con sus clientes en ambientes concebidos para tal fin. En ellos encontrarán los medios técnicos que necesitan, así como un asesoramiento integral por parte del equipo de Impact Hub. Esto aporta credibilidad y ayuda a proyectar una imagen de seriedad.  

Reuniones internas

La sala de juntas es el mejor lugar para congregar a los integrantes de un mismo equipo. Cuando se saca a las personas de su espacio de confort se genera diálogo, negociación y compromiso. Para conseguir que cada participante aporte su grano de arena, hay que facilitar los recursos que sean necesarios, como monitores de alta resolución, un buen sistema de videoconferencias y pizarras para hacer esquemas y anotaciones. 

Hora feliz 

Todos necesitamos desconectar y cargar las pilas. Partiendo de esto, resulta conveniente invitar a los miembros del equipo a la sala de juntas, ya sea para tomar un refresco o celebrar un acontecimiento especial. Además de fortalecer el sentido de comunidad, las horas felices son un buen recurso para no ceder ante los periodos de estrés. 

Jornadas informativas  

Son eventos informales que se organizan para explicar las características y finalidades de los proyectos en curso. Uno a uno, los participantes se van turnando para explicar en profundidad sus objetivos profesionales, con el objetivo de establecer sinergias de valor. Este punto es clave, ya que muchas veces se acude a las oficinas, pero no se interacciona con otros sujetos activos en el espacio compartido. Se trata de escapar del aislamiento y encontrar soluciones a través de las redes de apoyo. 

Almuerzos 

Los miembros de la comunidad pueden compartir ideas mientras almuerzan juntos. Ya hemos hablado de lo importante que es generar grupos homogéneos, que se conozcan en profundidad y actúen como una piña. Quedar para comer es una oportunidad de oro para conocer esa parte personal de cada uno que rara vez emerge en el desempeño de la actividad profesional. 

Formación e intercambio de conocimiento 

Otra utilidad provechosa pasa por destinar estas salas a la formación en habilidades concretas o “skill shares”. Explicado de manera sencilla, se trata de tutorías gratuitas para cualquiera que esté interesado en aprender una disciplina. Puede ser cualquier cosa: un taller para redactar informes, nociones de programación, creatividad, diseño gráfico o marketing digital. Siempre que exista un interés real, es una buena manera de fomentar la capacitación. 

Videoconferencias

Cada vez más personas optan por trabajar a distancia. En este sentido, las salas de juntas se han convertido en un entorno fundamental que posibilita el contacto en remoto. Una vez más, contar con un buen sistema de videoconferencia permite mantener redes profesionales con independencia de la ubicación. También hay que prestar atención al sistema de audio, que es tan importante como generar la mejor calidad de imagen. 

En Impact Hub Madrid hemos apostado por darle una vuelta a nuestro catálogo de servicios para empresas y organizaciones. Queremos proporcionar la tranquilidad que los nuevos tiempos demandan, a través de eventos sostenibles, seguros e inspiradores.

En este contexto nace nuestra oferta HOPE (Híbridos, Online, Presenciales y Experienciales), que posibilita la creación de espacios sostenibles y orientados a eventos 100% funcionales.