Cómo organizar eventos empresariales de manera eficiente

¡Comenzamos!

Entender el propósito del evento

Es fundamental definir las metas y los objetivos del evento. Para ello, hay que preguntarse cuál es su razón de ser y qué expectativas se desean alcanzar. No debe concebirse como un mero encuentro corporativo, sino más bien como una experiencia memorable, que genere impacto y recuerdo en el asistente.

Fijar un presupuesto realista

Hay que conocer los costes de producción y sumarle un 10% al total. Esto se debe a que las cosas nunca salen como se planifican, por lo que es necesario disponer de un colchón para cualquier contingencia o evento inesperado. 

Una vez fijado el presupuesto, es esencial concretar las partidas que lo articulan. La elección de los recursos tecnológicos y audiovisuales es algo elemental para que un evento tenga éxito, por lo que siempre hay que centrarse en la contratación de proveedores con buena reputación. 

Además, no hay que escatimar en el catering, considerando las restricciones dietéticas de cada uno de los asistentes. Aunque esto no parezca tan importante como otros aspectos de la planificación, el público es más indulgente con los errores si se siente bien atendido.

Establecer un calendario del proyecto

Crear una lista de objetivos es clave para llevar un control sobre el desarrollo del evento, siempre con un deadline en el horizonte. 

Es recomendable crear una hoja de cálculo y utilizar pestañas individuales para cada pilar del evento: como el lugar de celebración, los ponentes, el programa, la agenda o los medios técnicos. De este modo se pueden chequear las tareas, las personas responsables y los plazos pertinentes.

Concretar el público objetivo

Una parte esencial del proceso de planificación pasa por definir al público objetivo. ¿Se trata de ejecutivos? ¿Directivos? ¿Clientes de toda la vida? ¿Socios comerciales? Una vez concretado el perfil, el programa ha de adaptarse a sus necesidades e intereses. 

Recuerda que cada persona que asiste al evento es un potencial embajador de marca y un generador de word of mouth. Por ello, es indispensable que los invitados tengan la mejor experiencia posible. 

Elegir tema y formato

Una vez establecidos objetivos y audiencias, es el momento de elegir la temática, así como el mejor formato de cara a los asistentes. 

Es buena idea apostar por algo divertido, interactivo y memorable, que rompa la monotonía de otros encuentros más convencionales. Aquí es donde entran en juego propuestas de valor, que incluyen actividades deportivas, invitados especiales y experiencias gastronómicas. 

En definitiva, hay que dedicar tiempo a averiguar qué elementos diferenciales puede tener el evento, respecto a otros del sector y en comparación con otros celebrados anteriormente.

Seleccionar el mejor emplazamiento

Una vez concretado el tipo de evento que se va a celebrar, es momento de encontrar el emplazamiento perfecto. No es buena opción adelantarse y reservar un lugar porque tenga buena reputación o haya sido recomendado. Lo primero de todo es proyectar la arquitectura y buscar el espacio que mejor se amolde a sus características. 

Conviene reservar el local en zonas bien comunicadas y con cierto ambiente, para que los asistentes se sientan cómodos y dispuestos a hacer el viaje. 

Por último, será un acierto utilizar proveedores locales en lo referido a las necesidades de catering y alojamiento. De este modo, se apoya a la comunidad local y se obtienen contactos de valor para futuros proyectos.

En Impact Hub Madrid hemos reinventado nuestro catálogo de servicios para que empresas y organizaciones puedan celebrar eventos híbridos y online, siempre sostenibles, seguros e inspiradores.

A esta propuesta novedosa le hemos llamado HOPE, acrónimo de Híbridos, Online, Presenciales y Experienciales, que son las características que definen nuestra oferta. Pero también por la esperanza en impulsar este sector tan valioso que volverá a resurgir con fuerza.

Planificar la logística del día

Para que el evento sea un éxito, hay que identificar y contratar a los mejores especialistas. Esto incluye empresas de catering, técnicos audiovisuales, diseñadores gráficos, decoradores, fotógrafos y personal de seguridad, por citar sólo algunos. Por supuesto, también hay que contar con ponentes y presentadores, apostando (siempre que se pueda) por personalidades destacadas, expertos e influencers, que garanticen una comunicación clara y efectiva.  

Promocionar el evento

La visibilidad es esencial si se quiere tener éxito. Algunas acciones a seguir son: envío de correos electrónicos a bases de datos, publicación de anuncios en medios del sector y contactar con personajes influyentes. 

A partir de aquí, hay que optimizar la home del sitio con una landing page específica. El social media marketing puede servir para incluir vídeos promocionales, publicaciones en cuentas de invitados y actualizaciones en Facebook, Instagram o Twitter. 

El patrocinio también es una oportunidad de oro. Empresas y particulares se encargarán de inyectar el capital necesario y, además, serán los primeros interesados en hacer las promociones pertinentes. Recomendamos hacer una lista de posibles patrocinadores cuya misión o valores sean compatibles con los del evento. 

Utilizar la tecnología

El uso de aplicaciones para eventos puede agilizar la planificación y propiciar el compromiso de los asistentes. Muchas empresas diseñan su propia versión, que pueden emplear en proyectos futuros. 

Las mencionadas apps son útiles para realizar encuestas y formularios durante las sesiones, cuyos resultados se pueden mostrar fácilmente en las pantallas habilitadas. Las diapositivas que manejan los ponentes deben ponerse a disposición de quien las solicite.

Medir el éxito del evento

Si el evento se desarrolló sin problemas hay que pasar a la fase final, en la que se hacen los pagos pertinentes, se revisa la contabilidad y se concluye con un balance. 

Y lo que es más importante: es necesario recabar la opinión de los públicos. Si se ha desarrollado una aplicación propia en la que se permite hacer comentarios, esta puede emplearse para preguntar a los invitados. A partir de aquí, y con el veredicto sobre la mesa, se tomarán decisiones estratégicas.