Una agencia de eventos está compuesta por un equipo de profesionales especializados en la planificación, organización y desarrollo de eventos. Esto puede darse tanto en el marco físico como en el online, ambos con necesidades concretas. 

Por lo tanto, a la hora de planificar una conferencia, seminario web, taller o lanzamiento de producto, conviene contar con el respaldo de este tipo de empresas.

¿Qué debe esperarse de una agencia de eventos?  

A la hora de contratar los servicios de una agencia de eventos, ambas partes deben tener una actitud de implicación y compromiso. El cliente tiene que brindar todo su apoyo e información, con la idea de alcanzar los mejores resultados.También es importante fijar los objetivos y hacer un seguimiento mensual en base a unos indicadores de desempeño. 

Cabe decir que la agencia de eventos puede hacer una evaluación sobre la viabilidad de los objetivos en base al presupuesto y los recursos disponibles. 

En la primera toma de contacto han de concretarse aspectos como: canales de comunicación, frecuencia de las reuniones, procedimientos, acciones, plazos e informes. 

Principales características de una agencia de eventos

Creatividad y marketing

La agencia de eventos proporciona servicios de marketing y creatividad, sugiriendo ideas y proponiendo mejoras respecto a propuestas preexistentes. 

Los profesionales de la agencia conocen las últimas tendencias en tecnología de eventos e interacción con los asistentes. Por lo tanto, dispondrán de las herramientas y el “know how” suficiente para potenciar la participación y asegurar que el evento sea un éxito.

Personalización y flexibilidad

La agencia de eventos hará todo lo que esté en su mano para asegurar que el proyecto esté adaptado a las necesidades y objetivos del cliente. Así pues, ofrecerá escucha activa y seguimiento personalizado. 

Delegación de la responsabilidad 

La agencia de eventos se centrará únicamente en el proyecto, lidiando con cuestiones de logística y problemas coyunturales derivados de la organización. De esta manera, libera al cliente de tener que supervisar todos estos aspectos, quitándole una importante carga de estrés y garantizando la máxima fiabilidad. 

Equipos especializados y de calidad

La agencia de eventos conoce y contrata a profesionales que disponen de las habilidades necesarias para desarrollar el proyecto del cliente. Tiene acceso a una red de expertos cualificados con los que ya ha trabajado, como catering, técnicos, relaciones públicas, etc. 

Medición y seguimiento

Una vez que finaliza el evento, es capital medir la satisfacción de los asistentes y el ROI obtenido. La agencia de eventos puede hacer una lectura precisa porque cuenta con las herramientas necesarias para tal fin. 

Aquí cobra especial importancia haber determinado los indicadores clave de desempeño, como pueden ser el ahorro de costes, la generación de clientes potenciales, el grado de compromiso de la audiencia, la satisfacción de los asistentes, etc. 

Estos KPIs son fundamentales a la hora de concretar el éxito obtenido e identificar puntos de mejora. 

Cómo elegir una agencia de eventos 

Analiza su presencia online y reputación 

En primera instancia, hay que analizar las redes sociales y el website de la agencia, así como su posicionamiento en los principales motores de búsqueda. 

¿Están utilizando recursos de valor para hacer publicaciones en el blog y canales sociales? ¿Tratan de ser útiles y dar una respuesta efectiva a las necesidades de información de sus clientes? Una agencia de eventos que dedica tiempo y recursos a su estrategia de marketing de contenidos es probable que disponga de un equipo verdaderamente profesional. 

Por último, deben examinarse las calificaciones de clientes y usuarios, ya que es fundamental conocer la reputación real de la empresa. 

Analiza la primera interacción con los representantes de la agencia

Los representantes de la agencia pueden ser poco receptivos, tener un comportamiento hostil, no comprender las necesidades que se plantean o ser descuidados con los correos electrónicos y el flujo de comunicación. 

Ante esta situación, hay que continuar con la búsqueda de otra agencia de eventos. No conviene trabajar con una empresa tóxica y poco profesional. 

Estudia el funcionamiento de la agencia 

Antes de firmar un contrato con una agencia de eventos, hay que investigar en profundidad cómo se organizan los procesos de trabajo. ¿Cuál es su protocolo de planificación? ¿Qué cubre la agencia? ¿Cuál es su enfoque específico en lo que respecta a la logística?

Las respuestas a estas preguntas te permitirán conocer si la agencia de eventos es compatible con tu empresa o si comparten los mismos valores. 

Presta atención a cómo el equipo responde a tus necesidades

En el mundo de los eventos, la reacción y la velocidad lo son todo. Obviamente, no es realista esperar la respuesta a un correo electrónico cinco minutos después de haberlo enviado; no obstante, resulta conveniente poner el foco de atención en la reactividad. 

La planificación de un evento está sometida a cambios e imprevistos, por lo que nunca se sabe cuándo tendrá que realizarse una modificación de última hora. Una buena agencia de eventos siempre será rápida a la hora de hacer estas modificaciones. 

Comience con un proyecto más pequeño y menos costoso

No siempre es fácil saber si una agencia de eventos es realmente buena o no. Ante este panorama, se puede iniciar la relación con un primer proyecto de menor escala.

Por ejemplo, si se tiene prevista una gran conferencia para el próximo año, en el presente ejercicio puede contratarse una agencia destinada a un proyecto menos exigente y sin riesgos, como un desayuno ejecutivo o una pequeña reunión corporativa. Esto permitirá ver cómo trabaja el equipo de la agencia y su capacidad para ofrecer resultados de alto nivel.