La principal ventaja de una correcta gestión es que se produce una mejora potencial en lo referido a implicación y satisfacción laboral. Los grupos funcionales tienen más probabilidades de alcanzar niveles altos de implicación, ya que sus miembros se sienten valorados y apoyados en el día a día.

Estas son las claves:

Definir las funciones y responsabilidades de cada uno de los miembros

Hay que asegurar que cada miembro del equipo comprende cuáles son sus funciones  y tareas asignadas. Para ello hay que atender a los siguientes puntos: 

• Evaluar las necesidades del equipo. Determinar las tareas de las que será responsable cada integrante y concretar las habilidades y conocimientos necesarios. 
• Crear descripciones de los puestos. Elaborar descripciones claras y concisas para cada función, en las que se especifiquen responsabilidades, obligaciones y expectativas. 
• Asignar correctamente las funciones. En base a las descripciones de los puestos, asignar funciones que se ajusten a las habilidades, intereses y objetivos profesionales.  
• Comunicar funciones y responsabilidades. Asegurar que cada miembro del equipo comprende sus labores, convocando para ello reuniones de equipo y facilitando documentación actualizada. 
• Revisar y actualizar las funciones con regularidad. Revisar periódicamente las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo, implementando los ajustes que sean necesarios.  

Comunicar con eficacia

La comunicación es clave a la hora de llevar a cabo una gestión eficaz de los equipos. Debe fomentarse un diálogo abierto y sincero, en el que se escuchen las opiniones de cada uno de los miembros. Esto puede lograrse a través de las siguientes líneas de acción: 

• Establecer canales de comunicación claros y concisos. Hay que asegurar que todos los implicados tengan acceso a las herramientas y tecnologías que se emplean para el diálogo. Esto abarca canales como el correo electrónico, WhatsApp, Telegram y servicios de videoconferencia (Microsoft Teams, Skype, etc). 

• Definir expectativas y directrices. Establecer expectativas y directrices orientadas a la comunicación, como tiempos de respuesta, frecuencia de las actualizaciones y uso de canales recurrentes. 

• Proporcionar comentarios y asesoramiento. El respaldo profesional contribuye a que los miembros del equipo puedan mejorar sus habilidades de comunicación o a resolver cualquier malentendido.
• Abordar los problemas de comunicación lo antes posible. Hay que animar a los miembros del equipo a plantear sus preocupaciones y a realizar un feedback efectivo con la finalidad de encontrar sinergias. 

Establecer objetivos claros

Los objetivos bien definidos contribuyen a que los equipos se mantengan centrados y motivados. Esto se consigue de la siguiente manera: 

• Alineando las metas con los objetivos de la empresa. Asegurar que los objetivos del equipo coinciden con los objetivos generales de la empresa. Esto garantizará que el equipo trabaje en una misma dirección. 

• Estableciendo objetivos SMART: Asegurar que los objetivos son Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Limitados en el tiempo (SMART). 

• Priorizar los objetivos: Priorizar determinadas metas en función de su importancia y urgencia. 

• Comunicar los objetivos con claridad: Los objetivos deben comunicarse con transparencia a todos los miembros del equipo. Esto servirá para que los implicados estén correctamente alineados. 

• Supervisar y controlar los progresos. Esto ayudará a identificar cualquier incidencia y a hacer los cambios necesarios. 

Fomentar la colaboración

Conviene animar a los miembros del equipo a trabajar juntos y a compartir ideas. Para ello hay que hacer lo siguiente: 

• Ofrecer oportunidades para fomentar el espíritu de equipo. Actividades recurrentes como comidas de equipo, actos sociales o salidas en grupo ayudan a generar relaciones sólidas. 

• Fomentar la participación y la inclusión. Hay que asegurar que todos los miembros puedan participar en debates y tener cierto peso en los procesos de toma de decisiones. En definitiva, crear una cultura de inclusión y respeto por las diferentes perspectivas e ideas.

• Definir objetivos comunes: Hay que fomentar que los miembros del equipo puedan trabajar juntos y orientados a una meta común.

• Asignar tareas que requieran colaboración: Asignar tareas y proyectos que requieran que los miembros del equipo trabajen juntos y se vean forzados a colaborar. Esto ayuda a generar confianza entre los implicados. 
• Utilizar la tecnología: Utilizar herramientas y plataformas tecnológicas para facilitar el trabajo en equipo. Esto suele incluir software de gestión de proyectos, colaboración virtual y plataformas de comunicación.

Otros puntos de importancia:

• Ofrecer reconocimientos y recompensas: Reconocer públicamente y recompensar a los miembros del equipo por su buen hacer. 

• Fomentar el aprendizaje y el desarrollo continuos: Ayudar a los miembros en su aprendizaje y desarrollo como profesionales. 
• Gestionar los conflictos con eficacia. Los conflictos son una parte inevitable en cualquier equipo o colectivo. Por ello, hay que abordarlos a tiempo y procurar que los afectados encuentren soluciones efectivas. 
• Mantenerse organizado. Conviene controlar los plazos, las tareas y el progreso del equipo, asegurando que todos los integrantes sean conscientes del momento en que se encuentran. 

En definitiva, los espacios de coworking son ideales para desarrollar procesos de emprendimiento y gestión de equipos, a través de sinergias y colaboraciones efectivas con profesionales de distintos ámbitos. 

La innovación ayuda a mantenerse por delante de la competencia. Con la globalización y un mercado que cambia a una velocidad de vértigo, hay cada vez más actores peleando por su trozo de pastel. El pensamiento innovador ayuda a predecir tendencias y a mantenerse al día con las necesidades de los clientes.