Los espacios de trabajo o workspaces están experimentando una profunda transformación. El aumento de la demanda de oficinas compartidas responde a un gran cambio social. ¿Quieres saber cuáles son las 10 tendencias que mueven esta ola?

El crecimiento del coworking o espacios de trabajo compartido está relacionado con el cambio de las formas de trabajo de la sociedad knowmad, o sociedad de la información y el conocimiento. Muchos de ellos son autónomos o freelances y sus necesidades y motivaciones son diferentes a las de las personas asalariadas.

De real state a comunidades de personas

Inicialmente, las empresas inmobiliarias tradicionales (el sector del real state) se ocupaba de suministrar el espacio. Los usuarios, en este caso empresas o profesionales, se encargaban de la adecuación, mantenimiento y gestión de la infraestructura.

"A día de hoy ya no hablamos de espacio, ni de servicios, ni de tecnología -aspectos que se dan por supuestos- sino que hablamos de personas trabajando"

Hasta 2010, los espacios de trabajo flexible se conocían como business centers u “hoteles de empresa”. Trabajaban sobre la base SaaS (Space as a Service): el cliente se centra en su negocio principal y el operador del espacio se ocupa de la gestión de la infraestructura y servicios con contratos flexibles, ofreciendo también apoyo para el trabajador en movilidad.

A partir de 2010 se produjo la irrupción en la industria del coworking, que no pone el foco en el espacio, ni en los servicios, sino en la comunidad. Con filosofía colaborativa, grupos de personas decidían compartir un espacio y sus cargas y se enriquecían mutuamente compartiendo.

Espacio de trabajo flexible en Impact Hub Barceló

A medida que estos centros crecen en número de espacios y de personas, su gestión se ha ido haciendo más compleja. Es necesaria una especialización y una gestión profesional, por lo que surge la figura de los “operadores de workspaces” y un auge del modelo mixto, que integra componentes del coworking y el business center.

La receta de un excelente espacio de trabajo

A día de hoy ya no hablamos de espacio, ni de servicios, ni de tecnología -aspectos que se dan por supuestos- sino que hablamos de personas, de personas trabajando y de la forma en que esas personas trabajan e interactúan. Así pues, hablamos de SaaE (Space as an Experience). En ProWorkSpaces, asociación de los operadores de workspaces, definimos nuestra actividad como una combinación de espacio, tecnología, servicios y comunidad poniendo en el centro del foco a las personas. La receta que elabore cada uno con esos ingredientes dará un resultado distinto, ajustado al gusto y necesidades de su nicho de mercado, y dependiendo de la sensibilidad del “cocinero”.

Estas son 10 de las tendencias en los espacios de trabajo:

1. Flexibilidad: Nuestra sociedad y la economía están sometidos a cambios disruptivos e incertidumbre. El futuro se construye a pequeños tramos, día a día, y es difícil hacer previsiones a años vista. La flexibilidad es un elemento básico de supervivencia. Se impone aligerar estructuras y disponer de espacios flexibles externalizados.

2. Usar versus tener: El pago por uso en aplicaciones, el car sharing, los renting en elementos de alta obsolescencia… se ha trasladado al mundo de los workspaces. Invertir en una infraestructura detrae recursos que podrían dedicarse a la actividad principal.

"La flexibilidad es un elemento básico de supervivencia. Se impone aligerar estructuras y disponer de espacios flexibles externalizados"

3. Trabajo en equipo y por proyectos: Ante la progresiva especialización y necesaria adaptación al cambio, las empresas montan equipos de trabajo para cada proyecto, integrando tanto trabajadores como freelance. Trabajar en distintos proyectos de distintas empresas enriquece.

4. Autoaprendizaje continuo. La frontera entre formación y trabajo ha desaparecido. Estar en observación continua del entorno, compartir información, pertenecer a comunidades físicas o virtuales de intereses compartidos son la piedra angular de ese continuo aprendizaje. Es conveniente disponer de espacios en el ámbito de trabajo donde se pueda estimular ese “flujo de información” que necesitamos.

5. Democratización de la tecnología. Hace pocos años, la tecnología sólo estaba a disposición de las grandes corporaciones. Actualmente disponemos de potentes herramientas al alcance de cualquiera, que van desde la nube, aplicaciones en pago por uso…

6. Diversidad de espacios funcionales o la muerte del puesto de trabajo nominal. A lo largo del día desarrollamos labores distintas para las que necesito distintos espacios dentro de un entorno: un espacio privado donde ser productivo, una cabina para una videoconferencia, una sala para una reunión de un equipo de colaboradores, un espacio abierto para hablar de forma distendida… La diversidad de espacios con distintas características permite ser más eficientes.

7. Socialización desde el espacio. El ámbito laboral, donde pasamos buena parte de nuestra vida, puede ser enriquecedor, además de que un determinado ambiente puede ayudar en la eficacia y la productividad. De hecho, un entorno laboral saludable influye en el éxito empresarial.

8. Diversidad en la oferta. Cada vez se diversifica más la oferta de espacios de trabajo: especializados según la actividad, con más o menos componente de servicios, según las preferencias personales, el punto en que se encuentre cada proyecto…

9. Movilidad: Podemos trabajar desde cualquier parte en cualquier momento, con lo que puedo trabajar desde casa, en viaje de trabajo de ocio, en un café... Son precisas herramientas que me permitan esa movilidad.

10. SAAE Space as an Experience: Nuestro trabajo es una parte importante de nuestra vida y hemos de integrarlo en ella. El ámbito de trabajo ha de ser un entorno de confianza, acogedor, confortable, además de contar con las herramientas necesarias en el trabajo: conexiones potentes, equipos auxiliares...

Artículo publicado previamente en el ebook The Future of Work, editado por Impact Hub Madrid, Foxize y Malt en mayo 2018.