Eventos, Sostenibilidad e impacto

12.Abr.2022

¿Cómo organizar eventos de empresa sostenible?

Los eventos sostenibles hace tiempo que han llegado para quedarse. Ya no solo resultan beneficiosos para las personas y el entorno: hoy resultan necesarios. La sociedad lo sabe, y comienza a demandarlos tanto a marcas como a organizaciones.
eventos de empresa sostenibles

Pero si todavía te caben dudas de por qué es preferible un evento sostenible frente a otro convencional, has llegado al lugar adecuado. Porque en poco tiempo, solo en unos años, lo convencional será celebrar eventos sostenibles.

No habrá un futuro para las empresas si no somos capaces de asegurar el futuro, un futuro para las personas y el planeta. La mayoría de las empresas son conscientes de esto, y están aplicando principios basados en impulsar la sostenibilidad para, entre otros motivos, no quedarse atrás. Para validar su permanencia: No habrá un futuro para las empresas si no somos capaces de asegurar un futuro.

En cualquier caso, aquí van:

¿Por qué organizar un evento sostenible?

Ahorro

Por mucho que exista la creencia bastante extendida de que un evento sostenible es mucho más costoso de llevar a cabo, la realidad es que puede suponer un ahorro respecto a otro no sostenible según la institución internacional Events Industry Council.

La reducción del consumo de algunos recursos, la reutilización de materiales y la minimización de residuos pueden traducirse en una gestión más eficiente de los costes. O sea, un ahorro directo. En gasto de energía, en gasto de productos. Nadie notará la diferencia, pero el planeta lo agradecerá.

Inclusión

Un evento sostenible también puede serlo por su grado de implicación con toda clase de personas. Puede hacerse... ¡y debería! Por ejemplo, incluyendo un servicio de traducción simultánea a lenguaje de signos, o facilitando el acceso a gente con movilidad reducida. Implicando a colectivos con dificultades para integrarse en el mercado laboral.

Este tipo de acciones contribuyen a reducir las distancias que separan a la sociedad. Lo que tiene una repercusión positiva en cómo esta percibe a la organización creadora del evento.

Igualdad en un evento sostenible

Tener presente la equidad entre hombres y mujeres y garantizar una proporción igualitaria entre los organizadores del evento, es también un avance en dirección a un mundo más justo, mejor.

Resulta evidente que todavía queda mucho trayecto por recorrer en este sentido, pero el camino se hace paso a paso. Por pequeños que sean los pasos, si están orientados a ese futuro deseable, han de darse siempre que exista la oportunidad. Un evento es la ocasión perfecta.

Relaciones

Los eventos sostenibles terminan derivando también en una mejora de las relaciones públicas de la empresa organizadora. Con la comunidad local y con el entorno en el que tiene lugar el encuentro. Con ciertos grupos de interés, asociaciones. Con proveedores, medios, administraciones públicas y también con clientes.

No solo eso. Además de afianzar vínculos ya existentes o estrecharlos con agentes localizados, una iniciativa de estas características es una vía muy interesante para explorar nuevas formas de negocio, alianzas y mercados.

Compromiso

Conviene resaltar de nuevo que la actividad de un evento sostenible no se centra solo en la parte medioambiental. También demuestra ser sostenible por su compromiso con esa comunidad local y ese entorno social.

Respetar y potenciar el desarrollo social y económico circundante, haciendo visible esta decisión e invitando a sumarse a cualquiera que esté interesado, no solo fortalecerá la reputación de los organizadores. También abrirá otras puertas. Algunas incluso desconocidas hasta ese momento.

Concienciación

De un evento sostenible surgen muchos otros. Teniendo en cuenta la gran cantidad de actores participantes, influir y educar en el cambio de la toma de decisiones de todas esas personas puede generar una importante reacción en cadena hacia la sostenibilidad.

Esta parte resulta complicada de medir en comparación con la que hace referencia a los aspectos tangibles, materiales, pero su efecto es mucho mayor y más profundo a medio y largo plazo. Merece la pena.

Competitividad

Aunque en países como España la preocupación por la sostenibilidad no ha sido prioritaria hasta hace poco, durante los últimos tiempos la tendencia ha cambiado. Todo indica que esto es solo el comienzo.

Observando este comportamiento y mirando fuera de nuestras fronteras, parece claro que nuestro país adoptará más pronto que tarde medidas similares a las de Estados Unidos, Inglaterra, Alemania, Dinamarca o Suiza. Incentivando e incluso obligando a las organizaciones a adoptar criterios sostenibles en sus eventos. No ponerlos en práctica significaría quedarse fuera.

Transparencia

Jugar limpio y actuar de forma responsable trae consigo una serie de ventajas que consolidan la imagen de una marca, de una empresa, y favorecen su desarrollo. Más allá de esto, establece una relación de cercanía y confianza con sus clientes, con los evidentes beneficios que eso genera.

En último término, se trata de hacer las cosas de manera correcta. Como hemos ido viendo hasta aquí, es lo que de verdad importa. Lo que va a marcar la diferencia durante los próximos años.

Emisiones

Crecimiento del nivel del mar, fenómenos atmosféricos cada vez más violentos, incremento de enfermedades como el cólera, surgimiento y recrudecimiento de guerras por el control de los recursos.

Estas son solo algunas de las consecuencias que podría acarrear el cambio climático. Un cambio climático potenciado por las emisiones de dióxido de carbono a la atmósfera. ¿Es necesario extenderse en por qué un evento sostenible que genere menos CO2 (o compense su impacto) es una buena idea?

Respeto

Por el planeta y por la vida que hay en él. Por las personas, por todas ellas. Por los que vendrán. Por la propia empresa. Por uno mismo. Por respeto y por dignidad. Porque la sostenibilidad ya no es una opción.

Falsos rumores sobre eventos sostenibles

Si bien la sostenibilidad en el marco de los eventos está ganando una relevancia capital, lo cierto es que también aumentan los rumores y falsas creencias sobre los eventos sostenibles.

Hay varios mitos respecto a los eventos sostenibles. A continuación, hablaremos de algunos de los más frecuentes y por qué quedan invalidados ante la evidencia.

El coste es más alto

Uno de los mitos más comunes tiene que ver con la idea de que realizar un evento sostenible es más caro de lo habitual. Eso no es cierto. No se trata de una inversión más cara, sino de una redistribución y reorientación de la misma para conseguir una acción de menor impacto ambiental.

Es complicado de gestionar

Para que un evento sea sostenible no es necesario desarrollar grandes estrategias. De lo que se trata es de ser consciente de la magnitud que engloba un evento, tomando decisiones de valor e implementando nuevas acciones para conseguir esa sostenibilidad.

Si el evento es pequeño, no tiene impacto en el medio ambiente.

A menudo se cree que cuando se trata de un pequeño evento no se produce huella de carbono. Pero esto tampoco es cierto, cada acción que se lleva a cabo para la realización de un evento genera un gasto energético que deriva en esta problemática.

Formas en que una agencia ayuda a la organización de eventos sostenibles

  • Establece un primer contacto por videoconferencia y presencial.
  • Asesoramiento y gestión de proveedores sostenibles.
  • Visita técnica, supervisión del recinto y plano de planta.
  • Acompañamiento a reuniones con los proveedores.
  • Gestión de presupuestos y contratos.
  • Análisis posterior al evento.
  • Registro de invitados.
  • Asistencia en marketing y comunicación para el evento.
  • Elaboración de un cronograma detallado.
  • Coordinación completa y gestión de crisis.

Poniendo el foco en puntos más detallados, observamos que las agencias ayudan en los siguientes aspectos fundamentales:

Elegir una ubicación o emplazamiento de carácter ecológico

  • Determinarán si está ubicado cerca del centro de la ciudad con fácil acceso al transporte público.
  • Concretarán si tiene paneles solares y otras fuentes de energía renovable.
  • Estudiarán si el lugar tiene alojamiento cerca para evitar desplazamientos innecesarios.
  • Examinarán si el lugar es tecnológicamente avanzado con instalaciones para señalización digital, reuniones híbridas y demás.
  • Comprobarán si la ciudad donde se va a celebrar el evento apoya iniciativas de sostenibilidad. Puede obtener una estimación aproximada del índice de sostenibilidad a través de informes gubernamentales.
  • Analizarán sí el lugar tiene otras instalaciones como iluminación natural, sistemas de eficiencia energética, buenas operaciones de gestión de residuos, baños de compostaje, etc.

Reducir el uso de papel

  • En lugar de imprimir la agenda, el mapa del lugar y los folletos del evento, las agencias procurarán que todo sea 100% digital. Esto no solo reducirá el desperdicio y ahorrará costes, sino que también facilitará las revisiones futuras..
  • Usarán alternativas ecológicas como papel reciclado para insignias y tarjetas de identificación.
  • Ofrecerán a los asistentes la opción de intercambiar tarjetas de presentación por copias digitales en distintos puntos de contacto.

Eliminar residuos

  • Residuos orgánicos: esto incluye todos los residuos biodegradables, como comida, bebida, flores decorativas, etc.
  • Residuos reciclables: son materiales reutilizables, como residuos de papel, cartón, metal y plástico.
  • Residuos generales: son aquellos residuos que no se pueden compostar ni reciclar, como los platos y vasos de un solo uso.
  • Residuos peligrosos: estos son residuos que pueden ser tóxicos para la salud humana, como productos químicos industriales o residuos médicos.

Reducir la huella de carbono

  • Encontrarán un lugar que esté cerca y sea fácilmente accesible en transporte público.
  • Si es necesario, establecerán opciones de transporte en grupo o uso compartido de vehículos
  • Ejecutarán un servicio de transporte para recoger y dejar a los huéspedes en el aeropuerto, estación de autobuses o metro.
    Utilizarán fuentes renovables de energía para la electricidad—paneles solares, generadores de biomasa—ya que reducen significativamente la emisión de gases de efecto invernadero
    Habilitarán las funciones de ahorro de energía para la luz, los equipos audiovisuales y otros dispositivos electrónicos.
    Para eventos de varios días, implementarán un "sistema de apagado" al final de cada jornada.

20 ideas para hacer eventos de empresa sostenibles

Ya sabemos que tu empresa necesita estar alineada con una propuesta respetuosa con el medioambiente, por eso, desde Impact Hub Madrid hemos creado esta lista de ideas para eventos de empresa sostenibles:

Movilidad

1- Para generar eventos de empresa sostenibles es fundamental promover el transporte sostenible para las personas invitadas, los ponentes, los trabajadores y los materiales y recursos que vayan a utilizarse. Facilita el camino al evento a pie, en bicicleta, en autobús o en coche compartido.

2- Facilita a tus asistentes el acceso eco, identificando aceras y paseos adecuados para peatones y localizando el recorrido de líneas de autobús próximas, así como la presencia de carriles bici, vías ciclables y aparcamientos para bicicletas.

3- Una iniciativa interesante, y que ya aplicamos en Impacta Hub Madrid, es “premiar” a los asistentes que hayan usado un medio de transporte ecológico. A principios de año decidimos comenzar a regalar un día de acceso al espacio de coworking a los asistentes que hubieran accedido a nuestros eventos por medio de transporte con cero emisiones.

Entorno

4- Colabora con el barrio en el que vayan a tener lugar tus eventos de empresa sostenibles, apoyando a los negocios de proximidad. Opta por productos de temporada, locales, ecológicos y de comercio justo. Si no encuentras lo que necesitas dentro de tu zona, apuesta por comprar los productos que necesites en pequeños comercios de la ciudad o tiendas de comercio electrónico familiares o de emprendedores.

5- Para el catering, estudia la alternativa de preparar platos tradicionales, propios de la zona, como manera de incrementar el valor añadido de tu evento.

6- Evita, en la medida de las posibilidades, los productos industriales y procesados.

Agua y energía

7- De entre todas las opciones, decántate por un espacio cuyo abastecimiento eléctrico provenga de energías 100 % renovables.

8- Celebra los eventos de empresa sostenibles durante el día y a poder ser en un espacio que cuente con buena iluminación natural y ventanas amplias para reducir al máximo el consumo eléctrico. En caso de que sea posible, utiliza sistemas alimentados con energía solar o eólica.

9- Para vigilar el gasto hídrico, instala grifos con temporizadores automáticos o difusores que reduzcan el caudal, coloca reductores de volumen de agua en las cisternas de los baños y disminuye o elimina directamente el uso de cubitos de hielo en las bebidas.

Difusión

10- Utilizar sistemas de facturación electrónica, emplear el teléfono móvil, el correo electrónico y formularios web, es una manera efectiva de reducir la utilización de papel. También es efectiva para intercambiar la información de forma más ágil, y hoy en día es bastante sencillo recurrir a todos estos dispositivos. Además, esta opción reduce notablemente los costes.

11- Crea listas de correo, una web accesible y la asistencia virtual para todas aquellas personas que no puedan desplazarse al lugar del evento. Así lograrás amplificar tu mensaje y a la vez reducir notablemente la huella de carbono.

Residuos

12- Minimiza la generación de residuos controlando el número de asistentes para evitar el desperdicio y la producción de sobrantes innecesarios.

13- Elige elementos reutilizables o reciclables (platos, vasos, cubiertos, bolígrafos, otros productos promocionales), de papel o fabricados con materiales biodegradables como patata o maíz.

14- Recupera estos productos de eventos anteriores o guárdalos para eventos próximos. Dona los objetos que no sirvan y no puedan reaprovecharse a organizaciones benéficas, o depositarlos en el punto limpio más cercano para que sean recogidos, reciclados y aprovechados por otras personas.

15- Negocia la devolución y reembolso de materiales no utilizados que no tengan carácter perecedero.

Comunicación

16- Inspira a otras organizaciones, clientes y personal interno transmitiendo todas las acciones e iniciativas presentes en tus eventos de empresa sostenibles. Busca la colaboración de medios de comunicación para difundir los objetivos o comparte contenido en que aparezcan.

17- Transmite también a los proveedores tus acciones para hacer eventos sostenibles e invítalos a participar con el abastecimiento de productos responsables. Esto les servirá para abrir nuevos mercados.

18- Además, puedes ofrecer actividades lúdicas y culturales que tengan un contenido relacionado con la sostenibilidad y el respeto al medio ambiente. ¡Convierte tu empresa o marca en un referente en sostenibilidad!

Valoración

19- El evento no termina con el fin del evento. Una vez concluido, toca sacar conclusiones que tengan su traducción en posteriores encuentros. Es también el momento de revisar el cumplimiento de los objetivos marcados, localizando las acciones más notables y también los puntos a mejorar.

20- A partir de esto establece una estrategia que te ayude a alcanzar un grado cada vez mayor de compromiso y sostenibilidad. El punto de partida deberían ser esos objetivos señalados previamente y actualizados con los datos del último evento.

Aplicando al menos alguno o varios de estos consejos (tal vez no sea posible aplicarlos todos, al menos de entrada), la ruta hacia los eventos de empresa sostenibles está señalada. Dependiendo de las decisiones que tomes, podrás contribuir a apoyar a colectivos vulnerables, impulsar el comercio local, reducir las desigualdades o producir y consumir de forma consciente. Pregúntanos y te ayudamos a diseñar tu evento con impacto positivo.

En Impact Hub somos conscientes de que esta tarea puede ser complicada, por eso estamos aquí. Para acompañarte y ayudarte tanto en el proceso de diseño de tu evento como en su organización. Lo hemos hecho muchas otras veces. Contamos con los colaboradores adecuados, con las herramientas precisas.  

¿Quieres que veamos tu caso? Solo tienes que ponerte en contacto con nosotros.

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