Eventos

04.Ene.2022

Eventos híbridos y virtuales: Pros y contras

En los últimos dos años nos hemos adaptado rápidamente a las reuniones y eventos de carácter virtual. Sin embargo, existen otras modalidades que han ido ganando peso, especialmente en situaciones de confinamiento parcial o aforos limitados. Hablamos, claro está, de los eventos híbridos. ¿Qué aportan ambas opciones? En el siguiente post profundizamos en la materia. ¡Empezamos!
beneficios e inconvenientes de los eventos híbridos y virtuales

¿Qué es un evento virtual?

Un evento virtual, también conocido como evento online, es una reunión que se celebra a través de Internet, en una fecha concreta y a través de una plataforma preseleccionada. Los eventos virtuales incluyen contenidos en directo y pregrabados, dependiendo de la finalidad de los mismos. Además, pueden variar en alcance y tamaño como se desee, sin limitaciones físicas. 

¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido es una conferencia, seminario o reunión que dispone, al mismo tiempo, de un formato físico y un componente virtual complementario. Este componente online está destinado a los participantes remotos que, por motivos geográficos o de responsabilidad, no pueden asistir presencialmente a la cita. 

Contexto e importancia de los eventos híbridos y virtuales

La participación de la audiencia es el mayor reto cuando se trata de eventos virtuales o híbridos

  • El 70% de los organizadores de eventos afirman que unos buenos micrófonos son fundamentales para el éxito del encuentro. El audio es más importante que la calidad de imagen (Fuente: Markletic). 
  • La mayoría de empresas considera que la principal incidencia durante los eventos virtuales o híbridos es una mala conexión. (Fuente: Markletic).
  • Los responsables de marketing de eventos B2B afirman que la participación de la audiencia es el mayor reto cuando se trata de eventos virtuales o híbridos. El siguiente reto más importante es la interacción. (Fuente: Markletic)
  • El 49% de los responsables de marketing afirman que la participación del público es el factor que más contribuye al éxito de un evento. (Fuente: Markletic)
  • El 89% de los planificadores de eventos utilizan las redes sociales para involucrar a la audiencia (Fuente: EventMB, 2018)

Preguntas a hacerse antes de tomar una decisión 

  • ¿Cómo está estructurado el evento? ¿Qué tipos de contenidos se van a utilizar?
  • ¿A qué público va dirigido el encuentro?
  • ¿Cuál es el objetivo principal? Por ejemplo, generación de contactos, ventas directas, etc.

Si se han organizado eventos similares con anterioridad, es conveniente utilizar la experiencia previa para responder a:

  • ¿A qué tipos de contenidos responden bien sus participantes?
  • ¿Qué programas son los más populares entre los participantes?
  • ¿Qué programas generan los mejores resultados?

Eventos híbridos y virtuales: Pros y contras Eventos en vivo vs. virtuales vs. híbridos: beneficios de los eventos en vivo

Hay un beneficio obvio y muy significativo de los eventos en vivo: el valor de las interacciones cara a cara. Las relaciones in situ impulsan una conexión más profunda entre los participantes. Teniendo en cuenta que la mayoría de las personas elige asistir a eventos por la oportunidad de hacer contactos e interactuar socialmente, las citas en vivo siempre tendrán una gran importancia como fórmula efectiva de comunicación.

Eventos virtuales frente a híbridos: ventajas de los eventos virtuales

Los eventos virtuales suelen ofrecer una reducción significativa en los costes de producción, y requieren menos tiempo de elaboración que los encuentros 100% físicos. Las alternativas virtuales han permitido a las empresas seguir atrayendo a públicos de valor. Sobra decir que, con la llegada del coronavirus, los entornos remotos han experimentado una revalorización sin precedentes. Es cierto que ya venían siendo tendencia, pero la pandemia ha sido el activador que ha supuesto un punto de inflexión. (Más información en el artículo "Eventos digitales: la salvación de los encuentros profesionales".

Ventajas de los eventos virtuales e híbridos

Los eventos híbridos y virtuales son muy valorados por los patrocinadores por la capacidad de alcance que ofrecen, muy superior al de los eventos presenciales

  • Mayor posibilidad de asistencia. Estos eventos garantizan que cualquiera, con independencia de sus circunstancias, pueda asistir al encuentro. No es necesario hacer desplazamientos, abordar costes asociados y lidiar con limitaciones de tamaño en el lugar de celebración. 
  • Incrementan las oportunidades de patrocinio. Los eventos híbridos y virtuales son muy valorados por los patrocinadores; esto es así por el alcance que ofrecen, muy superior al de las alternativas físicas.
  • Consiguen una mayor participación del público. Las audiencias pueden participar activamente desde sus dispositivos móviles u ordenadores, compartiendo información, dando a "me gusta" en redes sociales y otras acciones de valor. Por otro lado, se puede organizar una sesión de preguntas y respuestas con el ponente encargado de la sesión. El público enviará sus cuestiones a lo largo de la charla, que serán respondidas al final de la misma. 
  • Aportan información de valor. Otro de los puntos fuertes es la información que se obtiene en esta clase de eventos. Pueden recogerse cifras exactas de asistencia, grado de interés, tiempo de permanencia en sala, porcentaje de interacción, etc. Estos indicadores son indispensables para elaborar estrategias futuras, posibilitando la aplicación de mejoras estructurales. 

Eventos híbridos y virtuales: Pros y contras Contras de los eventos virtuales e híbridos

  • Los patrocinadores pueden necesitar orientación adicional. Es difícil conseguir que los patrocinadores se sumen a la iniciativa si no se les explica bien los beneficios que obtendrán. Hay que proporcionarles un histórico con datos positivos, y hacer un esquema sobre el comportamiento de los asistentes y el nivel de alcance que obtendrán respecto a las fórmulas tradicionales. 
  • Posibles problemas de conectividad. Otra preocupación que puede surgir son los problemas de conectividad. De ser así, se corre el riesgo de generar desmotivación en los asistentes remotos, ya que su experiencia se verá interrumpida. Hay que investigar y optar por una plataforma que ofrezca una conexión estable durante todo el evento. El equipo responsable de las cuestiones técnicas debe ser experto en su campo, actuando con garantías. 

 

En Impact Hub generamos dos experiencias igualmente impactantes tanto para los asistentes presenciales como para los asistentes en remoto. Hemos reinventado nuestro catálogo de servicios para que empresas y organizaciones puedan celebrar eventos sostenibles, seguros e inspiradores. A esta propuesta novedosa le hemos llamado HOPE, acrónimo de Híbridos, Online, Presenciales y Experienciales.

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1 Comment

  1. Edgardo Ruiz on 4 enero 2022 at 18:59

    El reto para los eventos híbridos, tal como mencionan, es lograr la participación e involucramiento de los asistentes virtuales. Aquí toca planificar las actividades o dinámicas pensando en ambos mundos y aprovechar herramientas virtuales para involucrarlos a todos. ¡Excelente artículo!